Розділ 4 Облік коштів та розрахунків

Організація обліку готівки в касі та касових операцій бюджетної установи здійснюється відповідно до Положення про ведення касо­вих операцій в національній валюті в Україні, затвердженого поста­новою Правління НБУ № 637 від 15.12.2004 року та Інструкції з об­ліку коштів, розрахунків та інших активів бюджетних установ № 242.

Касові операції — надходження та видача готівки з каси оформ­ляються прибутковими та видатковими касовими ордерами типових форм: КО-1, КО-2. Оформлені касові ордери реєструються в журналі реєстрації видаткових та прибуткових касових ордерів (ф.КО-3) та передаються в касу для виконання їх касиром: отримання коштів в касу — за прибутковими ордерами і видача коштів з каси — за видат­ковими ордерами. На підставі касових ордерів за проведеними опера­ціями з готівкою касир веде касову книгу (ф.КО-4). Додаток 8,9.10

Усі касові операції ведуться касиром, при­значеним на цю посаду керівником установи. З ним укладений до­говір про повну матеріальну відповідальність.

Уся готівка зберігається в сейфі.

Облік готівки в бюджетних установах має такі особливості:

• При казначейському обслуговуванні кошторисів вся виручка, що надходить готівкою до каси установи, повинна бути зарахована на відповідні рахунки, відкриті в органах Держказначейства (установах банків). Використання виручки, що надходить в касу без попередньо­го зарахування її на рахунки в Держказначействі забороняється.

• Обов’язково дотримуються цільового використання готівки.

• Касові документи — касова книга та звіт касира разом з при­кладеними документами на протязі року зберігаються в касі. По за­кінченні року, вони формуються в окремі підшивки і передаються в архів установи для зберігання протягом 36 місяців

Бюджетні установи переведені на казначейське обслуговування, а тому рахунки і зберігання та обліку грошових коштів відкривають­ся в територіальних органах Державного казначейства. Порядок від­криття рахунків у національній валюті в органах державного казна­чейства регулюється Порядком відкриття рахунків у національній валюті в органах Державного казначейства», що затверджена Нака­зом ДКУ № 221.

Рахунки, які відкриваються в органах Державного казначейства України відповідно до порядку їх функціонування та призначення коштів, поділяються на бюджетні та небюджетні

Бюджетні рахунки — рахунки, які відкриваються в органах Дер­жавного казначейства України для забезпечення казначейського об­слуговування державного та місцевих бюджетів. До них відносять такі.

1. Бюджетні рахунки для зарахування надходжень (рахунки за надходженнями) — рахунки для зарахування доходів бюджетів, над­ходжень в частині повернення до бюджетів бюджетних позичок, фі­нансової допомоги, наданої на поворотній основі, та кредитів, у тому числі залучених державою або під державні гарантії.

2. Бюджетні рахунки для операцій клієнтів з бюджетними ко­штами — рахунки для здійснення операцій за асигнуваннями, перед­баченими на виконання відповідних програм і заходів у державному та місцевих бюджетах, які відкриваються розпорядникам та одержу­вачам бюджетних коштів, відокремленим структурним підрозділам розпорядників бюджетних коштів і поділяються на:

- реєстраційні рахунки, які відкриваються розпорядникам бюд­жетних коштів, відокремленим структурним підрозділам роз­порядників бюджетних коштів за відповідними кодами бюд­жетної класифікації видатків та кредитування бюджету для обліку операцій з виконання загального фонду кошторисів;

• спеціальні реєстраційні рахунки, які відкриваються розпоряд­никам бюджетних коштів, відокремленим структурним підроз­ділам розпорядників бюджетних коштів за відповідними кодами бюджетної класифікації видатків та кредитування бюджету для обліку операцій з виконання спеціального фонду кошторисів;

• рахунки одержувачів бюджетних коштів, які відкриваються одержувачам бюджетних коштів за відповідними кодами бюд­жетної класифікації видатків та кредитування бюджету загаль­ного та/або спеціального фондів для обліку операцій з вико­нання плану використання бюджетних коштів;

• особові рахунки, які відкриваються розпорядникам коштів міс­цевих бюджетів за відповідними кодами бюджетної класифіка­ції видатків та кредитування бюджету для обліку руху коштів, виділених із загального та/або спеціального фондів місцевих бюджетів для розподілу між розпорядниками та одержувачами коштів місцевих бюджетів, а також відокремленими структур­ними підрозділами розпорядників коштів місцевих бюджетів.

Передбачено відкривати також рахунки, для здійснення загаль­нодержавних видатків, що відкриваються розпорядникам бюджет­них коштів та рахунки, за міжбюджетними трансфертами які відкри­ваються розпорядникам коштів місцевих бюджетів для обліку руху коштів загального та/або спеціального фондів місцевих бюджетів.

3. Інші бюджетні рахунки — рахунки, які відкриваються за від­повідними кодами бюджетної класифікації для здійснення операцій з обслуговування внутрішніх та зовнішніх боргових зобов’язань держа­ви та в інших випадках, визначених нормативно-правовими актами.

4. Рахунки для обліку операцій з фінансування бюджетів — ра­хунки, які відкриваються для обліку операцій з фінансування бюдже­тів, передбачених законом України про Державний бюджет України на відповідний рік.

Бюджетні рахунки відкриваються щорічно на початок нового бюджетного періоду відповідно до закону України про Державний бюджет України та рішень про місцеві бюджети на відповідний рік. У разі неприйняття або несвоєчасного прийняття закону України про Державний бюджет України на відповідний рік відкриваються рахун­ки попереднього бюджетного періоду. Спеціальні реєстраційні рахун­ки, на яких зберігаються залишки коштів для покриття відповідних витрат у наступному бюджетному періоді з урахуванням їх цільового призначення, відкриваються у наступному бюджетному періоді з пе­ренесенням невитрачених у попередньому періоді залишків коштів.

Небюджетні рахунки — рахунки, які відкриваються органами Державного казначейства України у випадках, передбачених законо­давчими та іншими нормативно-правовими актами, підприємствам, установам, організаціям за операціями, що не відносяться до опера­цій за виконанням бюджетів.

Підзвітна особа — це працівник установи, який отримав під звіт кошти для майбутніх видатків.

Видатки, пов’язані з відрядженням працівників бюджетних уста­нов, передбачається у кошторисі за КЕКВ 2150 «Видатки на відряд­ження». До цієї категорії належать видатки на оплату проїзду, добо­вих та видатків на проживання під час службових відряджень, оплату підйомних, відряджень на курси і у навчальні заклади, на сесії, се­мінари, наради і конференції, тобто, всі видатки на відрядження, що оплачуються за рахунок бюджетних коштів у випадках передбачених законодавством.

Підзвітна сума — кошти, видані працівникові установи на витра­ти, пов’язані зі службовим відрядженням та/або на адміністративно - господарські потреби.

Підзвітні суми видаються у вигляді авансу на такі цілі:

• господарські витрати;

• службові відрядження і наукові експедиції;

• на виплату зарплати та стипендій уповноваженим особам, якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна чи розрахунково-платіжна вимога не може бути повернена в касу довіреною особою по закінченні 3-х робочих днів.

• Для отримання коштів працівник складає авансовий звіт. Додаток 11

Витрати на відрядження бюджетної установи мають плановий ха­рактер, тобто здійснюються в межах і за рахунок коштів передбачених кошторисом по загальному та спеціальному фонду. Включаються до видатків лише при наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з основною діяльністю установи.

Готівкові кошти під звіт видаються працівникові лише за дозволом керівника при умові звітування за попередньо отриманими сумами.

Облік розрахунків з підзвітними особами ведеться на рахунку 362 «Розрахунки з підзвітними особами».

По дебету цього рахунку фіксуються суми, видані під звіт, а по кредиту — списання витрачених підзвітних сум чи внесення їх до каси. Цей рахунок активно-пасивний, а тому залишок визначається по кожній особі, а загальний — розгорнуто: по дебету і кредиту ра­хунку 362.

В балансі бюджетних установ дебетове сальдо показується у скла­ді оборотних активів, а кредитове — у складі зобов’язань установи.

Аналітичний облік розрахунків з підзвітними особами ведеть­ся по кожній окремій підзвітній особі в меморіальному ордері № 8. («Накопичувальна відомість по розрахунках з підзвітними особами» ф. № 386). В цій відомості перевірені звіти записуються позиційним способом по кожній підзвітній особі, що дає можливість визначити залишок заборгованості по кожній особі та в цілому по установі. Ви­датки відображають за КЕКВ. Окремі меморіальні ордери відкрива­ються по спеціальному і загальному фонду. Додаток 12.