8. Інвентаризація розрахунків

Установи зобов'язані обов'язково проводити інвентаризацію роз­рахунків у такі терміни:

1. розрахунки по платежах до бюджету — не менше 1 разу на квартал;

2. розрахунки установи з вищою організацією — не менше 1 разу на квартал;

3. розрахунки з дебіторами та кредиторами — не менше 2 рази на рік;

4. розрахунки в порядку планових платежів — та з депонента­ми — не менше 1 разу на місяць.

При інвентаризації розрахунків установи складають Акти звірки розрахунків з кожною організацією — дебітором чи кредитором. В Актах звірки розрахунків зазначається сума заборгованості на перше число звітного періоду, що обліковується в бюджетній установі. Акт направляється поштою чи передається безпосередньо працівником установи (як правило, працівником бухгалтерії) для підтвердження даної заборгованості. При цьому в Акті сума заборгованості підтвер­джується підписами керівника та головного бухгалтера та скріпля­ється гербовою печаткою як установою так і іншою організацією, з якою проводиться звірка розрахунків. Ці акти дають можливість під­твердити суми заборгованості в обліку бюджетних установ.

Інвентаризаційна комісія звіряє дані обліку про дебіторську та кредиторську заборгованість з отриманими підтвердженнями. На бухгалтерських рахунках повинні залишатись тільки узгоджені суми. Якщо до кінця звітного періоду розходження, що виникли не урегу­льовані, то їх залишають на балансі за даними бухгалтерського обліку.

Інвентаризаційна комісія шляхом документальної перевірки по­винна встановити:

• правильність розрахунків з банками, податковими органами, вищими установами, іншими структурними підрозділами;

• заборгованість підзвітних сум,

• обґрунтованість заборгованості по нестачам і крадіжкам та стягнення такої заборгованості;

• правильність і обґрунтованість сум дебіторської та кредитор­ської заборгованості, включаючи ті суми термін позовної дав­ності по яких минув;

• реальність заборгованості з працівниками по зарплаті;

• чи були прийняті міри по стягненню дебіторської заборгова­ності у встановлені терміни.

Результати інвентаризації розрахунків оформляється Актом роз­рахунків з дебіторами та кредиторами (за встановленою формою), в якому відображається:

• найменування перевірених суб'єктів;

• суми виявленої неузгодженої дебіторської та кредиторської за­боргованості;

• суми заборгованості по якій минув термін позовної давності.

До Акта додається Довідка (встановленої форми) в якій вказу­ється назва і адреса дебіторів та кредиторів, сума заборгованості, за що виникла, з якого часу і на основі яких документів. В ній в окремій графі по тих сумах по яких минув термін позовної давності вказують особи винні в пропуску цих термінів.

9. Облік списання простроченої дебіторської та кредиторської заборгованості

Дуже часто виникають ситуації, коли, у зв'язку з відсутністю коштів в бюджетних установах виникають суми непогашеної креди­торської заборгованості, яка може обліковуватись не один рік. Тому Наказом Держказначейства від 08.05.2001 року № 73 затверджений Порядок списання кредиторської заборгованості бюджетних уста­нов, термін позовної давності яких минув.

Термін позовної давності встановлений три роки згідно з ст. 71 Цивільного кодексу.

Списання кредиторської заборгованості, термін позовної давнос­ті якої минув проводиться установами щоквартально по спеціально­му та загальному фонду (крім власних надходжень).

Для цього наказом керівника створюється спеціальна комісія або ж цю роботу проводить щорічна інвентаризаційна комісія. До її скла­ду обов'язково включаються головний бухгалтер чи його заступник та працівник бухгалтерії, що веде облік розрахунків.

За результатами інвентаризації розрахунків комісія складає Акт інвентаризації розрахунків довільної форми, в якому вказується сума кредиторської заборгованості, (строк позовної давності якої минув і яка є безнадійною для погашення), дата її виникнення, причини, на­зва і адреса кредитора, а також заходи, що були проведені по її пога­шенню (це можуть бути листи до установ вищого рівня про виділен­ня коштів для її погашення).

Акт затверджується керівником установи і передається вищому розпоряднику для розгляду та прийняття рішення щодо її списання. У випадку прийняття позитивного рішення вища установа видає на­каз про її списання.

Така процедура здійснюється для кредиторської заборгованості, що виникла по загальному фонду та спеціальному фонду (крім влас­них надходжень).

По коштах спеціального фонду, що є власними надходженнями, списання такої кредиторської заборгованості здійснюється щоквар­тально в такому ж порядку, але рішення про списання приймається керівником установи самостійно. Списання проводиться за наказом керівника установи. Інформація про списання такої заборгованості по спеціальних коштах (власних) надається вищому розпоряднику.

За таким же порядком списується і депонентська заборгованість.

Списання кредиторської заборгованості, строк позовної давності якої минув, в центральних органах виконавчої влади, інших головних розпорядників бюджетних коштів за загальним та спеціальним фондом здійснюється в вищевказаному порядку на підставі наказу головного розпорядника коштів.

Відповідно до Інструкції № 242, прострочена дебіторська забор­гованість — це заборгованість, що виникає на 30-й день після закінчен­ня терміну обов'язкового платежу згідно з укладеним договором, або якщо дата платежу не визначена після виписування рахунку на оплату.

Дебіторська заборгованість, строк позовної давності якої ми­нув — це дебіторська заборгованість, що обліковується після закін­чення терміну позовної давності.

Безнадійна дебіторська заборгованість — це поточна дебіторсь­ка заборгованість, щодо якої є впевненість про неповернення її борж­ником або за якою строк позовної давності минув.

Списання безнадійної дебіторської заборгованості здійснюється на підставі Акта інвентаризації, Довідки до акта інвентаризації розра­хунків з дебіторами та кредиторами та рішення керівника відповідно до Інструкції № 90.

Безнадійна дебіторська заборгованість одночасно зі списан­ням відноситься на за балансовий рахунок 07 «Списані активи та зобов'язання» і обліковується тут ще протягом 5 років. З метою на­гляду за можливістю її стягнення, якщо стануться зміни фінансового стану неплатоспроможних дебіторів.

Таблиця 6.16