Глава 8

Учет денежных средств на пластиковых картах

8.1. Участники системы расчетов с использованием пластиковых карт

В настоящее время в России активно распространяется новая для юридических и физических лиц форма расчетов - расчеты с исполь­зованием банковских пластиковых карт. Такие расчеты имеют ряд преимуществ по сравнению с другими формами расчетов. В час­тности, уменьшается объем используемой в расчетах наличнос­ти, обеспечиваются быстрые и удобные расчеты для клиентов банка, услуги либо товар можно получить до получения денег поставщиком.

Банковская пластиковая карта представляет собой персонифици­рованное платежное средство, предназначенное для оплаты товаров, работ, услуг, а также получения наличных денег в банковских учреж­дениях и банкоматах.

ПО

Расчеты с использованием карт - сложная расчетная схема с участием нескольких сторон: банк - эмитент карты, держатели карт, банк-агент, расчетный банк, организации, осуществляющие расчеты с применением карт.

Банк-эмитент - банк, который занимается эмиссией карт, распространением или обслуживанием карт различных платеж­ных систем.

Держатель карты - лицо, уполномоченное совершать опе­рации в карте (его имя стоит на лицевой стороне и подпись -на оборотной стороне карты), т.е. покупатель товаров, работ, услуг.

Банк-агент - банк, работающий с организациями, которые обслуживают клиентов по пластиковым картам.

Расчетный банк - банк, который осуществляет расчеты меж­ду банками.

Организации, обслуживающие клиентов по картам, - органи­зации торговли, бытового и медицинского обслуживания, гости­ницы, т.е. продавцы товаров, работ, услуг.

Расчеты с использованием банковских карт осуществляются на основании Положения ЦБ РФ от 9 апреля 1998 г. № 23-П «О порядке эмиссии кредитными организациями банковских карт и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с их ис­пользованием».

Рассмотрим организацию и ведение учета у двух участников этой сложной системы расчетов: поставщика товаров, работ, ус­луг (продавца, принимающего карту к оплате) и их покупателя (держателя карты).

Обычно в качестве продавцов выступают юридические лица (магазины, гостиницы, организации сферы обслуживания), в ка­честве покупателей - физические и юридические лица. Собствен­ником карты, как правило, является банк, выпустивший карту в пользу юридического или физического лица (банк-эмитент).

Физическое лицо открывает личную банковскую карту за счет собственных средств и производит по карте расходы для собствен­ных нужд.

Организации могут открыть корпоративную карту для осу­ществления расходов на нужды организации.

Держателями корпоративной банковской карты являются один или несколько сотрудников организации. Для обслужива­ния такой карты организация заключает договор с банком-эми­тентом, который открывает для нее один счет в банке. Количе­ство держателей карт не ограничивается и регулируется по согласованию между руководством организации и обслуживаю­щим банком.

111

Корпоративные карты используются для расчетов за при­обретаемые товары, работы, услуги, по командировочным рас­ходам внутри страны или за границей. При этом для организа­ции, принимающей карту для расчетов, нет разницы в том, какую карту ему предоставили: личную или корпоративную. Порядки расчетов и отражения их в учете не отличаются.

8.2. Порядок отражения в учете расчетов по банковским картам у организации-держателя карты

Организация, чтобы стать держателем банковской карты, дол­жна представить заявление на ее приобретение в соответствии с условиями использования, которые оговариваются банком. В нем обычно указывают тип карты; вид валюты, вносимой на специ­альный карточный счет; желаемый порядок получения выписок со счета; имя и паспортные данные будущего пользователя кар­той. Все условия пользования картой оговариваются затем в до­говоре между банком и держателем карты.

Для осуществления расчетов по операциям с использованием карты банк открывает так называемый специальный карточный счет (СКС), при этом сумма средств, которая должна храниться на данном счете, оговаривается в договоре. За счет указанных средств будут осуществляться расчеты по картам.

Для перечисления средств с расчетного счета на специальный счет в банк-эмитент организация подает в свой обслуживающий банк платежное поручение на перевод средств.

Учет средств, перечисленных на специальный карточный счет, следует вести на счете 55 "Специальные счета в банках", к кото­рому целесообразно открыть субсчет "Специальный карточный счет". При этом аналитический учет карт следует вести по бан­кам-эмитентам; валютам, в которых открыты карты; видам карт и сотрудникам. По дебету данного субсчета будут показаны сум­мы, поступившие на СКС с расчетного счета держателя карты, по кредиту - суммы, списанные в оплату расходов, произведен­ных по карте, и суммы комиссии, уплаченной банку-эмитенту за обслуживание. Сальдо по субсчету показывает остаток средств, не использованных по картам на конец месяца.

На основании выписки с расчетного счета на дату снятия средств с расчетного счета организации - держателя карт дела­ется запись:

112

Д-т сч. 55, субсчет "Специальный карточный счет"

К-т сч. 51 "Расчетные счета".

Если списание денежных средств с расчетного счета и зачис­ление на СКС производится в один день, то в использовании сче­та 57 "Переводы в пути" нет необходимости; если в разные дни, то до зачисления средств на СКС они должны быть учтены как денежные средства в пути:

Д-т сч. 57 "Переводы в пути"

К-тсч. 51 "Расчетные счета".

На основе выписки банка со специального карточного счета в бух­галтерском учете на дату зачисления средств делается запись:

Д-тсч. 55, субсчет "Специальный карточный счет"

К-т сч. 57 "Переводы в пути".

После зачисления средств на специальный карточный счет банк-эмитент выдает карточки представителям организации в со­ответствии с условиями договора.

Сотруднику, который получил карту, предоставляется воз­можность приобретать материальные ценности или услуги с оп­латой через карту. В месте обслуживания он получает докумен­ты, свидетельствующие о расходах, произведенных по карте. Таким документом в первую очередь является квитанция (чек) на оплату приобретенной покупки или оказанной услуги, так называемый "слип", а также товарные чеки, накладные, квитан­ции, счета-фактуры.

О произведенных расходах сотрудник, как обычно, представ­ляет авансовые отчеты, к которым прилагаются оправдатель­ные документы, в том числе документы, подтверждающие при­обретение материальных ценностей, оказание услуг или снятие наличных денег.

На основе авансовых отчетов сотрудников о произведенных вхо­дах по пластиковым картам бухгалтерия делает записи:

Д-т счетов 10,26,44

К-тсч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Банк, обслуживающий расчеты по карте, представляет в органи­зацию выписки со специального карточного счета в сроки, оговорен­ные в договоре. Суммы, указанные в выписках, должны быть под­тверждены первичными документами (слипами). На основании выписок делают бухгалтерские записи:

Д-тсч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т сч. 55, субсчет "Специальный карточный счет" - оплата по карте, открытой на конкретного сотрудника фирмы.

Мы предложили свой вариант бухгалтерских записей. Одна­ко считаем, что организации могут при разработке рабочего пла­на счетов предусмотреть свои счета по расчету с сотрудниками

¹¹³

по открытым на их имя корпоративным картам. Например, вме­сто счета 71 "Расчеты с подотчетными лицами" могут использо­ваться счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям" или 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

Российские организации могут открыть банковскую карту в валюте для расчетов их сотрудников во время командировок за границу.

Пример. ОАО "Карт" открыло карточку Mastercard в валюте для расче­тов сотрудников фирмы во время командировок за границу. Для открытия карты в обслуживающий банк была перечислена сумма 10 000 долл.; курс ЦБ РФ на дату перечисления составлял 31,5 руб. за 1 долл. США (цифры примера условные). В бухгалтерском учете будет оформлена запись:

Д-т сч. 57 "Переводы в пути" 10 000 долл. / 315 000 руб.

К-т сч. 52 "Валютные счета" 10 000 долл. /315 000 руб.

В соответствии с выпиской банка средства были зачислены на специ­альный карточный счет по курсу 31,55 руб. за 1 долл. США:

Д-т сч. 55, субсчет "Специальный карточный

валютный счет" 10 000 долл. / 315 500 руб.

К-т сч. 57 "Переводы в пути" 10 000 долл. / 315 500 руб.

Таким образом, на счете 57 из-за разницы в курсах на дату снятия и зачисления образовалась курсовая разница, которая оформляется бухгал­терской записью:

Д-т сч. 57 "Переводы в пути" 500 руб.

К-т сч. 91, субсчет 1 "Прочие доходы" 500 руб.

В договоре с банком определено, что в счет перечисленной суммы ОАО "Карт" может открыть 4 пластиковые карточки. Держатель каждой может израсходовать 2500 долл. Карточки были открыты на руководителя ОАО "Карт" Е.Н. Трофимова, менеджеров А.А. Николаева, К.В. Петрова, Ф.А. Гуськова (за балансом на отдельном счете оприходованы 4 карточки Mastercard).

Менеджер А.А. Николаев был направлен в зарубежную командировку, деньги ему не выдавались, так как все расходы он осуществлял по корпора­тивной карте.

О произведенных расходах А.А. Николаев представил авансовый отчет, в котором указана сумма суточных по норме - 200 долл. и сверх нормы -300 долл.; приложены квитанции гостиницы, билеты, квитанции за телефон­ные переговоры. Оплата осуществленных расходов подтверждена слипами:

слип от 12.12.96 № 2346981 и квитанции гостиницы за 6 дней на сумму 600 долл.;

слип от 05.12.96 № 1890236 и билеты Москва-Рим-Москва на сумму 236 долл.;

слип от 07.12.96 № 1678902 на получение наличной валюты на сумму 500 долл. (суточные);

114

слип от 10.12.96 № 9236519 и квитанции на телефонные переговоры на сумму 135 долл.

На сумму расходов по авансовому отчету в бухгалтерском учете сдела­ны записи (курс 31,6 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26, субсчет "Командировочные расходы

в пределах норм" 1171 долл. / 37 003,6 руб.

К-т сч. 71, субсчет "Расчеты

с А.А. Николаевым" 1171 долл. / 37 003,6 руб.;

Д-т сч. 26, субсчет "Командировочные

расходы сверх норм" 300 долл. / 9 480 руб.

К-т сч. 71, субсчет "Расчеты

с А.А. Николаевым" 300 долл. / 9 480 руб.

Примечание. Деление на расходы в пределах и сверх норм произведено условно.

Выписки банка со специального карточного счета поступили на суммы 1471 долл. (курс на эту дату составил 31,5 руб. за 1 долл. США). В соответ­ствии с выпиской с этого счета снята сумма в оплату расходов по карте:

Д-т сч. 71, субсчет "Расчеты

с А.А. Николаевым" 1 471 долл. / 46 336,5 руб.

К-т сч. 55, субсчет "Специальный карточный

валютный счет" 1 471 долл. / 46 336,5 руб.

Курсовая разница будет показана на счете 71:

Д-т сч. 71, субсчет "Расчеты

с А.А. Николаевым" 147,1 руб.

К-т сч. 91, субсчет 2, аналитический счет

"Курсовые разницы" 147,1руб.

Комиссия банка за обслуживание составила 20 долл.

(курс- 31,6 руб. за 1 долл.):

Д-т сч. 26 "Общехозяйственные расходы" 20 долл. / 632 руб.

К-т сч. 55, субсчет "Специальный карточный

валютный счет" 20 долл. / 632 руб.

Сальдо на счете 55 (субсчет "Специальный карточный валютный счет") на конец месяца (курс на конец месяца - 31,6 руб. за 1 долл.) составляет: 8509 долл. (268884,4 руб.).

Курсовая разница на счете 55 (субсчет "Специальный карточный валют­ный счет") - 352,9 руб. (268884,4 - 268531,5):

Д-т сч. 55, субсчет "Специальный карточный

валютный счет" 352,9 руб.

К-т сч. 91, субсчет 1, аналитический счет

"Курсовые разницы" 352,9 руб.

115

8.3. Порядок отражения в учете операций по банковским картам поставщиком материальных ценностей и услуг

Поставщик (магазин, гостиница др.) заключает с банком до­говор об использовании банковских карт в качестве платежного средства (договор эквайринга). В договоре указываются порядок авторизации карт, обеспечения магазина необходимыми техни­ческими средствами, условия расчетов за товары и др. К догово­ру прилагается инструкция о порядке обслуживания владельцев кредитных карт.

В соответствии с договором банк передает организации блан­ки слипов, которые являются бланками строгой отчетности, осу­ществляет расчеты с банками-эмитентами карт. Слип - бланк специальной формы, включающий в себя реквизиты держателя карты, операции и код авторизации. Полученные слипы переда­ются материально ответственным лицам (обычно кассирам) под отчет и учитываются только за балансом в условной оценке.

Слип выписывают при предъявлении карты и после ее авто­ризации. Авторизация карт, предъявленных в оплату товаров, -процедура подтверждения возможности проведения операций по карте. Она заключается в проверке наличия обеспечения средств под карту (по телефону, компьютерным сетям и т. п.) и ее под­линности.

Слип выписывается организацией-поставщиком на основе до­кументов, подтверждающих отгрузку материальных ценностей, выполнение услуг, работ. Он заполняется в трех экземплярах: один - передается покупателю, второй - банку, а третий - остает­ся у организации.

В слипе указывают: имя держателя карты; название фирмы, в которой он работает; номер карты; дату совершения покупки; из­расходованную сумму; тип платежной системы ("VISA", "Mastercard" и т. п.), адрес магазина, гостиницы и т. п.

Выписанные экземпляры слипов, кроме переданного держа­телю карты, сдаются в бухгалтерию, где составляют реестр вы­данных слипов. Реестр заполняется в двух экземплярах: первый с прилагаемыми слипами передается в банк, второй - с распиской банковского работника остается у поставщика товаров, услуг.

Банк, который зачисляет на расчетный счет поставщика причитающиеся ему денежные средства, в документах на за­числение денег указывает даты реестров и суммы денежных средств.

116

На основе полученного экземпляра слипа, а также выписан­ных первичных документов (счетов-фактур, товарных чеков, на­кладных) организация-поставщик отражает реализацию в бухгал­терском учете.

Для организаций, которые в бухгалтерском учете отражают реализацию на дату отгрузки товара и перехода права собствен­ности, бухгалтерские записи будут иметь вид (в приведенных ниже бухгалтерских записях налоги от реализации не учиты­ваются):

на дату выписки слипа, отпуска товаров или оказания услуги:

Д-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками"

К-т сч. 90, субсчет 1 "Выручка";

Д-т сч. 90, субсчет 2 "Себестоимость продаж"

К-т сч. 41 "Товары";

после передачи в банк слипов и реестра на основе этих доку­ментов, принятых банком, -

Д-т сч. 76, субсчет "Расчеты с банком по кредитным картам"

К-т сч. 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";

на основе выписки банка, свидетельствующей о поступлении от банка по кредитной карте, -

Д-т сч. 51 "Расчетные счета"

К-т сч. 76, субсчет "Расчеты с банком по кредитным картам".

Другой вариант бухгалтерских записей для предприятий роз­ничной торговли представлен в п. 4.5.2 письма Комитета РФ по торговле от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5 "Методические реко­мендации по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли":

отражение в учете реализации товаров по пластиковым кар­там по продажной стоимости -

Д-т сч. 57 "Переводы в пути"

К-т сч. 90, субсчет 1 "Выручка";

списание реализованных товаров по учетным ценам -

Д-т сч. 90, субсчет 2 "Себестоимость продаж"

К-т сч. 41 "Товары";

зачислены деньги, поступившие за реализованные товары, -

Д-т сч. 51 "Расчетные счета"

К-т сч. 57 "Переводы в пути".

Рассмотрим пример по отражению в учете операций, осуще­ствляемых по пластиковым картам у покупателя-владельца кар­ты и продавца.

117

Содержание хозяйственных операций	Сумма, руб.	Продавец		Покупатель
		дебет	кредит	дебет	кредит
Выписка банка. Перечислены средства на открытие карты	12 000			57	51
Выписка банка. Открыт специальный карточный счет Бланк карты Получена карта				55	57
Слип, товарный чек. Отпущен товар по продажной цене Начислена задолжен­ность банка на сумму обслуженных клиентов по слипам Начислен НДС	7 200 7 200 1200	62 76 90-3	90-1 62 68
Слип, товарный чек, авансовый отчет. Получен и оприходован товар	7200			41	71
Выписка банка покупателя. Сняты денежные средства в оплату за товары по карте	7200			71	55
Выписка банка поставщика. Зачислены денежные средства в погашение задолженности банка по картам	7200	51	76