4. Розділ

Менеджмент – процес планування, організації, приведення в дію та контроль організації з тим, щоб досягнути координації людських і матеріальних ресурсів, необхідних для ефективного досягнення завдань.

Кваліфікаційні вимоги менеджера з реалізації та закупівель

Повна вища освіта напряму підготовки "Менеджмент" (магістр, спеціаліст) без вимог до стажу роботи, або повна вища освіта (магістр, спеціаліст), стаж роботи за фахом - не менше 2 років та післядипломна освіта за напрямом "Менеджмент".

Знає та застосовує у діяльності: закони, постанови, укази, розпорядження та інші нормативно-правові акти органів державної влади та місцевого самоврядування щодо промислового виробництва; накази, інструкції та інші керівні й нормативні матеріали підприємства в сфері своєї діяльності; методологію аналізу ринкового середовища на мікроекономічному рівні, основні напрями маркетингової діяльності; перспективи розвитку підприємства, виробничі потужності, технологію виробництва; методи і порядок планування матеріально-технічного забезпечення, розроблення нормативів виробничих запасів сировини, матеріалів та інших матеріальних ресурсів; організацію матеріально-технічного забезпечення і складського господарства; укладення договорів з постачальниками; економіку підприємства, стандарти і технічні умови на продукцію, умови постачання, зберігання та транспортування продукції; організацію праці та управління, менеджмент, маркетинг, етику ділового спілкування; засоби обчислювальної техніки, комунікацій та зв'язку; основи трудового законодавства.

Характеристика робіт, завдання та посадові обов'язки менеджера з реалізації та закупівель

Здійснює управління діяльністю із забезпечення виробничого процесу підприємства всіма необхідними ресурсами. Організовує та координує постачання матеріальних ресурсів відповідної якості у встановлені терміни та у повному обсязі. Аналізує та вирішує організаційно-технічні, економічні, кадрові та соціально-психологічні проблеми, пов'язані з постачанням. Керуючись стратегічними цілями діяльності підприємства планує постачальницьку діяльність. Організовує проведення маркетингових досліджень з питань матеріально-технічного забезпечення виробництва на основі визначення потреби підрозділів підприємства в матеріальних ресурсах (сировині, матеріалах, напівфабрикатах, обладнанні, комплектуючих виробах, паливі, енергії тощо). Готує пропозиції і розробляє рекомендації щодо використання прогресивних норм витрат матеріальних ресурсів з їх обґрунтуванням і необхідними розрахунками, встановленням календарних термінів поставок. Бере участь у підготовці проектів перспективних і річних планів та балансів матеріально-технічного забезпечення виробництва. Виконує роботу з узгодження комерційних умов і укладення договорів та контрактів, оцінює ступінь можливого ризику. Контролює підготовку матеріалів за претензіями до постачальників у разі порушень ними договірних зобов'язань, погодження з постачальниками зміни умов укладених договорів. Проводить роботу з формування та розширення господарських зв'язків з постачальниками, освоєння нових, більш вигідних товарних ринків, відстеження кон'юнктури ринку, асортименту виробів з метою їх придбання. Вживає заходів щодо розширення прямих постійних і довгострокових господарських зв'язків з діловими партнерами. Вивчає маркетингову інформацію і рекламні матеріали з метою виявлення можливості придбання матеріально-технічних ресурсів. Організовує і контролює доставку матеріальних ресурсів згідно з передбаченими у договорах термінами, забезпечує контроль їх кількості, якості і комплектності, дотримання правил зберігання продукції на складах підприємства. Бере участь у розробленні нормативів потреби і виробничих (складських) запасів матеріальних ресурсів. Здійснює оперативне регулювання виробничих запасів на підприємстві, додержання лімітів на відпускання матеріальних ресурсів, їх витрачання у підрозділах підприємства за прямим призначенням. Забезпечує постановку завдань або окремих їх етапів, які вирішуються за допомогою обчислювальної техніки, визначає можливості використання готових проектів, алгоритмів та пакетів прикладних програм, що дозволяють створювати системи оброблення інформації з матеріально-технічного постачання. Забезпечує складання встановленої звітності, формування бази даних щодо внутрішньої та зовнішньої інформації із матеріально-технічного забезпечення підприємства. Дотримується конфіденційності в роботі з службовими документами відповідно до вимог чинного законодавства.

Посадові обов’язки інспектора з кадрів

Інспектор з кадрів зобов’язаний:

1.Очолювати роботу на підприємстві щодо організації ефективного використання професійних можливостей персоналу.

2. Організовувати кадровий документообіг підприємства, підготовку необхідних документів для забезпечення ефективної роботи найманого персоналу (ведення особових карток, трудових договорів, посадових інструкцій, контрактів, ін.)

3.Подавати необхідну звітність в Центр Зайнятості по прийнятих і звільнених працівниках.

4. Подавати річну звітність по створених робочих місцях для інвалідів.

5. Вести облік, оформлення трудових книжок працівників.

6. Здійснювати підбір персоналу, проводити співбесіди з претендентами на посаду.

7. Організовувати процес навчання персоналу згідно планів розвитку підприємства.

8.  Консультувати керівників різних рівнів з питань організації управління персоналом.

9. Здійснювати керівництво підлеглими йому працівниками

10. Проводити поточний моніторинг роботи відділів, впроваджувати сучасні методи роботи з персоналом.

11.  Надавати інформацію про перспективу професійного росту персоналу на підприємстві.

12. Слідкувати за ефективністю  системи мотивації на підприємстві. 

13. Розробляти і впроваджувати стандарти корпоративної культури на підприємстві.

14.  Виявляти проблеми в організації управління персоналом і рекомендувати методи їх  усунення.

15.  Брати участь у роботі з прогнозування і визначення потреби в кадрах на основі планів економічного  і соціального розвитку підприємства.

16.Вирішувати питання переведення працівників та контролювати їх ефективне використання у підрозділах підприємства.

17. Ефективно доносити до керівників відділів норми кадрової політики підприємства.

18. Забезпечувати передатестаційне навчання персоналу

19. Підвищувати особистий професійний рівень.

20. Дотримуватись внутрішніх положень по підприємству. 

Проходячи виробничу практику в Дубровицькому лісгоспі я була зарахована на посаду практиканта, моїм керівником була провідний бухгалтер Богдана Олександрівна. З допомогою керівника я:

-пройшла інструктаж з техніки безпеки

-вивчала установчі документи підприємства

- вивчала й аналізувала організаційну структуру управління підприємством

- ознайомилась із посадовими інструкціями менеджерів.

- дослідила систему менеджменту на підприємстві

- займалась аналізом показників виробничої діяльності підприємства

- провела аналіз організації робочого дня менеджера.

- вивчила правове забезпечення управлінської та організаційної діяльності підприємства.

- ознайомилась з організацією інформаційного забезпечення діяльності менеджерів.

Процес розробки плану діяльності менеджера пропонується здійснювати за наступними етапами.

На першому етапі менеджер складає перелік справ, які слід виконати протягом планового періоду.

Другий етап: після складання переліку робіт на плановий період необхідно визначити витрати часу, потрібного для виконання кожного виду роботи.

На третьому етапі слід зарезервувати час для непередбачених справ.

Четвертий етап: необхідно визначити фонд робочого часу планового періоду.

П'ятий етап: необхідно здійснити контроль співставленням розрахованих на другому етапі витрат часу на виконання планових робіт з фондом робочого часу. Якщо спостерігається перевищення потрібних витрат часу над фондом планового періоду, необхідно переглянути перелік планових робіт.

Шостий етап: менеджер складає план особистої роботи до виконання.

Планування робочого часу менеджера повинно здійснюватися з урахуванням раціональної черговості проблем, які необхідне вирішити. Спочатку слід планувати справи: з фіксованим терміном виконання; ті, що вимагають значних витрат часу; неприємні справи, відкладання яких на потім небажано. Далі планується рутинна роботи і виконання повсякденних обов'язків. Третє місце відводиться другорядним і епізодичним справам. Менеджер у своїй діяльності, як свідчить статистика, тратить від 50 до 90% свого робочого часу на комунікації для того, щоб реалізувати свою роль в міжособових стосунках, інформаційному обміні й процесах прийняття рішень, не говорячи власне про управлінські функції.

Комунікація – це процес обміну інформацією, це інформаційно-зв’язуюча ланка між об’єктами комунікативного обміну. Процес передачі інформації або обмін нею між двома або більше людьми називається комунікативним процесом.

Неефективні комунікації одна з головних причин виникнення виробничих проблем, а також підтверджує, що багато менеджерів рахують неефективні комунікації головною перепоною на шляху ефективної роботи підприємства. Ефективно працюючі керівники – це ті, які ефективні в комунікаціях, вони володіють вмінням ефективно використовувати комунікативний процес, а також умінням усного й письмового спілкування.

Комунікація – це обмін інформацією, її змістом між двома і більше людьми. Комунікації є процесами зв’язку працівників, підрозділів, організацій та ін.

Комунікації виникають: між організацією і зовнішнім середовищем так, наприклад, обмін інформацією зі споживачами йде через рекламу, з державою – через звіти; під дією зовнішнього оточення проводяться наради, обговорення, телефонні переговори, відео стрічки та ін.; між рівнями, підрозділами та працівниками організації.

На підприємстві застосовуються як внутрішні так і зовнішні засоби зв’язку. Останні здійснюютьсчза допомогою телефону. Внутрішні засоби зв’язку реалізовуються переважно по телефону.

Комунікації використовують як для передачі усної інформації так і письмової. На підприємстві комунікації використовуються для передачі різного роду документації. Документація широко застосовується на підприємстві в процесах планування, контролю, організації, взаємодії і може бути представлена у вигляді різного роду документів, звітів, графіків, діаграм, наказів, не кажучи про власне обмін усною інформацією. Організація документообігу передбачає раціональний рух документів, включаючи як операції з документами, так і їх переміщення в апараті управління, їх отримання, розгляд,  оформлення і відправка.  Головне правило документообігу – оперативний рух документів по найбільш короткому шляху з мінімальними витратами часу і роботи. Реалізувати це правило в конкретних організаціях можна шляхом чіткої регламентації шляхів проходження документів, в ході якої перевіряється обслуговування всіх операцій, цілеспрямованість всіх переміщень. Основні етапи документообігу:

• складання і оформлення документа;

• прийняття документа бухгалтерією (обліковим апаратом);

• рух документа по відділах і робочих місцях бухгалтерії, його обробка і використання для облікових записів;

• передача документа на обчислювальні машини і повернення назад;

• передача документа в архів.

Маршрутизацію вхідних та внутрішніх документів можна представити у вигляді послідовності:

• канцелярія (реєстрація, сортування, відправка);

• керівники підрозділів, в які документ реєструється на виконання;

• надходження до виконавців у відповідальних відділах;

• узгодження з керівником відділу;

• архів.

Процес комунікативного обміну інформацією відіграє дуже важливу роль в управлінській діяльності і взагалі в системі менеджменту. Процес комунікації забезпечує оперативне реагування на явища, що відбуваються як усередині організації, так і назовні.

Формує або вибирає Кодує та вибирає канал

Розширення площі складу

Розпрядження при виділення коштів

Начальник нижнього складу

Економіст

Ідея зрозуміла

Зворотній Декодування Передача

зв’язок

Рис. 4.1. Модель процесу обміну інформацією (комунікаційний процес)

Високі показники комунікативних процесів можна досягнути використовуючи комп’ютерні комунікативні системи, які дозволять оперативно обмінюватися інформацією між керівниками всіх рівнів управління. Це дозволить значно підвищити ефективність системи управління підприємством.

На у підприємстві створена єдину комп’ютерну мережу, яка б об’єднувала робочі місця керівників різних рівнів зі створенням єдиної інформаційної бази підприємства на центральному комп’ютері.

Наведемо загальні принципи функціонування такої комп’ютерної інформаційної системи. Кожен керівник структурного підрозділу реєструє всю вхідну інформацію в базі даних на центральному комп’ютері залежно від призначення. Після цього вона стає доступною для всіх, а для осіб, яким необхідно з нею ознайомитись автоматично розсилається у вигляді електронних листів. Після чого вже кожен керівник володіє всією інформацією, що надійшла на підприємство витрачаючи при цьому досить мало часу.

Цей підхід досить зручний при наявності потужних автоматизованих робочих місць керівників, а при їх відсутності можна використовувати інший: створюється спеціальна служба, яка фіксує всю інформацію, що надходить на підприємство і вносить в загальну базу даних, і тільки після цього всі керівники отримують до неї доступ.

Отже, впровадження на підприємстві сучасних комунікаційних систем, такі як комп’ютерні системи, сучасні системи зв’язку, в тому числі мобільні системи, які дозволяють оперативно обмінюватись інформацією, а отже дозволять значно підвищити ефективність системи менеджменту підприємства, дадуть змогу максимально досягнути поставлених задач та цілей, забезпечити економічне зростання та процвітання підприємства.

Інформація - невід'ємна частина системи управління. Інформаційні системи функціонують, перш за все, для забезпечення інформацією процесів управління підприємством, а це пов'язано з методами і засобами виділення інформації із сукупності зафіксованих даних.

Економічна інформація  у сфері матеріального виробництва є інструментом управління виробництвом та економікою. Інформація є економічною, якщо вона несе відомості про економічну діяльність. Залежно від функцій управління економічна інформація поділяється на планову, облікову, нормативно-довідкову, звітно-статистичну, аналітичну, прогнозну тощо. Планова пов'язана з плануванням (стратегічним, тактичним, оперативним); облікова - з обліком (управлінським, фінансовим); інформація аналізу господарської діяльності - з функцією економічного аналізу; оперативного управління й регулювання - з відповідними функціями, прогнозна - з функцією прогнозування.Планова інформація включає директивні значення запланованих і контрольованих показників бізнес-планування на певні періоди в майбутньому. У свою чергу планова інформація буває перспективною, техніко-екоїюмічною та оперативного планування. Облікова інформація відображає фактичні значення запланованих показників за певний період. Нормативно-довідкова містить довідкові та нормативні матеріали, пов'язані з виробничими відносинами і процесами.Нормативна інформація виникає і використовується на стадіях технічної підготовки виробництва, а також в інших випадках, наприклад для формування цін, тарифікації. Вона містить норми й нормативи, ціни, розцінки, тарифи, а також деякі інші дані, наприклад заздалегідь обумовлені табличні величини (ставки прибуткового податку з громадян).

Економічна інформація за рівнями управління буває вхідною і вихідною.

Вхідна інформація - це інформація, що надходить до підприємства із зовнішнього середовища, та внутрішні дані підприємства. Вона використовується як первинна інформація для реалізації економічних та управлінських функцій.

Вихідна інформація - це інформація, що надходить з підприємства до різних структур або отримується у результаті певної обробки. Одна й та сама інформація може бути вхідною для однієї компанії і вихідною для іншої, яка її виробляє.

Згідно з об'єктом управління підприємства чи його підрозділом інформація може бути визначена як внутрішня, так і зовнішня. Внутрішня інформація виникає всередині об'єкта, а зовнішня - за межами об'єкта.

За видом інформація буває текстова, числова, графічна. Найбільш поширеною формою подання первинної та результатної інформації є таблична. Таку форму мають первинні документи (рядки в документах і реквізити, які можна розглядати як графи), вихідні документи (звіти, відомості, розрахунки, таблиці), дані на машинних носіях у реляційних базах даних.

Обробка табличної інформації забезпечується засобами електронних процесорів (LaTex, Excel, Quattro Pro, Lotus) та організацією реляційних баз даних з використанням систем управління базами даних (СУБД): Access, Informix, Oracle. Табличні процесори сприяють виконанню традиційних розрахунків, пов'язаних з маніпулюванням даними рядків і стовпчиків, завдяки наявності вбудованих функцій, а також дають змогу виконувати спеціальні аналітичні розрахунки. Передбачено також функцію експорту-імпорту даних з формату електронних таблиць у бази даних і навпаки.

Графіки різних видів будуються за допомогою електронних таблиць, окремих текстових процесорів або спеціального програмного забезпечення. Текстова інформація - найменш формалізована форма відображення інформації. Усю сукупність інформації, яка використовується в економічному аналізі й забезпечує управлінську систему та зацікавлених сторонніх користувачів, можна розподілити (з урахуванням головних джерел) на внутрішню та зовнішню групи, які утворюються з планово-облікових та позаоблікових даних. Більша частина економічної інформації подається у вигляді показників, які складаються з назви змінної величини та кількісного значення. Але окрему інформацію неможливо подати у вигляді показників. Це методичні матеріали, структура об'єкта, модель його функціонування, технологія виробництва, методи вирішення задач тощо. Така інформація може бути подана у вигляді графіків, блок-схем, тексту. Вона використовується в управлінні в неявному вигляді, задає умови прийняття рішень, призначається для якісного аналізу ситуацій.

На підприємстві широко використовуються автоматизовані засоби обробки і отримання інформації. Чи не кожна фірма може дозволити собі замовити у розробника ПП програму, що дозволить ефективно обробляти інформацію, пов’язану саме зі сферою діяльності цієї фірми. Такий підхід є навіть бажаним, оскільки автоматизовані системи обробки базуються на визначеній базі даних, структура якої може суттєво відрізнятися у різних підприємств, не кажучи вже про різні галузі. Одним із най розповсюджених засобів обробки інформації є пакет Microsoft Officé, оскільки він встановлений майже на кожному комп’ютері. Сьогодні рідко який бухгалтер працює без програми 1С-бухгалтерія та 1С-підприємство, що слугує для зберігання та обробки бухгалтерської інформації. Програма автоматично генерує звіти, виходячи із введених даних про паперові документи. Для обробки графічних зображень (відсканованих) використовується Fine Reader, що є чудовим прикладом розпізнавання інформації. Основними користувачами інформацією на підприємстві і управлінці інституційного та середнього рівнів.

За останній час в Україні прийнято чимало нормативних актів, мета яких захищати права споживачів, підвищити вимоги до якості товарів, відповідальність підприємств торгівлі за нормальну організацію процесу торговельного обслуговування покупців. Діяльність підприємств в Україні регулюється за допомогою господарського законодавства.

ДП «Дубровицький лісгосп» дотримуються встановлених нормативних актів. Розглянемо основні з них, які регулюють діяльність даного підприємства. Звичайно найголовнішими законами є Конституція України та Кодекс законів про працю. Вони визначають права та обов'язки громадян, зокрема працівників даного підприємства, трудові відношення робітників. Нормативними актами, що регулюють господарську діяльність в Україні, є: закони України «Про

власність», «Про систему оподаткування», «Про бюджетну систему України», («Про зовнішньоекономічну діяльність», «Про банки і банківську діяльність», «Про товарну біржу», «Про цінні папери і фондову біржу», нормативні акти господарського законодавства, втіленні в господарському, бюджетному, повітряному, водному, земельному, лісовому та інших кодексах України, Наказ Державного агенства лісових ресурсів України від 17.12.2013 №407 "Про вдосконалення структури управління".

Законодавчі та нормативні акти з організації діяльності й управління підприємством: - колективний договір;

- статут;

- правила внутрішнього трудового розпорядку;

- структура й штатна чисельність;

- штатний розпис;

- положення про кадрову службу;

- посадові інструкції працівників