1 Системный анализ предметной области

1.1 Общие сведения о туристическом агентстве «Коми-тур»

Туристическое агентство «Коми-тур» оказывает услуги населению по подготовке и организации отдыха. Основные услуги – это услуги по подбору наиболее оптимальных для туриста туров (экскурсии, отдых на море, активный туризм, отдых с детьми, паломнический туризм), бронирование выбранного тура у туроператора, оформление документов, услуги по организации встречи и проводов туристов.

В туристическом агентстве работают 4 сотрудника: генеральный директор, менеджер по стратегическому развитию, менеджер по работе с клиентами, главный бухгалтер. Генеральный директор отвечает за полное руководство агентством, принятие решений по финансово-экономическим и хозяйственным вопросам. Менеджер по стратегическому развитию отвечает за освоение новых направлений бизнеса, рекламу и продвижение агентства на рынке, анализирует экономические показатели на каждом этапе реализации проектов развития. Главный бухгалтер отвечает за организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности агентства. Менеджер по работе с клиентами отвечает за работу с туристами, обработку заказов, оформление документов.

Рисунок 1.1. - Организационная структура туристического агентства «Коми-тур»

1.2 Информационная система учета деятельности туристического агентства

В туристическом агентстве «Коми-тур» существует 4 рабочих места, объединенных в локальную вычислительную сеть и 1 сервер, который используется в качестве файлового сервера.

В офисе используются технологии Ethernet со скоростью передачи данных 100Мб/с. Так же используется ADSL технология, которая ориентирована на широкополосный доступ в Интернет.

Агентство оснащено следующим программным обеспечением:

Microsoft Windows XP,7;

Microsoft Office 2007;

Internet-Bank Урал ФД;

Internet Explorer 8.0, Google Chrome;

В агентстве ведется учет по информации об оказываемых услугах населению по подготовке и организации отдыха. Рассмотрим (-такие слова не должны быть в ПЗ) Выделено пять основных процессов обслуживания:

Поступление заявки на подбор тура;

Заключение договора с туристом;

Оплата тура;

Оформление отчетов;

Напоминания в календаре.

В туристическое агентство турист может обратиться лично, по телефону, по электронной почте, по ICQ. Менеджер обрабатывает поступившую заявку на подбор тура и указывает следующую информацию: Фамилия, имя, отчество туриста, контактный телефон, страна отдыха, город, количество человек, количество детей, даты отдыха, предполагаемая стоимость путевки (от и до), дополнительная информация, номер и дата поступления заявки. После записи всех сведений, менеджер подбирает тур, анализируя предложения нескольких туроператоров.

Турист выбирает понравившийся ему тур и с ним заключается договор. В Договор вносятся следующие данные:

о туристе (Фамилия, имя, отчество туриста, № и серия российского паспорта, № загранпаспорта, дата рождения, контактные телефоны)

о туроператоре (полное и сокращенное наименование, адрес местонахождения, почтовый адрес, телефон, реестровый номер туроператора, размер финансового обеспечения, номер, дата и срок действия договора страхования ответственности туроператора, наименование, адрес организации, предоставившей финансовое обеспечение);

о туре (общая стоимость, маршрут, дата начала тура, дата окончания тура, перевозка, место размещения и категория, питание, медицинская страховка, экскурсии, дополнительные услуги);

номер и дата договора.

Договор заключается в двух экземплярах, один остается у туриста, второй у агентства. Турист вносит плату за тур. Агентство работает без кассового аппарата, и поэтому туристу выписывается бланк строгой отчетности – туристическая путевка (БСО) (Приложение А Рисунок А.3). В нее вносятся следующие данные: ФИО туриста, паспортные данные, вид туристического продукта, количество дней путешествия, общая цена. 1 копия остается в агентстве. Каждый БСО имеет серию и номер и предоставляется в налоговые органы для отчета. Турист может купить тур в кредит. Для этого в офис турагентства приглашается кредитный менеджер, который оформляет с туристом кредит на нужную сумму.

После получения денежных средств от туриста, менеджер производит оплату туроператору безналичным расчетом за вычетом агентского вознаграждения. Эта сумма устанавливается каждым туроператором индивидуально.

За 3 дня до начала путешествия, менеджер звонит туристу, напоминает о времени и месте отъезда, необходимых документах и вещах для поездки, желает приятного отдыха. Через 3 дня после завершения путешествия менеджер узнает у туриста мнение о поездке, фиксирует пожелания в личной карточке клиента.

В день рождения туриста менеджер отправляет поздравительную открытку либо лично поздравляет.

Постоянные клиенты имеют клубную карту (у каждого индивидуальный номер), по которой они могут воспользоваться дополнительными услугами.

У некоторых туроператоров существует система on-line бронирования, с помощью которой можно получить оперативную и достоверную информацию о ценах и количестве свободных мест, дает возможность следить за прохождением заказа на всех этапах его оформления. Для доступа к ней туроператор отправляет по электронной почте логин и пароль для авторизации.

В ходе деятельности агентства необходимо представление следующих отчетных документов:

отчет туроператору по каждой проданной путевке (форму предоставляет туроператор);

отчеты о количестве проданных туров за период (дата начала периода, дата окончания периода, страна, город, количество туров, стоимость каждого тура, общая сумма);

отчеты о количестве проданных туров по определенному направлению (страна, город, стоимость, даты (группировка по месяцам, кварталам));

отчеты по проданным турам каждого туроператора (сокращенное наименование туроператора, страна, город, сумма, дата (группировка по месяцам, кварталам) );

отчеты по туристу и его поездках (Фамилия, имя отчество туриста, дата начала тура, дата окончания тура, страна, город, проживание, стоимость);

отчет по финансовым показателям (дата начала периода, дата окончания периода, страна, город, общая сумма);

отчеты по рекламе (источник рекламы, количество).

Для улучшения анализа данных и для успешной работы менеджерам требуется поиск по базе по различным параметрам (данные о туристах, турах, туроператорах, оплатах).