Сортировка табличных данных, выбор по критерию, задание фильтров, получение итогов

Одним из способов организации данных на рабочем столе является представление данных в виде списка. Список рассматривают как таб­личную базу данных.

В первой строке такого списка находятся заголовки, а в последую­щих строках - данные. Строки называются записями, а столбцы - по­лями. Все строки списка должны содержать однородную информацию. В таблице не должно быть пустых строк и столбцов. Рекомендуется отделять список от других данных на рабочем листе пустой строкой. Размер списка ограничен размерами рабочего листа: не может быть более 256 полей и 65 536 записей.

Область на рабочем листе, где находится список, называется диа­пазоном базы данных. Область рабочего листа, в которую помещаются значения, полученные из списка при выполнении операций поиска и др., называют диапазоном извлеченных значений. Область рабочего листа, в которую помещают критерии поиска данных, называют диапа­зоном критериев.

Наиболее часто используемыми операциями над списками в Excel являются сортировка, поиск и фильтрация данных, получение итогов.

Сортировка табличных данных позволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю.

Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона, представленное на рис. 8.6.

В поле списка Сортировать по выбирается поле, по которому бу­дут отсортированы данные, и тип сортировки: по возрастанию - циф­ры сортируются по возрастанию, текст - в алфавитном порядке, логические выражения - ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА; по убыванию - сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут от­сортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключе­вом поле. В поле В последнюю очередь, по указывается поле, по кото­рому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются специальные кнопки. Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходи­мо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу строки с одинаковыми значе­ниями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение.

Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сорти­ровка, располагаются в конце сортируемого списка. Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Поиск и фильтрация данных позволяет выводить на экран и про­сматривать данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям (критериям).

Excel поддерживает несколько типов критериев поиска:

■ Поиск точного соответствия. Позволяет находить точные соот­ветствия данных. В критериях на основе сравнения можно исполь­зовать различные операции сравнения: =, >, >=, <, <=, <>. Математические вычисления и логические операции не используются. Данный критерий ориентирован преимущественно на работу с чи­словыми данными.

■ Поиск близкого соответствия с использованием образца. По­зволяет находить данные по соответствию некоторому шаблону Используются символы шаблона * и ?. Символ * заменяет любое количество любых символов, символ ? - один любой символ. Дан­ный критерий ориентирован на работу с текстом либо с числами отформатированными как текст.

■ Поиск соответствия с использованием множественного крите­рия с операциями И и ИЛИ. Позволяет объединить несколько ус­ловий с помощью логических операций И, ИЛИ.

При фильтрации временно скрываются строки, которые не требу­ется отображать. В отличие от сортировки, при фильтрации порядок записей в списке не изменяется.

Строки, отобранные при фильтрации в Excel, можно редактировать, форматировать и выводить на печать, а также создавать на их основе диаграммы, не изменяя порядок строк и не перемещая их.

Фильтрация данных может выполняться с помощью:

■ автофильтра;

■ расширенного фильтра.

Средство автофильтрации или Автофильтр позволяет произвести фильтрацию данных в списке по заданным критериям. Выходнные данные отображаются в области самого списка.

Для того чтобы применить средство автофильтрации, следует:

1. Выделить область списка.

2. Выполнить команду Данные - Фильтр - Дополнительно.

3. После выполнения команды список будет преобразован следую­щим образом: изменится вид верхней строки списка - в каждом за­головке появится кнопка раскрывающегося списка.

4. Для того чтобы задать условие фильтрации поля со списком, сле­дует открыть раскрывающийся список в заголовке поля и выбрать необходимый способ фильтрации.

Автофильтр позволяет задать несколько вариантов условия |- фильтрации по полю:

• Все - фильтрация по полю отключена, выводятся все записи.

• Первые 10 - отбор заданного числа (по умолчанию 10) первых или последних записей.

• Условие - вывод на экран записей по условию, заданному в диалоговом окне Пользовательский Автофильтр.

• Можно выбирать Точное значение - вывод на экран записей, поля которых в точности совпадают с выбранным значением.

С помощью команды Расширенный фильтр можно фильтровать список так же, как и с помощью команды Автофильтр, но при этом не отображаются раскрывающиеся списки столбцов. Вместо этого в отдельном диапазоне критериев списка вводится условие, в соответствии с которым требуется произвести фильтрацию.

Диапазон условий позволяет произвести фильтрацию при более сложных условиях отбора:

• условиях (соединенных логическим оператором ИЛИ) для несколь­ких столбцов;

• |трех и более условиях для конкретного столбца;

• вычисляемых условиях.

Для того, чтобы применить средство расширенного фильтра, нужно:

1. Выделить область списка.

2. Выполнить команду Данные - Фильтр - Расширенный фильтр.

3. Диалоговое окно Расширенный фильтр заполнить следующим образом:

• в группе Обработка определить, будет ли фильтрация списка выполняться на том же месте или результат будет помещен в другое место рабочего листа;

• в поле Исходный диапазон указать интервал ячеек, содержа­щий область списка;

• в поле Диапазон условий указать интервал ячеек, содержащий область критериев. Удобнее всего диапазон критериев распо­лагать над списком. Диапазон критериев должен состоять, по крайней мере, из двух строк: в верхней строке указываются имена полей, в последующих строках - условия отбора;

• в поле Поместить результат в диапазон задать интервал яче­ек, где предполагается разместить отфильтрованные записи;

• для того чтобы повторяющие строки списка в области выход­ного документа не отображались, следует установить пере­ключатель Только уникальные записи.

Получение итогов. Для получения различной итоговой информа­ции используют средство автоматического получения итогов. Для того чтобы применить средство получения итогов, следует:

1. Отсортировать список по столбцу, для которого необходимо вы­числить итоги.

2. Выделить область списка.

3. Выполнить команду Данные - Итоги.

4. Заполнить открывшееся диалоговое окно Промежуточные итоги следующим образом:

■ из списка При каждом изменении в выбрать столбец (по нему проводилась сортировка), по которому необходимо подвести итоги;

■ из списка Операция выбрать функцию, нужную для вычисле­ния итогов. Для подведения итогов автоматически могут быть вычислены следующие функции: Сумма, Количество значе­ний, Среднее, Максимум, Минимум, Произведение, Количест­во чисел, Смещенное отклонение, Несмещенное отклоне­ние, Смещенная дисперсия, Несмещенная дисперсия;

■ из списка Добавить итоги по указать, по какому (каким) полю (полям) следует подводить итоги;

■ установка флажка Заменить текущие итоги приведет к тому, что итоги, полученные ранее, будут заменены новыми. Если флажок сброшен, то каждый раз к предыдущим итогам будут добавляться новые;

■ установка флажка Конец страницы между группами приведет к тому, что каждая группа строк будет располагаться на от­дельной странице;

■ если установить флажок Итоги под данными, то итоги будут располагаться под данными, а если флажок сброшен - то над данными.

Чтобы убрать все итоги, используется кнопка Убрать все.

Порядок выполнения задания

1. Запустите программу Excel и создайте электронную таблицу: