1.4 Исследование информационных потоков

Входные данные:

данные о туристе (Фамилия, имя, отчество туриста, № и серия российского паспорта, № загранпаспорта, дата рождения, контактные телефоны, ICQ, E-mail, адрес);

данные о туре (общая стоимость, маршрут, дата начала тура, дата окончания тура, перевозка, место размещения и категория, питание, медицинская страховка, экскурсии, дополнительные услуги);

данные о туроператоре (полное и сокращенное наименование, адрес местонахождения, почтовый адрес, телефон, реестровый номер туроператора, размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора, наименование, адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение, адрес сайта, электронный адрес, номер и дата заключения договора с туроператором, );

данные об оплате (дата оплаты, номер БСО, номер договора с туристом, кредит/нет);

Выходные документы:

договор с туристом на оказание туристических услуг (сведения о туристе (Фамилия, имя, отчество туриста, № и серия российского паспорта, № загранпаспорта, контактные телефоны), сведения о туроператоре (полное и сокращенное наименование, адрес местонахождения, почтовый адрес, телефон, реестровый номер туроператора, размер финансового обеспечения, номер , дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора, наименование, адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение),сведения о туре (общая стоимость, маршрут, дата начала тура, дата окончания тура, перевозка, место размещения и категория, питание, медицинская страховка, экскурсии, дополнительные услуги), номер и дата договора);

отчеты о количестве проданных туров за период (дата начала периода, дата окончания периода, страна, город, количество туров, стоимость каждого тура, общая сумма);

отчеты о количестве проданных туров по определенному направлению (страна, город, стоимость, даты (группировка по месяцам, кварталам));

отчеты по проданным турам каждого туроператора (сокращенное наименование туроператора, страна, город, сумма, дата(группировка по месяцам, кварталам) );

отчеты по туристу и его поездках (Фамилия, имя отчество туриста, дата начала тура, дата окончания тура, страна, город, проживание, стоимость);

отчет по финансовым показателям (дата начала периода, дата окончания периода, страна, город, общая сумма);

отчет туроператору по проданной путевке (Фамилия, имя отчество туриста, дата начала тура, дата окончания тура, стоимость тура, маршрут ).

По этим данным составлена модель DFD (Приложение Б). ??? не понятно Б или В

1.5 Анализ существующих систем

«Геософт: Турагентство»

Программа предназначена для автоматизации оперативного учета в турагентстве, работы с заявками туристов,  автоматического формирования договоров, путевок и других первичных документов, а также для ведения управленческого финансового учета в туристической компании.

Программа «Геософт:Турагентство» создана как дополнение к типовой программе «1С:Бухгалтерия 8.1» и может также использоваться для ведения бухгалтерского учета в турагентстве.

Главными преимуществами программы «Геософт:Турагентство» являются:

Реализация на платформе 1С:Предприятие 8, связь с программой 1С:Бухгалтерия 8, наличие управленческой отчетности позволяющей держать под контролем наличие собственных денежных средств турагентства (Отчет о структуре денежных средств) и рентабельность бизнеса (Отчет о финансовом результате).

В связи с тем, что программа выполнена на базе 1С:Предприятие 8, она позволяет вести полный бухгалтерский учет агентства. Но в управленческой деятельности очень важным является учет клиентов и оказанных им услуг.

Вынести в отдельный абзац как недостаток: Данная программа не позволяет это делать в полной мере (нет функции напоминания менеджеру, поиска данных из справочников), а также не обладает функцией импорта данных в договор [8]. ? А почему в 8 речь о Компания САМО–Софт, видимо должно быть 7.

САМО-ТурАгент

Основное предназначение программы - внутриофисная автоматизация турфирмы: учет заказанных туристами туров, учет оплат (как со стороны клиентов и туроператоров, так и по внутренним платежам кассы), учет постоянных клиентов, выданных дисконтных карт, телефонных звонков с пожеланиями.

Программный комплекс для автоматизации турфирмы - «САМО-ТурАгент», реализованный на самых современных средствах разработки, предусматривает автоматизацию всего цикла деятельности турагентства. Самое главное, чего удалось избежать разработчикам, – это трудоемкое и подчас ненужное турагентству заполнение множества классификаторов и справочников. Сотрудники турагентства могут приступить к ведению учета продаваемых туров в программе сразу же после ее инсталляции.

Базовые возможности программы:

Печать необходимых документов на основе электронного документа "Заявка". Один раз введя необходимые данные, Вы имеете возможность распечатать и выдать клиенту весь набор документов: договор, путевку ТУР-1, лист бронирования, счет и др.;

Учет платежей по заявкам (приходных и расходных). Данная функция позволит Вам быстро отследить количество и сроки неоплаченных заявок, состояние взаиморасчетов с Вашими партнерами-туроператорами и покупателями. Вы сможете, наконец, мгновенно оценить финансовое состояние Вашей фирмы;

Ведение архива постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении, Вы сокращаете время оформления каждой следующей заявки этого клиента. Вы можете использовать данные всех клиентов, когда-либо посещавших Ваш офис, например, в почтовой рассылке;

Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Можете ли Вы быстро ответить на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли Вам наибольший доход в этом сезоне? Можете ли Вы рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в этом сезоне? А в прошлом? Кто из Ваших постоянных клиентов вправе рассчитывать на существенные скидки? В какие гостиницы (и какой категории) предпочитают размещаться Ваши клиенты? На эти и другие вопросы Вам поможет быстро ответить всеобъемлющая система отчетов;

Он-лайн поиск и бронирование туров. Вы имеете возможность найти и забронировать предложения некоторых туроператоров-пользователей ПК САМО-Тур в режиме он-лайн, используя программу «САМО-ТурАгент». Автоматически данная заявка подтверждается у туроператора. Дальнейшая работа со сформированной заявкой аналогична стандартному оформлению заявки с помощью «САМО-ТурАгент». Таким образом, программный комплекс «САМО-ТурАгент» помимо своей первоначальной функции - автоматизации внутриофисной работы туристического агентства приобретает принципиально новую функцию. Теперь с помощью «САМО-ТурАгент» Вы можете найти и забронировать тур в режиме реального времени;

Наличие дополнительных справочников;

Учет выдачи дисконтных карт.

Программа обладает большим функционалом, позволяет вести учет оказанных услуг и проводить анализ работы с помощью системы отчетов. Но у программы по мнению наших сотрудников неудобный интерфейс для пользователей, слишком много кнопок на одной панели и нет подписей [9]. ? А почему в 9 речь не о Компания САМО–Софт, видимо должно быть 8. Проверьте соответствие в остальных пунктах.

«FreshOffice CRM Light»

FreshOffice CRM Light является коробочным решением, и, рассчитана для предприятий, нуждающихся в быстром и бюджетном внедрении CRM.

Система изначально рассчитана на использование пользователями самого различного уровня компьютерной грамотности. В итоге система максимально доступна и понятна каждому работнику предприятия. FreshOffice CRM свежее решение имеющие далеко идущие перспективы развития на Российском рынке. Уровень профессиональной подготовки специалистов SMTsoft (Sales Markets Technology), позволит Вам воплотить CRM модели, на предприятиях самого различного профиля деятельности.

 Функции FreshOffice CRM Light:

Картотека клиентов, система позволяет вести детализированную информацию о клиентах, распределять по типам, назначать текущие статусы, закреплять за ответвленным либо за группой ответственных лиц и много другое;

Планировщик контактов, задач, помогает создавать оптимальный план работ на период, контролировать выполнение контактов с Вашими клиентами , иметь всегда под рукой информацию о деятельности Ваших сотрудников, видеть общую картину действий по отделам и по всей компании в целом№

Документооборот, система позволяет выписывать все необходимые документы по заранее сформированным шаблонам  счета, договора, ком. предложений и многие другие, используя конструктор документов MS Word, Fast Report  Так же вы можете прикреплять любые уже ранее выписанные документы и доп.материалы в любых форматах от MS Word до файлов MP3;

Аналитические отчеты, сводные данные, маркетинг. Встроенные в систему аналитически отчеты помогут проанализировать данные базы CRM. Распределение продаж, Ожидаемые поступления, Сезонную динамику, и многое другое, а также проконтролировать работу каждого сотрудника, выполнение плана, результативность звонков, встреч и многое другое..

Электронная переписка, в систему встроен обмен данными  с Microsoft Office Outlook, позволяющий организовывать массовые рассылки, а так же хранить электронную переписку по каждому клиенту;

База знаний, хранилище информационных массивов, доступных для сотрудников, обучающих материалов, должностных инструкций, информации о тренингах семинарах, характеристики туров и прочие;

Функции самостоятельной настройки, можно настраивать справочники по своему усмотрению, назначать права пользователям системы, встроенный конфигуратор документов-отчетов позволит Вам самостоятельно создавать изменять шаблоны документов и.т.д.

По функционалу система удовлетворяет требованиям учета данных и импорта в договор, но она не адаптирована под туристическую деятельность, нет нужных справочников и нет возможности их создать [10].