Розділ 3 Облік Запасів

До запасів бюджетних установ відносять оборотні матеріальні активи, що належать установі і забезпечують її функціонування, ви­трачання яких планується здійснити на протязі року.

Матеріали надходять в установу безпосередньо від постачальни­ків, різних організацій та від підзвітних осіб.

Матеріальні цінності, що отримуються в склад установи від по­стачальників оприбутковуються на основі належне оформлених документів постачальників: накладних, товарно-транспортних нак­ладних, рахунків-фактур. Попередньо документи постачальника реє­струються в Журналі обліку вантажів, що надійшли і передаються в бухгалтерію. Бухгалтерія здійснює перевірку документів постачаль­ника і передає на склад для контролю при прийнятті вантажу.

Приймання матеріалів до установи здійснюється керівником відповідної установи. При цьому він перевіряє дані, що вказані в супроводжуючих документах та фактичною наявністю матеріалів, відповідність їх назвам, сортам, розмірам чи інших показників, що вказані в документах.

Використання запасів на протязі поточного бюджет­ного періоду не є обов’язковим — частина їх може бути перехідними залишками на наступний бюджетний рік з тим щоб забезпечити її ді­яльність на початку нового року. Використання запасів здійснюється тільки на передбачені статутними документами завдання або ж в про­цесі надання платних послуг, що заплановані та передбачені кошто­рисом установи.

У Почапівську сільську раду надходять наступні види запасів:

1. Малоцінні та швидкозношувані предмети — рахунок 22 «Мало­цінні та швидкозношувані предмети». Додаток 3

2. Матеріали та продукти харчування — рахунок 23 «Матеріали та продукти харчування». Додаток 4

У бухгалтерському обліку ці запаси відображаються за балансовою вартістю.

Балансова вартість — це вартість запасів по якій вони відобража­ються в балансі. В свою чергу балансова вартість буває:

• первісна;

• відновлювальна;

• справедлива.

Усі придбані запаси зараховуються за первісною вартістю. Вона визначається на рівні фактичної собівартості при­дбання чи виготовлення.

При придбанні запасів слід мати на увазі, що не всі витрати по придбанню включаються до собівартості придбаних запасів.

Так, відповідно до Інструкції № 125 не збільшують вартість за­пасів такі витрати:

• транспортні витрати, які списуються за тим кодом витрат, за яким вони передбачені в кошторисі (зарплата — по коду 2111, нарахування на зарплату — по коду 2120, транспортні послуги — по коду 2240, витрати на відрядження — по коду 2250 і т.д.);

• сума сплаченого податку на додану вартість. Ця сума списуєть­ся на витрати за кодом придбання. Таким чином сума ПДВ у всіх випадках не збільшує вартість придбаних запасів.

• До складу малоцінних та швидкозношуваних предметів бюджет­них установ відносять предмети, термін корисної експлуатації яких менше 1 року.

• Для обліку МШП, термін експлуатації яких менше року та вар­тість яких незначна призначений рахунок 22 «Малоцінні та швидко­зношувані предмети».

• Оприбуткування та вибуття МШП оформляється в загальному для запасів порядку з використанням зазначених вище первинних документів.

• МШП, як і інші види запасів підлягають по предметному обліку в складі , в місцях експлуатації та в бухгалтерії.

• МШП, що видаються в експлуатацію, закріплюються за матері­ально-відповідальною особою в місцях експлуатації

Інвентаризація запасів проводиться за місцях зберігання та по ма­теріально-відповідальних особах при обов’язковій їх присутності. В процесі підрахунку, переважування запасів, вони заносяться до інвента­ризаційного опису. На виявлені зіпсовані запаси чи непридатні до вико­ристання додатково складається акт в якому вказуються причини, сту­пінь та характер псування, а також винні особи, що допустили псування

Інвентаризація МШП проводиться шляхом огляду кожного предмета. На ті з них, що виявлені як непридатні до використання складається Акт на списання цих предметів, а в інвентаризаційний опис їх не включають.

За результатами інвентаризації складається «Інвентаризаційний опис інших необоротних матеріальних активів та запасів» (встанов­леної форми).

Після закінчення інвентаризації ці описи передаються в бухгал­терію для складання Порівняльної відомості та виявлення результа­тів інвентаризації.

Комісія за цими даними виявляє розбіжності шляхом звіряння даних обліку та фактичних залишків і складає свої заключення про виявлені нестачі та надлишки, вносить пропозиції по питаннях упо­рядкування зберігання та контролю за їх обліком та відпуском.

Свої висновки щодо результатів інвентаризації та пропозиції вона оформляє у протоколі. Протоколи інвентаризаційної комісії за­тверджує керівник установи не пізніше ніж через 10 днів після закін­чення інвентаризації. Додаток 5

Результати інвентаризації відображаються в обліку в тому місяці, в якому була проведена інвентаризація.

Виявлені під час інвентаризації розбіжності регулюються таким чином:

• надлишки підлягають оприбуткуванню за рахунок доходів по спеціальному фонду з подальшим виясненням причин їх виникнен­ня. При цьому складається «Довідка про надходження в натуральній формі» встановленої форми, яка надається в Держказначейство в мі­сяці оприбуткування надлишків.

• нестача матеріалів списується по придбаних у минулому році — відноситься на зменшення ре­зультатів виконання кошторису установи.

Відпуск продуктів на кухню оформляється документом Меню-вимога на отримання продуктів харчування типової форми. В ній записують витрачання продуктів за кожний день по їх назвах.

Для узагальнення даних про відпуск продуктів на підставі Меню-вимог складається Накопичувальна відомість по витрачанню про­дуктів харчування в якій на підставі даних меню щодня записується витрачання продуктів на протязі місяця по їх назвах та кількості. У встановлені терміни разом з меню-вимогою вона здаєть­ся в бухгалтерію. Додаток 6

В свою чергу в бухгалтерії на підставі накопичувальних відомос­тей З-12 складається меморіальний ордер № 12, який являє собою Зведення накопичувальних відомостей ф. З-12. В ньому записи відо­бражаються по витрачанню продуктів з кредиту рахунку 232 в дебет різних. Додаток 7