2. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

ОАО «Русьимпорт» Вх. № 354 12.06.2011

Реквизит документа – обязательный элемент оформления официального документа.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.

Данный реквизит имеет номер 29, и называется « Отметка о поступлении документа в организацию». Содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Схема расположения реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию" приведена ниже. (Рис. 1)

 

Рис. 1. Расположение реквизита "Отметка о поступлении документа в организацию" 20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись; 23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати; 26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе; 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29 - отметка о поступлении документа в организацию; 30 - идентификатор электронной копии документа

3. Исправьте ошибки в оформлении реквизитов:

а) ген.директор л.п. Краснов В.С.

Подпись – реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

а) В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). Словосочетание «Личная подпись» ставится под чертой и полностью.

б) о приглашении на выставку новых технологий, которая состоится 20.09.2011

Заголовок официального документа - это реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

В письмах заголовок оформляют под реквизитом «Ссылка на индекс и дату входящего документа».

Наименование организации Почтовый адрес Коммуникационные и коммерческие данные _____________ № ___________ На № ________ от __________

«О приглашении на выставку новых технологий»

в) Согласовано 12.04.05 ст.менеджер л.п. Круглов В.А.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф согласования (реквизит 23) документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

СОГЛАСОВАНО

старший менеджер ЗАО "Термика" Личная подпись      В.А. Круглов

12.04.2005 г.

4. Определите вид документа, опираясь на следующие фрагменты текста.

Текст 1

ПРЕДЛАГАЮ:

1. Утвердить проект аквапарка, представленный группой архитекторов во главе с Марковым А.С.

2. Начать подготовительные работы по строительству аквапарка; срок окончания – 30.04.2005 (отв. – ст.мастер Т.Д.Сибирев)

Распорядительный документ: Распоряжение. ГОСТ Р 6.30-97 указывает: "В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

Текст 2

08 октября 2011 года была проведена экспертиза качества поставленной продукции. В результате работы комиссии было установлено, что у поставленных медикаментов срок годности истек в марте 2011 года.

Информационно-справочный документ.

5. Исключите неверный вариант и обоснуйте свой выбор:

а) прием - первоначальная обработка - предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – отправка адресату;

б) письмо, телефонограмма, доверенность, постановление, протокол, акт.

а), т.к. это этапы обработки входящего документа.

6. Исходя из предложенной ситуации, определите соответствующий вид документа:

а) заседание кафедры; - ПРОТОКОЛ заседания кафедры

б) сообщение о направлении каких-либо документов, материальных ценностей; - Сопроводительное письмо;

в) документ, издаваемый в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией - ПРИКАЗ

7. Вставить ключевое слово в каком-либо понятии.

а) К документам по личному составу относятся: заявление; приказы по личному составу, трудовые книжки; личные карточки; личные дела.

б) Служебные письма, как правило, оформляются в 2-х экземплярах.

в) Сформированное дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

8. Заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: отметка об исполнителе, дата документа, резолюция, гриф утверждения документа.

Наименование реквизита	Виды документов, в которых оформляется реквизит	Расположение реквизита	Пример оформления реквизита
Отметка об исполнителе	письма, докладные, служебные записки, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, протокол, заявление	на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу	В.А. Жуков 924 45 67
Дата документа	приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, протокол, заявление	арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Дата документа относится к реквизитам, для которых на бланке проставляются отметки.	дату 5 июня 2012 г. следует оформлять 05.06.2012.
Резолюция	приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, протокол, заявление	Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте	Морозовой Н.В. Федосеевой Н.А. Прошу подготовить проект договора с ЗАО "Термика" к 05.04.2012 Личная подпись Дата
Гриф утверждения документа	приказы, распоряжения, письма, докладные, служебные записки, инструкция, положение, правила, регламент, план, отчет, протокол, заявление	При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки.	УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО "Термика" Личная подпись             А.Г. Цицин 15.04.2012