Опрацювати теоретичні питання

1. Особливості ділового спілкування

2. Зони та фази спілкування.

3. Стратегія та тактика ділового спілкування.

4. Психологічна культура спілкування.

5. Стратегія ведення переговорного процесу.

6. Шляхи вирішення міжкультурних проблем.

Теми рефератів

1. Стратегія ведення переговорного процессу в різних країнах світу.

2. Тактика ведення переговорів та принципи переговорного процессу.

3. Тактичні прийоми в ході переговорів.

4. Психологічна культура спілкування.

5. Принципи переговорного процесу.

Контрольні питання

1. Дайте визначення поняття «спілкування».

2. Які особливості ділового спілкування?

3. Для чого необхідна спонукальна інформація, які її види?

4. Поясніть основні функції ділового спілкування.

5. Назвіть рівні ділового спілкування.

6. У чому полягає тактика ділового спілкування?

7. Що означає опосередковане спілкування?

8. Назвіть і опишіть стилі ділового спілкування.

9. Перерахуйте соціальні типи ділового спілкування.

Література: [6, с. 86–112; 15, с. 142–166; 19, с. 44–64; 20, с. 82–95].

Практична робота № 8

Тема. Організація ділових прийомів

Мета: знати основні принципи і методи організації підготовки до прийому та підготовки запрошень; особливості зустрічі гостей.

Короткі теоретичні відомості

Найпоширенішою формою ділового протоколу є прийоми, основи організації яких необхідно знати як бізнесменам, підприємцям, так і менеджерам будь-якого рівня.

Прийоми — це зібрання запрошених осіб, де гостям пропонують різні страви і створюють умови для спілкування і знайомства, відпочинку, ритуальних процесій і церемоній.

Прийоми влаштовуються у зв’язку із завершенням якої-небудь видатної події, на національні свята, релігійні та професійні святкування, ювілейні дати, проведенням важливих заходів: виставки, конференції, симпозіуми, випуск ювілейного видання чи моделі, отримання великого виграшу, в честь прибулої на фірму іноземної делегації чи високого гостя, а також в іншому запланованому порядку. Прийоми мають діловий характер, проводяться з метою поглиблення і розширення ділових контактів, продовження переговорів, здобуття нових партнерів, одержання необхідної інформації, презентації своєї продукції, реклами тощо.

Час і засоби для організації прийомів залежать від обставин і бувають різні, але в будь-якому випадку це питання потрібно вивчити завчасно і підготувати його якомога ретельніше. При цьому сторона (особа), що проводить прийом, заздалегідь повинна виконати таку підготовчу роботу: визначити вид прийому; скласти список запрошених осіб; підготувати і завчасно розіслати запрошення; підготувати приміщення; скласти, якщо необхідно, план розміщення запрошених осіб; визначити (скласти) меню, продумати сервіровку столу і порядок обслуговування гостей; підготувати тости і промови (на прийомах з розміщенням); скласти схему і порядок проведення прийому, розподілити обов’язки між тими, хто готує прийом.

Щоб не порушувати встановлений порядок проведення прийомів і через незнання не образити як приймаючу сторону, так і гостей, необхідно знати особливості різних видів прийомів і правила їх проведення.

Великого поширення набули такі види прийомів: сніданок, обід, вечеря, шведський стіл, келих шампанського чи бокал вина, чай, коктейль і т.п.

У запрошенні прийнято зазначати, хто дає прийом, у зв’язку з чим, де і коли проводиться, хто особисто запрошується. Етикет вимагає, щоб запрошення були виготовлені на яскравих бланках, а ім’я, прізвище та посада запрошених були вписані від руки або набрані на комп’ютері.

При проведенні прийомів з розміщенням у запрошенні міститься прoхання дaти відповідь і R.S.V.P. (Respondez, s’il vous plait), що означає дайте відповідь, будь-ласка. Іноді додається regrets only — в разі відмови. Не заведено передавати своє запрошення іншій особі. Але, якщо це необхідно, обов’язково попереджають організаторів заходу.

Якщо прийом влаштовують на честь важливої персони, то запрошення надсилається лише після одержання від неї усної згоди. У такому випадку літери R.S.V.P. на запрошенні підкреслюються, і під ними пишуться літери РМ (Pour memoire або to remind і «для пам’яті»).

Якщо в запрошенні вказується і форма одягу, то літери R.S.V.P. і номер телефону проставляються в лівому нижньому куті, а в правому — форма одягу: темний костюм (dark suite), сукня (dress) або смокінг (black tie) і довга сукня (long dress), або фрак (white tie) і вечірня сукня (full dress).

Запрошення розсилають за один-два тижні до дня прийому — це етикетний мінімум. Але якщо врахувати час на доставку запрошення, термін на обміркування та прийняття рішення гостя, підготовку відповіді (після отримання якої можна починати конкретну підготовку прийому), то запрошення треба розсилати за місяць. У разі коли візит гостя не зовсім бажаний, то запрошення передають у день прийому. Таке запрошення розцінюється як формальне, від якого завжди можна відмовитись.

Якщо запрошується подружжя, це зазначається окремо. На перше місце в запрошенні для подружжя завжди ставлять ім’я чоловіка. Коли жінку запрошують як офіційну особу, або з огляду на її положення в суспільстві, то запрошення оформляється персонально. На прийомі їй відводиться місце залежно від рангу та статусу. Якщо на прийом запрошують особисто або по телефону, то відреагувати потрібно відразу ж. Дати відповідь по телефону можна й у випадку, якщо в запрошенні зазначено номер телефону. Запрошення може надсилатися із зазначенням бажаної кількості гостей. У такому випадку у відповідь надсилається список осіб, які будуть присутні на прийомі.

В таблиці 2 наведено характеристики прийомів.

Таблиця 2 - Характеристика прийомів

Вид прийому	Сніданок	Обід (обід-фуршет)	Вечеря	Бокал шампанського чи Бокал вина	Чай	Коктейль або фуршет
Час проведення прийому (проміжок часу)	3 12.30 до 13.30	3 19.00 до 21.30	після 21.00	3 12.00 до 13.00	з 16.00 до 18.00	з 17.00 до 20.00
Тривалість, год.	~ 1,5	2,0...2,5 (в т. ч. за столом не більше 1 год.)	~ 2,0	~ 1,0	1,0... 1,5	1,5...2,0
Кількість запрошених, чол.	Обмежена	Обмежена	Обмежена	Необмежена	До 20 чоловік. Запрошуються тільки жінки	Необмежена

До прийомів без розміщення відносяться шведський стіл, фуршет, коктейль, келих шампанського або келих вина, бар-бекю, бенкети, вони мають свою специфіку запрошення та розміщення гостей.

Завдання до теми

Опрацювати теоретичні питання

1. Основні завдання, які необхідно вирішити для організації прийому.

2. Особливості прийомів з розміщенням.

3. Особливості прийомів без розміщення.

4. Особливості технологічної оцінювання туристичних ресурсів.

5. Економічна оцінювння туристичних ресурсів.

Теми рефератів

1. Організація підготовки до прийому.

2. Прийоми з розміщенням. Складання плану розміщення за столом

3. Прийоми без розміщення та їх особливості.

Контрольні питання

1. Коли необхідно розсилати запрошення?

2. Чим відрізняються офіційні запрошення від неофіційних?

3. Де необхідно зустрічати гостей, які прибули на прийом?

4. Що необхідно робити, якщо запізнюєтесь на прийом?

5. Хто першим входить до бенкетної зали?

6. На яких прийомах проголошуються тости, а де — ні?

7. У чому полягають особливості прийомів з розміщенням?

8. Чим відрізняється організація проведення прийомів типу шведський стіл і фуршет?

9. Опишіть правила розміщення за столом.

10. Що таке бенкет і які його види?

11. Які ще ділові прийоми Вам відомі?

Література: [6, с. 143–161; 11, с. 242–256; 12, с. 221–259; 15, с. 213–225, 19, с. 475–504].