Тема 1. Теоретические основы Microsoft Office Excel.
Табличный процессор Excel представляет собой прикладное программное обеспечение, предназначенное для работы с электронными таблицами и обработки данных, включающее:
выполнение различных вычислений с использованием функций и формул;
исследование влияния различных факторов на данные;
решение задач оптимизации;
получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;
упорядочивание данных;
графическое представление данных (построение графиков и диаграмм);
статистический анализ данных.
Рабочее пространство MS Excel 2010 включает в себя Ленту (1) с вкладками (Файл, Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид), Панель быстрого доступа (2), Строку формул (3) и Рабочую книгу (4). Вкладку Файл называют Представление Backstage, в ней можно открывать, сохранять, выводить на печать файлы Excel и управлять ими. Для выхода из Представления Backstage необходимо открыть любую вкладку на Ленте.
2
4
3
1
5
Следует отметить Группы на Ленте (5) – набор родственных команд, и кнопки запуска диалоговых окон (6) – дополнительные параметры для этой группы.
7
6
При нажатии кнопки (7) Лента скрывается и освобождается место на экране монитора, можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL+F1. Повторное нажатие опять отобразит Ленту.
Задачи и команды:
Задача |
Вкладка |
Расположение команд |
Создание, открытие, сохранение, печать, предварительный просмотр, защита, отправка и преобразование файлов |
ФАЙЛ |
|
Вставка, удаление, форматирование и поиск данных в ячейках, столбцах и строках |
ГЛАВНАЯ |
Группы Число, Стили, Ячейки и Редактирование на Ленте |
Добавление сводных таблиц, таблиц Excel (списки), диаграмм, гиперссылок, верхних и нижних колонтитулов |
ВСТАВКА |
Группы Таблицы, Диаграммы, Ссылки и Текст на Ленте |
Установка полей и разрывов страниц, выбор области печати и настройка повторения строк |
РАЗМЕТКА СТРАНИЦЫ |
Группы Параметры страницы и Вписать на Ленте |
Поиск функций, определение имен и устранение ошибок в формулах |
ФОРМУЛЫ |
Группа Библиотека функций, Определенные имена и Зависимости формул, Вычисления на Ленте |
Импорт данных, подключение к источнику данных, сортировка, фильтрация, проверка данных, выполнение анализа «что если» |
ДАННЫЕ |
Группы Получение внешних данных, Подключения, Сортировка и фильтр, Работа с данными на Ленте |
Проверка орфографии, просмотр, исправления и защита книги |
РЕЦЕНЗИРОВАНИЕ |
Группы Правописание, Примечания и Изменения на Ленте |
Изменение режима просмотра книги, выбор активной книги, упорядочение окон, закрепление областей и запись макросов |
ВИД |
Группы Режимы просмотра книги, Окно и Макросы на Ленте |
Для того, чтобы изменить начальные установки программы, такие как количество пустых листов, создаваемых в новой книге, шрифт и его размер по умолчанию, необходимо открыть вкладку Файл и выбрать команду Параметры Excel (Общие). Рабочая книга в MS Excel позволяет сохранить разнообразную взаимосвязанную информацию в одном файле на нескольких листах. Для сохранения файла необходимо перейти на вкладку Файл (Excel 2010) и выбрать необходимый формат сохранения документа, задать имя и указать путь.
При добавлении/исключении команд на Панель быстрого доступа нужно выделить команду с помощью курсора и нажать правую клавишу мыши, в появившемся контекстном меню выбрать Добавить … или Удалить …
Набор команд на Ленте настраивается в открытом диалоговом окне Файл→Параметры Excel→Настройка Ленты. Команды добавляются в любую группу, для этого щелкните по выбранной группе на Ленте правой клавишей мыши и выберите команду Настройка Ленты.
Рабочий лист MS Excel представляет собой таблицу и состоит из столбцов и строк.
Столбцы располагаются вертикально, каждый столбец имеет заголовок с уникальной буквой латинского алфавита.
Строки располагаются горизонтально, заголовок строки состоят из уникальной цифры.
Ячейка – пересечение столбца и строки (A1, B4….). После выделения ячейка становится активной, и ее ссылочный адрес отображается в строке формул слева. Можно выделить группу ячеек или область (диапазон ячеек). Для этого, не отпуская левой клавиши мыши, необходимо перетащить мышь до следующей ячейки (например, выделяем А4 и протягиваем до Е8, выделилось 25 ячеек). Теперь можно нажать клавишу CTRL, отпустить левую клавишу мыши, выделить другую ячейку, например В11, а затем перетащить мышь до ячейки D1. Будут выделены две прямоугольные области ячеек.
В ячейку можно вводить информацию в различных форматах (выделить ячейку, нажать правую клавишу мыши, Формат ячеек, выбираем формат вводимой информации) и формулы. При вводе числовой информации происходит автоматическое выравнивание по правому краю. Ввод формулы начинается со знака «=». Формула вводится самостоятельно в строке формул или используется Мастер функций fx. Для ввода даты, дней недели, месяцев и т.д. используется функция Автозаполнение. Необходимо ввести информацию в две соседние ячейки (например, А2 – 9.30, А3 – 10.15), выделить ячейки, а затем поместить указатель мыши на нижний правый угол второй ячейки (А3). Указатель примет вид небольшого черного знака «+». Теперь нажмите и, удерживая левую клавишу мыши, перетащите указатель до необходимой ячейки, отпустите кнопку мыши.
В Excel различают три вида адресации:
относительная, относительные ссылки
абсолютная, абсолютные ссылки
смешанная, смешанные ссылки
Относительная ссылка – это изменяющийся адрес ячейки при копировании и перемещении формулы, например А3, В5, С11.
Абсолютная ссылка всегда указывает на фиксированный адрес ячейки и не изменяется при переносе или копировании формулы, в название столбца и стоки добавляется знак «$», например $A$3, $D$8.
Смешанная ссылка содержит либо абсолютный столбец и относительную строку, либо абсолютную строку и относительный столбец. Например, абсолютная ссылка столбцов – $A1, $B1 и т. д., абсолютная ссылка строки – A$1, B$1 и т.д. При копировании формулы вдоль строк и вдоль столбцов относительная ссылка автоматически изменяется, а абсолютная ссылка не изменяется. Например, при копировании смешанной ссылки из ячейки A2 в ячейку B3, она изменяется с =A$1 на =B$1.
Если Рабочая книга содержит несколько Листов, то им можно дать информативные имена (переименовать) нажав правую клавишу мыши и выбрать Переименование.
Для объединения ячеек используется вкладка Главная/Выравнивание/Объединить и поместить в центре.
Для профессионального оформления документов используется форматирование ячеек, создание рамок, штриховка и цвет.
При наборе текста из нескольких строк в одной ячейке используется при переходе к следующей строке сочетание клавиш Alt+Enter.
Данные из электронных таблиц можно импортировать в СУБД MS Access.