Лекція 2. Поняття про документ. Реквізити і норми їх дотримання. Управлінський документ. План

1. Документ – основний вид ділового мовлення. Поняття про документ. Вимоги до документів.

2. Критерії класифікації документів.

3. Реквізит - елемент документа.

4. Поняття управлінського документа.

5. Особливості управлінської документації.

6. Системи управлінської документації.

Література

1. Глущик С.В., Дияк О.В., Шевчук С.В. Сучасні ділові папери. - К.: А.С.К., 2002.- 400 с.

2. Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К.: Вища школа, 1983. - 223 с.

3. Максимовський М. Этикет делового человека. - М.: Дидакт, 1994. - 124 с.

4. Пентилюк М.І. Культура мови і стилістика. - К.: Вежа,1994. - 240 с.

5. Пономарів О.Д. Стилістика сучасної української літературної мови. - К.: Наук., думка, 1992.-180 с.

6. Шевчук С.В. Українське ділове мовлення: навчальний посібник. - К.Вища школа, 1997.-271 с.

1. Документ - основний вид ділового мовлення. Поняття про документ. Вимоги до документів.

Документ ( з латин. documentum – ″ взірець, посвідчення, доказ ″ ) – це матеріальний об’єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку й має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732 – 94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – Чинний з 01.07.95).

Основним видом писемного ділового мовлення є документ.

Документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумову діяльність людини.

Документи виконують різні функції. До загальних їх функцій належить інформаційна (документ зберігає інформацію), соціальна (документ є соціально значущим об’єктом), комунікативна (документ є засобом закріплення та передавання культурних традицій).

Специфічними функціями документа є правова (це засіб закріплення і зміни правових норм і відносин у суспільстві), управлінська (це інструмент управління), історична ( це джерело історичних відомостей про розвиток суспільства). Будь-який документ є складовою частиною системи документації.

Документ має правове і господарське значення, зокрема може служити писемним доказом, також є джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру. Так, документи дають можливість відтворювати факти діяльності установи, організації чи підприємства, знайти в закінчених і зданих до архіву справах такі відомості, які мають значення для поточної оперативної роботи і для історії.

У найширшому значенні цього слова документом можна вважати будь-який матеріальний об’єкт, що містить інформацію в зафіксованому вигляді. Отже, усякий документ - носій інформації. Документ - це також своєрідний матеріал, " сировина для обробки ". Вона повинна бути доброякісною: інформація повинна добуватися швидко і продуктивно. Це стосується насамперед цифрової, планової та облікової інформації і значною мірою – документів організаційно-розпорядчого характеру ( де переважає текст ).

Вимоги до документів

1. Документ повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до її компетенції.

2. Документ не повинен суперечити чинному законодавству.

1. Документ повинен бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва, тобто базуватися на фактах і містити конкретні і реальні пропозиції або вказівки.

2. Документ повинен бути складений за встановленою формою.

3. Документ повинен бути бездоганно відредагований і оформлений.

Наукова дисципліна, яка вивчає структуру і властивості документальної інформації, розвиток форм документів, методи і засоби автоматизованої обробки, зберігання, пошуку й використання їх називається документалістикою.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських функцій. В установах, організаціях та на підприємствах створюється значна кількість найрізноманітніших документів.