2. Огляд інструментальних засобів

Основу переважаючої більшості інформаційних систем складають бази даних. Тому фахівцям в галузі інформаційних технологій необхідне професійне володіння інструментами для створення і супроводження баз даних. Одним з таких інструментів є СУБД Microsoft Access.

Access найбільш потужна реляційна повнофункціональна настільна СУБД, за допомогою якої можна не тільки будувати і супроводжувати бази даних, але й створювати високоякісний інтерфейс користувача, що переводить базу даних на більш якісний рівень – рівень застосунку. За допомогою СУБД Access зручно створювати клієнтську частину клієнт-серверної інфор-маційної системи. Причому, спочатку можна створювати тільки клієнтську частину і вже після її випробування і налагодження розділити застосунок на серверну і клієнтську частини.

Серверна частина переважно складається з таблиць загального доступу, розміщується на комп’ютері сервері і супроводжується потужною корпоративною СУБД, наприклад, Microsoft SQL Server. Клієнтська частина переважно складається з форм, які є основою інтерфейсу, розміщується на комп’ютерах користувачів і супроводжується настільною СУБД Access . Такій підхід значно спрощує розробку застосунків будь якої складності. Крім того, Access має механізм публікації баз даних в Інтернеті. Access це найбільше використовувана СУБД на теренах України яка має україномов-ний інтерфейс.

Таким чином ретельне вивчення СУБД Access є доцільним не тільки з точки зору опанування певної частини навчального матеріалу, але і з метою подальшого ефективного використання в професійній діяльності.

Access, при роботі з базою даних, інакше взаємодіє з жорстким (або гнучким) диском, ніж інші програми. В інших програмах, файл-документ, при відкритті, повністю завантажується в оперативну пам'ять, і нова редакція цього файлу (змінений файл) цілком записується на диск тільки при натисканні кнопки «зберегти».

В Access нова редакція вмісту зміненої комірки таблиці записується на диск (зберігається) відразу, як тільки курсор клавіатури буде поміщений в іншу комірку (або нова редакція зміненого запису записується на диск відразу, як тільки курсор клавіатури буде поставлений в іншу запис (рядок)). Таким чином, якщо раптово відключать електрику, то пропаде тільки зміна того запису, якого не встигли покинути.

Цілісність даних в Access забезпечується також за рахунок механізму транзакцій.

Кнопка «Зберегти» в Access теж є, але в Access у режимі перегляду даних вона потрібна, в першу чергу, для збереження зміненого режиму показу таблиці або іншого об'єкта - тобто, для збереження таких змін, як:

• зміна ширини стовпців і висоти рядків

• перестановка стовпців в режимі перегляду даних, «закріплення» стовпців і звільнення закріплених стовпців

• зміна сортування

• застосування нового фільтра

• зміна шрифту; кольору тексту, сітки і тла

Крім того, в Access ця кнопка потрібна в режимі «Конструктор» для збереження змін структури об'єкта бази даних, зроблених в цьому режимі.

Інтерфейс Access складається з елементів, які дозволяють ефективно працювати з базами даних. До основних елементів інтерфейсу відносяться: Кнопка Office, Стрічка, Панель швидкого доступу, Вкладки команд, Контекстні вкладки команд, Розділи, Робоча область, Область об’єктів, Вкладки об’єктів.

Додатково до вкладок команд в Access використовуються контекстні вкладки команд. Залежно від контексту (тобто, від способу використання конкретного об’єкта), поруч із стандартними вкладками команд може відображатись одна або декілька контекстних вкладок.

Контекстні вкладки містять команди та засоби, які потрібні для роботи в певному контексті. У загальному випадку застосування бази даних складається із самої бази даних та інтерфейсу користувача. Звичайно база даних складається з таких об’єктів: таблиці, форми, запити, звіти та модулі. Для ефективної роботи з базою даних всі ці об’єкти необхідно створювати дотримуючись певної послідовності. Оскільки данні про сутності зберігаються в таблицях, то вони створюються першими. Потім можна створити форми для наповнення бази даними, тобто форми для заповнення таблиць. Далі створюються запити і форми для відображення результатів запитів. Для друку різних документів бази даних розробляються звіти. З метою автоматизації операцій по обробці даних використовуються програми на VBA, які утримуються в модулях. Останніми розробляються кнопкової форми які дозволяють користувачам зручно керувати додатком бази даних. Access надає багато можливостей для створення об’єктів бази даних, але тут будуть розглянуті тільки основні та найбільше вживані з них.

Microsoft Office Access — система управління базами даних від компанії Майкрософт. Має широкий спектр функцій, включаючи зв'язані запити, сортування по різних полях, зв'язок із зовнішніми таблицями і базами даних. Завдяки вбудованій мові VBA, в самому Access можна писати підпрограми, що працюють з базами даних.

Основні компоненти MS Access:

• конструктор таблиць;

• конструктор екранних форм;

• конструктор SQL-запитів;

• конструктор звітів, що виводяться на друк.

Таблиця — це основний об'єкт бази даних, призначений для збереження даних, документів та інших облікових записів. Запит — вибирає дані з таблиць згідно з умовами, що задаються. Форма — відображає дані з таблиць або запитів відповідно до форматів, описаних користувачем. Форма дозволяє переглядати, редагувати та друкувати дані. Звіт — відображає і друкує дані з таблиць або запитів згідно з описаним користувачем форматом. У звіті дані редагувати не можна.

Збереження в Access:

Access, при роботі з базою даних, інакше взаємодіє з жорстким диском, ніж інші програми. В інших програмах, файл-документ, при відкритті, повністю завантажується в оперативну пам'ять, і нова редакція цього файлу (змінений файл) цілком записується на диск тільки при натисканні кнопки «зберегти».

В Access нова редакція вмісту зміненої комірки таблиці записується на диск (зберігається) відразу, як тільки курсор клавіатури буде поміщений в іншу комірку (або нова редакція зміненого запису записується на диск відразу, як тільки курсор клавіатури буде поставлений в інший запис (рядок)). Таким чином, якщо раптово відключать електрику, то пропаде тільки зміна того запису, якого не встигли покинути.

Запит – засіб добування з бази даних необхідної інформації .

Питання, сформоване для бази даних і є запит.

Застосовуються два типи запитів:

запит за зразком (QBE – Query by example)

структурована мова запитів (SQL – Structured Query Language).

QBE - запит за зразком – засіб для пошуку необхідної інформації в базі даних. Такий вид запиту формується не спеціальною мовою, а шляхом заповнення бланка запиту у вікні Конструктора запитів.

SQL-запит – це запит, який складається з послідовності SQL-інструкцій. Ці інструкції задають команди, які потрібно виконати із вхідним набором даних для створення вихідного набору. Наприклад, програма MS Access усі запити будує на основі SQL – запитів - щоб подивитися їх, потрібно в активному вікні проектування запиту виконати команду Вид/SQL.