Заключение

В данной работе изучена и проанализирована эффективность документооборота в службе управления персоналом. В результате исследования анализ показал, что эффективное использование документооборота как в службе управления персоналом, так и во всей организации благотворно влияет на развитие данного предприятия. Поставленные цели достигнуты, обозначенные задачи решены.

В современных условиях важной областью является документационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке документации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача документации о положении и деятельности службы управления персоналом на высший уровень управления ООО «Экстра» и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями предприятия осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Среди задач, решаемых кадровой службой ООО «Экстра», наиболее сложной является организация и управление развитием персонала и его документированием.

Сложной является эта задача, так как характеристика персонала предприятия вывила недостаточность квалификации и работы персонала, а именно: кадры ООО «Экстра» характеризуются:

1) Консервативностью работающего персонала. Средний возраст работников составляет 30 лет, при этом 40 % человек работают на предприятии больше 10 лет, 43,4% - 5 лет. Это говорит о том, что большинство работают на заводе давно, у них сложились свои взгляды и принципы, преломить которые очень сложно.

2) Отсутствием знаний и опыта работы в новых условиях у менеджеров предприятия.

С высшим образованием работает 7 чел(3%), 44 со среднетехническим(24%) и 72% со среднеспециальным. Многие руководящие работники работают на предприятии много лет, занимая свою должность не имея образования (гл. бухгалтер, гл. энергетик, администратор, продавцы и т.д.). Это говорит о качестве работающего персонала и качестве руководящего состава. Среди рабочих растет потребность в работниках более высокой квалификации (особенно продавцов), т.к. основу составляют работники 2 и 3 разряда.

3). Чувствуется потребность в новых квалифицированных кадрах, имеющих специальное образование. Среди технического персонала наибольшая потребность на сегодня в инженере экономисте; гл. механике; гл. энергетике; администраторе; продавцах; кассирах; рабочих. Таким образом, потребность в кадрах 40 % персонала. В данный момент требует замены администратор и старший продавец смены (замены нет). В целом, совсем не удовлетворяет руководство 2% специалистов. Работы по выдвижению резерва нет как таковой, т.к. среди самих работников лишь единицы имеют образование, а набирать со стороны некого. На сегодняшний день имеется резерв старшего мастера, гл. бухгалтера (их заместители).

4). Не понимание роли образования и подготовки персонала.

Отдел кадров на предприятии представлен инспектором отдела кадров (1 человек), который занимается ведением документации: по приему, увольнению кадров, передвижению кадров, а также он выполняет все функции секретаря: ведет, оформляет, регистрирует и т.д. всю внешнюю и внутреннюю документацию.

Рабочий день инспектора отдела кадров в среднем составляет 10 часов, из них работа непосредственно с кадрами в среднем 15-30 мин, т.е. около 2 %. Остальное время уходит на печатание документов (50%), получение и отправка документов факсом (10 %), ответы на телефонные звонки (20 %), обед и отдых в среднем составляют 7%.

Работы по подбору персонала, по аттестации руководителей и специалистов не проводится. Обучение является периодическим (выставки, семинары), внутренним обучением можно назвать лишь приобретение навыков продавцами и самостоятельное изучение литературы главными специалистами.

В ходе нашего исследования работникам ООО «Экстра» предлагалось ответить на вопрос: «Существует ли документооборот в службе управления персоналом?». На данный вопрос мнения распределились следующим образом: 97,8% респондентов ответили, что документооборот в службе управления персоналом существует и лишь 2,2% опрошенных не знают об этом.

Так же был предоставлен вопрос о необходимости документооборота в данной службе, мнения сошлись воедино, все опрошенные респонденты утверждают, что документооборот в службе управления персоналом необходим документооборот

В настоящее время наличие успешно действующей системы делопроизводства и документооборота говорит о благополучии данного предприятия и его руководства. Это означает полную управляемость подчинённых руководству аппарата, их компетентность, солидарность и дисциплинированность.

Также пришли к выводу, что оперативность и надежность управления документооборота связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями ООО «Экстра» и исполнителями, конкретное и оперативное руководство.