2.2 Кестелерді байланыстыру

Access реляцияық деректер базасын құруға мүмкіндіктер береді және осы кестелер бір-бірімен байланыса алады. Бұл өз кезегінде пішіндерден, санақтардан, кестелерде байланысқан деректерді автоматты түрде таңдауға мүмкіндік береді. Байланысты анықтағанда бір кестедегі кілт екінші кестедегі мәліметке нұсқау береді. Басқа кестедегі мәліметке сілтеуіші бар кілтті, сыртқы кілт деп атайды.

Кестелер арасындағы байланыстарды анықтау үшін келесі шарттар орыдалу керек:

• Байланыстырылатын кестелер міндетті түрде бірдей өлшемді және олардың бірдей типтес өрістері болуы керек. Бірақ сол өрістердің атаулары әр түрлі болуы керек;

• Екі кесте де Access-тің бір деректер базасында сақталуы керек.

Байланыс типтерін анықтағанда, өрісті дұрыс белгілеу керек және бұл белгілегеннен байланыс түрі де анықталады:

1. Бірге-бір байланысы тек байланыстырылып отырған өрістер кілттік болса ғана орындалады.

2. Бірдің көпке байланысы тек бір өріс кілттік болса ғана орындалады. Бұл кезде басты орында бастапқы кілті бар кесте болады. Ал қалған кестелер бағынышты кестелер болып саналады.

3. Көптің-көпке байланысы. Бірдің көпке байланысының екеуін көрсетеді және бұл үшінші кесте арқылы белгіленеді. Бұл жердегі кілттер басқа кестелердің сыртқы кілттері болады.

4. Егер кестелердің біреуінде де кілттік өріс анықталаған жағдайдаТип отношения өрісінде «Не определено» деген жазу пайда болады.

Схема данных деген терезесін ашып, Добавление таблицы деген терезеден, Таблицы деген пернені таңдап, Добавить деген бұйрықты орындаймыз. Схема данных терезесіне бұрын жасалған кестелерді орналастырыңыз. Бұл жерде тізім диалогтық терезеде көрінеді. Барлық кестелерді бірден қосуға болады. Ол үшін Shіft пернесін басып тұрып, 1-ші кестені және соңғы кестені белгілейміз.

Сурет 2 – Кестелерді байланыстыру

Байланысқан екі кестелер арасындағы мәліметтердің сәйкес үйлесімін қамтамасыз ететін механизм былай аталады: Мәліметтердің тұтастығын қолдау мәліметтердің тұтастығын қам-амасыз ету үшін, екі кесте арасындағы байланысты орнатканда, тұтастық шарттарын қамтамасыз ету жалаушасын белсенді ету керек. Мәліметтердің тұтастығын қамтамасыз ету жалаушасын енгізу бір кестеден жазбаларды жою жағдайларынан қорғануға мүмкіндік береді, олармен байланысқан басқа кестелердің мәлі-меттері байланыссыз қалады. Егер пайдаланушы тұтастықты қолдау механизмін іске қосса, бір уақытта байланыс түрін де көрсетуі тиіс. Бірді бірге (1:1) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқа өрістегі тек бір ғана мән сәйкес келеді; Бір көбіне (1:со) - бір кестедегі өрістің бір мәніне басқадағы бірнеше (бір немесе одан көп) мәндері сәйкес. Мәліметтер тұтастығы мынаны білдіреді:

1) бағыныңқы кестенің байланысқан өрісіне басты кестенің байланысқан орісінде бар мәндерді ғана енгізуге болады (мысалы, Тапсырыстар кестесіне Клиенттер кестесінде жоқ клиентгің коды бар жазбаны енгізуге болмайды);

2) басты кестеден бағыныңқы кестедегі өрістің бір мәні-мен де тура келетін байланысқан өрістің мәні бар жазбаны жоюға болмайды (мысалы, Клиенттер кестесінен Тапсырыстар кестесіндегі әлі жойылмаған клиенттің кодын жоюға болмайды). Бұл тыйымдарды бүзуға әрекет жасалса, MS Access қате жайлы хабар береді. Байланысңан өрістерді каскадты жаңарту мен байланысқан жазбаларды каскадты өшіру. Тұтастықты қолдау механизмін қосқанда мәліметтерді жаңғыртып, жетілдіру үшін жүйе мынадай процестерді іске қосуын талап ете аласыз:

- байланысқан өрістерді каскадты жаңарту;

- байланысқан жазбаларды каскадты өшіру;

Каскадты жаңарту басты кестедегі байланысқан мәндердің өзгеруі (мысалы, клиенттің коды) бағыныңқы кестенің байланысқан жазбаларында автоматты түрде көрсетіледі. Мысалы, егер сіз Клиенттер кестесінде 90 клиент кодын 97 кодқа ауыстырсаңыз, онда 90 клиент коды Тапсырыстар кестенің барлық жазбаларында 97 боп өзгереді. Басқаша айтсақ, онда ол осы клиенттің барлық тапсы-рыстарында ауыстырылады. Байланысқан жазбаларды каскадтық өшіру басты кестеден жазбаларды өшірген кезде (мысалы, 20 клиент коды бар жаз-бадан) бағыныңқы кестеден барлық жазбалар өшіріледі, олар-дағы байланысқан өрістердің мәні өшірілетін мәнмен (мәселен, 20 кодты клиенттер) тура келеді. Басқаша айтсақ, егер клиент-тердің сөздігінен қайсыбір клиентті алып тастаса, осы клиентгің барлық тапсырыстары өшіріледі. Осылайша, кестелер арасындағы реляциялық байланыс¬тарды құрудың мәні, бір жағынан, мәліметтерді қорғауда, екінші жағынан - бір кестені өзгерткенде бірнеше кестеге өзгеріс енгізуді автоматтандыруда. Содан кейін жұмыс істеу. Ірі кәсіпорында әрбір қызметкер жайлы мағлұматтары мол Кадрлар атты зор мәліметтер базасы бар делік. Нысанды ақпараттан басқа базада құпия, мәселен, еңбекақы жайлы мәліметтер болуы мүмкін. Барлық ақпарат базалық кестелерде сақталады.

Кадрлар мәліметтер базасымен кәсіпорынның әр түрлі бөлімшелері жұмыс істей алады және барлығына әр қилы мәлімет-тер керек. Кәсіпорынның қауіпсіздік қызметі білуге тиістінің бәрін бас дәрігер білуі тиіс емес және керісінше. Сондықтан пайдаланушылардың базалық кестелерге қолы жетуіне тыйым салынады. Мәліметтерге қол жетуі үшін басқадай, неғұрлым икемді және қолайлы құрал-сұраныстар бар. Бір кесте үшін әр түрлі көптеген сұраныстар жасауға болады, олардың әрқайсысы кестеден нақ сол сәтте қажетті ақпараттың бөлігін, шағын бөлігін алуына болады. Бухғалтерия қызметкерлерінің қызметкердің сырқаттануы себепті жыл бойында қанша күн жұмыста болмағандығын анықтауға мүмкіндік беретін сұраныстары болуы тиіс, бірақ оның сырқаттың немен ауырғандығын және қайда емделгендігін білетін сұраныстары болмауы тиіс, ал бас дәрігерде мұндай сұрау салу болуы керек. Жай кілттік байланыстарды келесі сыңарланған кесиеттері үшін орнатыңыз:

Бұл байланыстарды пайдалана отырып қоймадағы тауар туралы мәліметтерді көрсетуге болады.

Сурет 3 –Тауар жайлы мәлімет енгізілген кесте

Сурет 4 – Поставщик жайлы анықтама