3. Проектирование отношений.
ACCESS позволяет проектировать отношения между таблицами. Отношения между таблицами можно объявлять при наличии в связываемых таблицах одинаковых полей. Именно через эти поля и будет осуществляться связь. При наличии отношений между таблицами Access будет автоматически выбирать связанные данные из таблиц в запросах, отчетах и формулярах. Для создания отношения между таблицами необходимо выполнить следующую последовательность действий:
закрыть все участвующие в связи таблицы и активизировать пиктограмму “Схема данных”, появится пустое окно;
правой кнопкой активизировать диалоговое окно “Добавление таблицы”;
выделить таблицу «Project» в поле списка таблиц и выполнить команду добавить, и повторить действие для остальных (Docs, Date, OnLineData) таблиц;
для установления связи выбрать поле «ProjectID» таблицы «Project» и перетащить его на аналогичные поля таблиц «Docs» и «Date»;
в диалоговом окне «Связи» выбрать флажок «Обеспечение целостности данных» и «Каскадное обновление связанных полей» (Тип отношения – «один –ко -многим»);
«Обеспечение целостности данных» запрещает добавление записей с неправильным № проекта «ProjectID». А «Каскадное обновление связанных полей» обновляет все значения чужих ключей в дочерних таблицах при изменении значений первичного ключа родительской таблицы. При несовпадении типов связываемых полей тип отношения не определен.
После завершения определения отношений между таблицами схема данных должна иметь вид представленный на рис.1.
Рис.1.
4. Проектирование формуляра.
При ограниченном количестве данных, как правило, достаточно непосредственного доступа к таблицам. А для более комфортного и очевидного изменения и дополнения базы данных необходимо воспользоваться формуляром. Формуляр может служить гарантией сохранности БД от неквалифицированного пользователя. Кроме того, он может послужить и ширмой, заслоняющей от любопытных глаз конфиденциальную информацию, хранящуюся в базе.
В Access предусмотрен ряд способов создания формуляра:
использование конструктора;
использование мастера форм.
Создадим формуляр с помощью мастера форм:
Выбираем директиву формы «Создать».
Выбираем «Новая форма/Мастер форм».
Из таблицы «Project» добавляем поле «ProjectName» в раздел «Выбранные поля»;
Из таблицы «Date» добавляем поле «Date» в раздел «Выбранные поля»;
Из таблицы «OnLineData» добавляем все поля кроме «DateID» в раздел «Выбранные поля» и жмем кнопку «Далее»;
Выбрав тип представления данных «по Project» и отметив флажком пункт «Подчиненные формы» жмем кнопку «Далее»;
Определяем внешний вид подчиненных форм – ленточный/табличный, жмем кнопку «Далее»;
Выбираем требуемый стиль; «Далее»;
Задаем имена форм и жмем кнопку «Готово».
Аналогичной последовательностью действий создаем форму для заполнения документации, добавляя в раздел «Выбранные поля» поля «ProjectName», «ProjectInfo», «ProjectCreater» из таблицы «Project» и поля «Cost», «Guarantee», «Safety», «GOST», «STD», «STP», «Box» из таблицы «Docs».
В режиме конструктора возможно изменение созданной формы.
В созданной форме производим заполнение таблиц.