3. Критерії класифікації документів.

Основною класифікаційною ознакою документа є зміст, тобто відношення зафіксованої у ньому інформації до предмета чи напрямку діяльності. Є різні класифікації документів. Розглянемо ті, на які найчастіше посилаються.

За способом викладу матеріалу документи поділяються на 2 категорії:

• документи з високим рівнем стандартизації;

• документи з низьким рівнем стандартизації.

Стандартизація – це встановлення єдиних обов’язкових норм і вимог на щось.

Документи з високим рівнем стандартизації створюються за затвердженою формою ( свідоцтво про народження, паспорт, диплом тощо ). Документи з низьким рівнем стандартизації мають таку специфіку : добір слів та словосполучень кожен раз залежить від конкретної ситуації ( напр., автобіографія, пояснювальна записка, довідка, протокол-розповідь, наказ, звіт, постанова тощо ).

Розглянемо класифікацію документів, запропоновану авторами посібника ″ Сучасні ділові папери ″ ( Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. ). Документи групуються за кількома ознаками:

1. За найменуванням (листи, телеграми, телефонограми, довідки, заяви, службові записки, інструкції та ін.).

2. За походженням – службові та особисті. Службові документи створюються в установах, організаціях, на підприємствах та службовими особами, які їх представляють. Особисті - окремими особами поза сферою їхньої службової діяльності.

3. За місцем виникнення – внутрішні і зовнішні. До внутрішніх належать документи, які готуються, оформляються і виконуються в межах установи, організації чи підприємства, де вони складені. До зовнішніх відносять ті документи, які надходять до установи з інших установ, організацій чи підприємств.

1. За призначенням – щодо особового складу, кадрові, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні, організаційні, розпорядчіі.

2. За формою документи можна поділити на:

• регламентовані (стандартні, типові). Це типові листи, інструкції, положення, що мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов′язковими правилами ;

• нерегламентовані (нестандартні, індивідуальні), що створюються в кожному конкретному випадку для розв′язання окремих ситуацій ; їх друкують або пишуть від руки ( протоколи, накази, заяви ).

6. За напрямом – вхідні і вихідні.

7. За терміном виконання – звичайні безстрокові, термінові, дуже термінові.

• Звичайні безстрокові - це такі, які виконуються в порядку загальної черги;

• термінові - ті, для яких установлено строк виконання. До них зараховують також документи, які є терміновими за способом відправлення (телеграма, телефонограма);

• дуже термінові - це такі документи, що мають позначку «дуже терміново».

6. За ступенем гласності – для загального користування, службового

користування, таємні, цілком таємні.

9. За стадіями створення – оригінали й копії. Оригінал – це основний вид документа,

перший і єдиний його примірник. Він має підпис керівника установи і в разі потреби

його засвідчено штампом і печаткою. Копія – це точне відтворення оригіналу до куме-

нта. На копії документа робиться помітка вгорі праворуч " копія ". Різновидами копії є

відпуск, витяг, дублікат. Відпуск – повна копія відправленого із установи документа,

яка залишається у відправника. Коли виникає потреба відтворити не весь документ,

а лише його частину, робиться витяг. Дублікат – це другий примірник документа, ви-

ний з втратою оригіналу. В юридичному відношенні дублікат і оригінал – рівноцінні.

10. За складністю – прості (відображають одне питання), складні (декілька).

11. За терміном зберігання – тимчасового (до 10 років), тривалого (понад 10 років),

постійного зберігання.

12. За технікою відтворення – рукописні, відтворені механічним способом.

13. За носієм інформації – на папері, диску, фотоплівці, магнітній стрічці, перфострічці,

дискеті[ Сучасні ділові папери 2000 : 30-33].