4. Поняття управлінського документа.

Невід′ємною складовою управлінської діяльності і процесу менеджменту є створення інформаційного носія з організацією його послідовного пересування в межах певної системи управління – управлінського документа.

Управлінський документ – це матеріальний об’єкт із закріпленою будь-яким способом на спеціальному носії інформацією. що утворилась і (або) використовується в поцесі управління.

Управлінські документи, що перебувають в обігу в межах установи чи організації, можуть бути згруповані за такими важливими ознаками: послідовність створення (оригінал, дублікат), рівень доступу (загальнодоступні в межах установи чи організації, для службового користування, секретні), юридична сила (ті, що мають юридичну силу; ті, що не мають юридичної сили), за способами фіксування інформації (рукописні, машинописні документи), за формою подання інформації (аналогові, цифрові). В основу класифікації управлінських документів можуть бути покладені ознаки, властиві документу загалом, а також особливості створення і використання різних документних форм. До таких ознак належать: форма представлення (матеріальний носій), цільове призначення (сфера застосування), інформативність (змістовність), зміст і характер правовідносин, якими регулюється використання документа.

3. Особливості управлінської документації.

1. На певному етапі менеджменту управлінська документація є продуктом праці, на іншому – предметом праці;

2. Управлінська документація (УД) має тривале і багаторазове використання, не втрачаючи при цьому своїх властивостей;

3. УД має здатність до накопичування;

4. Є змінюваною в ціні без будь-якої якісної чи кількісної зміни її початкового зразка;

5. Є можливість тиражування (копіювання) і одночасного використання в багатьох місцях.

5.Системи управлінської документації.

Державний класифікатор управлінської документації (ДК 010-96) містить системи і форми управлінських документів, що використовуються в управлінській діяльності. Виділяють 15 уніфікованих систем управлінської документації.

1. Організаційно-розпорядча

2. первинно-облікова

3. банківська

4. фінансова

5. звітно-статистична

6. планова

7. ресурсна

8. торговельна

9. зовнішньоторговельна

10. цінова

11. з питань побутового обслуговування населення

12. бухгалтерсько-облікова

13. науково-технічна

14. аналітична

15. документація з праці

Найбільш поширеною є організаційно-розпорядча документація.

Управлінська документація як сукупність відомостей і даних, необхідних для здійснення аналізу, контролю, прийняття управлінських рішень, є невід′ємним складником ефективного управління організаційно-економічними процесами загалом і конкретними видами діяльності організацій зокрема.

6. Розпорядчі документи: особливості складання й оформлювання

Розпорядчі документи повинні укладатися відповідно до нормативно-правових актів. Жодний з них не може містити положень, що суперечать чинним законам України. Підготовка розпорядчих документів – складний процес, що включає три стадії: вивчення суті питання, підготовку проекту документа і його погодження та засвідчення.

Чим вищий рівень розпорядчого документа, тим більші вимоги до його складання: професіоналізм виконавців, глибоке знання питання, культурний рівень, вміння грамотно викладати думки.

Одним із головних завдань менеджменту є визначення необхідного і достатнього переліку ОРД у кожній конкретній установі. У різних установах визначається певний перелік видів документів, необхідний і достатній у системі управління документообігом. Всі документи, що належать до ОРД, можна поділити на такі групи: розпорядчі – постанови, розпорядження, доручення, вказівки, накази, рішення; організаційні – статути, положення, правила, інструкції; довідково-інформаційні – акти, протоколи, доповідні записки, службове листування, телеграми, телефонограми, факси. Перелік видів і різновидів ОРД впорядковано Державним класифікатором управління документації. Право створення певного виду ОРД в організації визначається законодавством та Типовою інструкцією з діловодства (від 30.11.2011, Постанова Кабінету Міністрів України № 1242). Порядок видання конкретних розпорядчих документів регулюється Положенням (Статутом) організації і закріплюється в Інструкції з діловодства організації або в іншій державній установі, що регламентує документотворчу діяльність у межах здійснення основних управлінських процесів. ОРД повинні відповідати уніфікованим формам документів, встановленим державними стандартами та іншими нормативно-правовими актами, що містять вимоги до побудови форм і правил створення документів. Державний стандарт У 4163-2003 «Державна система документації Уніфікована система ОРД документації Вимоги до оформлювання документів».

Розпорядчі документи

Це документи, за допомогою яких здійснюється розпорядча діяльність, оперативне керівництво в певній установі, організації, фірмі, на підприємстві.

Підготовка розпорядчих документів – це складний процес, у якому виділяють такі стадії: І стадія – вивчення суті питання

ІІ – підготовка проекту документа

ІІІ – погодження документа та його засвідчення.

Процедура складання та оформлення РД повинна бути розписана в Інструкції з діловодства конкретної організації. У ній викладаються: послідовність робіт над проектом документа, вимоги (дотримання яких забезпечує його юридичну повноцінність). Підготовка проекту доручається одному або кільком структурним підрозділам або окремим посадовцям. Можуть створюватися робочі групи, залучатися кваліфіковані фахівці, вчені тощо. Основна вимога – достатня компетентність осіб, які над ними працюють. Чим вищий рівень документа, тим більші вимоги (професіоналізм, глибокі знання питання, культурний рівень, вміння викладати думки) до його складання.

Юридичною підставою створення РД може бути видання документа державного органу управління, конкретного доручення вищої установи, потреби виконавчої і розпорядчої діяльності для вирішення управлінських завдань. Організація або структурний підрозділ може виступити ініціатором розробки будь-якого питання РД.

І стадія. Починати роботу з вивчення нормативно-правової бази – Закони України, нормативні акти, попередні розпорядчі документи). Це забезпечить правову основу створюваного документа, його спрямованість, уможливить дублювання документа, загострить увагу на невирішених сторонах проблеми.

ІІ – вимагає добору необхідної інформації, для чого використовують різні довідково-інформаційні документи: звіти, акти, службові листи.

ІІІ – створюють проект документа, концентрують увагу на формулюванні основних положень конкретного рішення.

Наказ як розпорядчий документ; особливості складання.

Наказ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своїх повноважень .

Наказ видають на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів. Накази також видаються з питань створення, ліквідації, перейменування, зміни видів діяльності організації чи структурного підрозділу, затвердження або зміни положень, правил, інструкцій, планів тощо. За призначенням накази поділяють на два види:

• накази з питань основної діяльності (загальних питань) – ініціативні для оперативного впливу на процеси, що виникають у середині підприємства; накази на виконання розпоряджень вищестоящих органів;

• накази з особового складу.

Наказ документується на бланках формату А4. Формуляр наказу містить такі реквізити:

назва підприємства, організації

назва виду документа

дата, індекс, місце складання чи видання

заголовок до тексту

текст

підпис

візи

відбиток печатки

Вимоги щодо тексту наказу.

Текст наказу складається з констатаційної і розпорядчої частини. Констатаційна частина містить такі елементи: вступ (вказано причину видання наказу); доведення (переказано основні факти); висновок (викладено мету видання наказу). Якщо підставою для видання наказу є розпорядчий документ вищої установи, то в констатаційній частині вказують назву, номер, дату й заголовок до тексту розпорядчого документа, а також передають зміст того розділу документа вищої установи, який був підставою для видання цього наказу. Констатаційної частини може не бути, якщо дії, запропоновані до виконання, не потребують ніяких роз’яснень. У наказах із різнопланових питань констатаційої частини теж може не бути. У цьому випадку текст складається з 2 параграфів. Розпорядчу частину позначають словами «Наказую», «Затверджую», «Доручаю» тощо, вона складається із пунктів, що поділяються на такі частини: дія, термін виконання та відповідальність за виконання.

В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено контроль за виконанням наказу.

Заголовок – обов′язковий елемент будь-якого наказу. У заголовку коротко, чітко та ясно відображено основний зміст наказу. Якщо наказ складний, то заголовок узагальнено, н. Про інвентаризацію відділу… Заголовок допомагає правильно включити наказ у справу, легко віднайти певний наказ.

Текст повинен мати наказову форму викладу розпорядчої частини. Зокрема, пропоновані до виконання дії називаються в інфінітивній формі (зарахувати, здійснити, покласти на…); якщо фактові надається більше значення, ніж особі, то вживається пасивна форма (Серйозні порушення виявлено); активна форма вживається для вказівки на ініціатора певної дії (начальник планового відділу зобов’язаний…)

Якщо виконавці звичайно вказуються організації (структурні підрозділи), службові особи із зазначенням прізвища, ініціалів, посади у давальному відмінку(управлінню,ст.інженерові управління Бондаренку Є.І).

Кожний пункт наказу нумерується арабськими цифрами, розпочинається назвою виконавця (у давальному відмінку), продовжується – назвою в дії (в інфінітиві) та строком виконання (за десятинної системою): 1.Відділові культури та стилістики української мови провести атестацію співробітників до 17.05.13.

Значна за кількістю пунктів розпорядчої частини може оформлятися у вигляді таблиці. До наказу можуть додаватися інструкції, правила, штатні розписи тощо.

Наказ підписує лише перший керівник установи. Візи треба розташовувати нижче від підпису керівника.

Проект наказу погоджується із заступником керівника організації, куратором питань, розглянутих у цьому документі, із керівниками структурних підрозділів, яких стосуються пункти наказу, із юристом організації, що засвідчує узгодження цього документа з правовими актами та розпорядженнями вищих установ.

Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: «Призначити», «Перевести», «Оголосити подяку», «Надати відпустку». Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо)

Якщо в одному пункті наказу перераховується кілька осіб, то їхні прізвища називаються в алфавітному порядку.

Текст наказу як основне смислове навантаження документа вимагає особливої уваги до себе, особливо – вимога законності.

До законодавчих актів, у яких розглядається проблема документування наказу, належить Конституція України, норми якої є нормами прямої дії. Стаття 60 КУ подає, що ніхто не зобов′язаний виконувати злочинні накази чи розпорядження, а за виконання таких наступає юридична відповідальність. Тому на етапі підготовки до створення наказу вивчається нормативна база, на основі якої регулюється порядок рішення питань, вказаних у наказі.

Наказ є законним, якщо

*він виданий повноважним органом відповідно до його повноважень;

*за змістом не суперечить чинному законодавству і не пов′язаний з порушенням конституційних прав і свобод людини та громадянина.

Згідно з Типовою інструкцією з діловодства п. 4.1.6. – відповідальність за зміст, рівень підготовки і належне оформлювання наказу, у випадку візування кількома посадовцями, несуть всі однаково.

Друга вимога – захист конфіденційної інформації (інформація з обмеженим доступом). Стаття 30 ЗУ Про інформацію (1992) пояснює: конфіденційна інформація – це відомості, що використовуються окремими фізичними чи юридичними особами і поширюється за їхнім виконанням відповідно до передбачених ними умов. На документах повинна бути помітка у вигляді штампу Конфіденційно. Робота з такими наказами зафіксована у посадових інструкціях окремих працівників.

Основними вимогами до мови тексту наказу є лаконічність та ясність.

Розроблено дві уніфіковані форми наказу, де визначено порядок подання інформації. Уніфікований текст може бути представлений у вигляді трафарету і таблиць. Трафарети – заздалегідь віддрукований текст з уніфікованою постійною інформацією та пропусками для заповнення змінною інформацією, яка характеризує конкретну ситуацію, подану в документі. Трафаретні накази скорочують час на їхнє складання. Не потрібно чернетки. Постійне (фіксоване) розташування інформації значно полегшує і прискорює її сприйняття.

Таблиці – це перераховування відомостей чи даних, поданих у певній системі і розташоване у певних графах, рядках. Таблиця дозволяє подати інформацію у компактному, наглядному вигляді.