Требования к бланкам документов

Документы изготавливают на бланках.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм - левое;

10 мм - правое;

20 мм - верхнее;

20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой (приложение 1) и продольный (приложение 2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Ситуации для практической работы №3.

Легенда.

Управление Пенсионного фонда Российской Федерации

Отделение по Омской области

644043, г. Омск, ул. Чапаева, 71/1,

телефон: (3812) 24-11-70, факс (3812) 24-11-11.

официальный сайт ПФР (http://www.pfrf.ru).

Структура управления:

Тодоров Сергей Николаевич управляющий отделением,

Смигасевич Наталия Васильевна заместитель управляющего по юридическому консультированию, начальник юридического отдела,

Ильин Игорь Борисович заместитель управляющего по финансовому обеспечению отделению, главный бухгалтер,

Малахов Владимир Матвеевич заместитель управляющего, начальник отдела организации выплаты пенсии,

Ступичева Ольга Ивановна заместитель управляющего по кадровой политике, начальник отдела кадров,

Думлер Татьяна Аркадьевна заместитель управляющего начальник отдела по работе с обращениями граждан, застрахованных лиц, организаций и страхователей,

Иванова Анна Петровна - секретарь-референт,

Петров Николай Петрович - архивариус.

Ситуация №1

В связи с неоднократными нарушениями сроков исполнения поставленных на контроль документов, допущенными работниками, управляющий отделением издал приказ 16.08.2012 за № 142 о мерах по повышению исполнительской дисциплины.

Управляющий отделением в срок до 01.09.2012. поручил подготовить секретарю-референту предложения по совершенствованию работы с входящей корреспонденцией, повышению уровня исполнительской дисциплины и переработке раздела «Контроль исполнения документов» Инструкции по делопроизводству.

Начальнику отдела кадров в срок не позднее чем за два месяца до введения изменений в технологии работы с документами уведомить работников УПРФ Отделения по Омской области в письменной форме о внесении изменений в трудовые договоры и должностные инструкции специалистов организации в связи с совершенствованием технологии обработки входящих документов и усилением ответственности за нарушение сроков исполнения поступающей корреспонденции.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника юридического отдела, который вместе с главным бухгалтером согласовал проект приказа.

Ситуация №2

Управляющий отделением издал приказ о назначении Ивановой Анны Петровны - секретаря-референта, ответственной за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек от 19.06.10г. за № 48.

Приказ был издан в соответствии с п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225 и должностной инструкции секретаря руководителя, в котором ответственным за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается Иванова Анна Петровна - секретарь-референт с 01.07.09г., а при ее отсутствии назначается Петров Николай Петрович – архивариус. Приказ согласован с заместителем управляющего по юридическому консультированию, начальником юридического отдела, заместителем управляющего по финансовому обеспечению отделению, главным бухгалтером.

Ситуация №3

С целью планомерного использования в 2013 году целевого фонда выплаты пенсий директор 18.12.12г. издал приказ за № 186 об использовании в 2013 г. целевого фонда выплаты пенсий, где начальнику отдела организации выплаты пенсии к 25.12.2012г. необходимо предоставить обоснованные данные о переходящих на 2013 г. остатках и размере целевого фонда выплаты пенсий. Предложения об использовании фонда выплаты пенсий к 28.12.2012г. предоставить главному бухгалтеру.

Контроль за исполнением приказа возложен на заместителя управляющего по юридическому консультированию, начальника юридического отдела.

Ситуация №4

На основании постановления правительства Омской области от 28.08.2012г. №86 «О проведении в ноябре 2013 г. форума социальных услуг» управляющий отделением издал приказ от 10.09.2012г. № 14 «О подготовке к выставке». Главному художнику было поручено подготовить и представить на утверждение до 01.10.2012г. перечень оборудования, необходимого для монтажа и художественного оформления выставки.

До 15.10.2012г. заместителю управляющего по финансовому обеспечению отделению разработать и представить на утверждение смету затрат на подготовку и проведение выставки.

Главный бухгалтер должен обеспечить оплату работ, приобретение оборудования и материалов, а также выплату гонораров творческим работникам по заключенным трудовым договорам.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя управляющего по юридическому консультированию. Проект приказа согласовал заместитель управляющего по кадровой политике.

Ситуация №5

Управляющий отделением издал приказ от 01.02.12г. за № 49 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству» в связи с переходом на автоматизированную технологию. Этим приказом утвердили Инструкцию по делопроизводству и ввели ее в действие с 01.03.12г., признали утратившей силу ранее действовавшую в организации Инструкцию по делопроизводству от 28.07.98.

До 25.02.12г. секретарю-референту обеспечить тиражирование и передачу Инструкции в структурные подразделения организации.

Руководители структурных подразделений организации должны обеспечить постоянное выполнение требований Инструкции по делопроизводству всеми сотрудниками, связанными с обработкой документов.

Постоянно оказывать методическую помощь, сотрудникам организации по вопросам применения новой Инструкции по делопроизводству поручено секретарю-референту.

Контроль за исполнением приказа возложена на начальника юридического отдела. Проект приказа согласован с начальником отдела кадров.

Ситуация №6

Управляющий отделением издал приказ от 16.05.12г. № 115 «Об организации режима безопасности» в связи с производственной необходимостью.

Было поручено к 25.05.2012г. начальнику отдела кадров подготовить предложения об обеспечении режима безопасности.

Начальникам отделов предписано представить начальнику отдела кадров предложения об обеспечении режима безопасности к 23.05.2012г.

Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя управляющего по юридическому консультированию. Проект приказа был завизирован на заместителя управляющего, начальника отдела по работе с обращениями граждан.

Ситуация №7

Управляющий отделением 20.06.2012г. издал приказ за № 63 «О внесении изменений в должностные инструкции».

В связи с выявленными недостатками в распределении должностных обязанностей между работниками отделения, отраженными в докладных записках начальника отдела кадров от 15.03.12г. № 8, 11.04.12г. № 17 и 27.04.12г. № 23, а также в акте проверки работы от 22.05.12г. № 4 управляющий отделением дал указания внести следующие изменения в должностные инструкции работников:

Исключить из раздела 3 должностной инструкции секретаря-референта пункт 3.9 «Ведение контроля исполнения документов».

Внести в раздел 3 должностной инструкции секретаря дополнительный пункт 3.15 «Ведение контроля исполнения документов».

С 21.08.12г ввести в действие указанные в пункте 1 настоящего приказа изменения. До 27.06.2012г. начальнику отдела кадров поручено ознакомить с приказом руководителей всех структурных подразделений организации.

Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров, который с главным бухгалтером согласовали проект приказа.

Ситуация №8

В связи со значительным изменением законодательства, регламентирующего условия государственной службы, в Управлении отделением по Омской области в 2009 г. существенно изменились условия работы государственных служащих. В текущем году управлением отделением вынуждено провести ряд организационных и технологических изменений (перечень изменений прилагается), в связи с чем будут внесены изменения в Положение об оплате труда (раздел «Доплаты, надбавки, поощрительные выплаты») и, в частности, уменьшены некоторые дополнительные выплаты работникам, которые были предусмотрены локальными нормативными актами. В соответствии с названными причинами от 28.01.2012г. за № 11 управляющий отделением издал приказ «О дополнительном оплачиваемом отпуске за ненормированный рабочий день»

С 05.04.2012г. изменить продолжительность предоставляемого секретарю-референту дополнительного оплачиваемого отпуска за ненормированный рабочий день: предоставлять дополнительный отпуск продолжительностью три календарных дня вместо ранее установленных семи календарных дней, четыре из которых оплачивались за счет средств отделения.

До 29.01.2012г. начальнику отдела кадров поручено подготовить соответствующее уведомление и довести его до секретаря-референта.

Проект приказа согласовали с главным бухгалтером и начальником юридического отдела.

Ситуация №9

Управляющий отделением 27.11.2012г. за № 36 издал приказ «О подготовке графика отпусков на 2013 год» в соответствии с установленным ст. 123 Трудового кодекса РФ порядком утверждения графика отпусков.

Руководителям структурных подразделений до 03.12.2012г. поручено представить предложения к графику отпусков.

Начальнику отдела кадров к 10.12.2012г. составить проект графика отпусков. При составлении графика отпусков учесть требования трудового законодательства о порядке предоставления отпусков отдельным категориям работников. Ответственный - начальник отдела кадров.

Ознакомить работников организации с графиком отпусков после утверждения документа управляющего отделением. Ответственный  специалист отдела кадров, срок  до 25.12.2012.

Отделу кадров руководствоваться утвержденным графиком отпусков при предоставлении отпусков работникам организации. Ответственный начальник отдела кадров, срок  в течение 2013 года. Проект приказа согласовали с начальником отдела кадров и начальником юридического отдела.

Ситуация № 10

В целях совершенствования работы с документами и обеспечения их сохранности управляющий отделением издал приказ от 27.11.2012г. № 56 «О введении Инструкции по делопроизводству». С 10.01.13г. он утвердил Инструкции по делопроизводству, которая прилагается к приказу и ввел в действие.

С целью разъяснения применения Инструкции по делопроизводству секретарю-референту предписано провести совещание с руководителями структурных подразделений до 30.12.2012г.

Архивариусу необходимо обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству до 25.12.12. для руководителей структурных подразделений.

Контроль за исполнением приказа возложил на начальника отдела кадров. Приказ согласовал начальник юридического отдела.