2. Робота з таблицями в Access.

2.1. Робота з вікном бд. Створення бд

Під базою даних в Access ми розуміємо сукупність чотирьох основних типів об'єктів: таблиць, запитів, форм та звітів. В простих базах даних використовується одна таблиця, а в більш складних їх може бути декілька. Між таблицями, як правило, встановлюють певні реляційні зв'язки.

Access зберігає базу даних в файлах з розширенням *.mdb, куди одночасно входять всі чотири типи об'єктів: таблиці, запити, форми і звіти. Перед тим, як створювати таблицю, потрібно створити саму БД, в якій будуть зберігатись таблиці й інші об'єкти Access.

При завантаженні Access з'являється діалогове вікно (мал. 11.4), в якому можна вибрати:

• B lank Database (Новая база данных) - створити нову базу даних;

• Database Wizard (Запуск мастера) - завантажити майстер створення нової БД;

• Open as Existing Database (Открыть базу данных) - відкрити файл раніше створеної БД. При цьому у списку, в нижній частині вікна, можна вибрати один із файлів БД, з якими користувач працював останнім часом. Якщо потрібного файлу в списку немає, то необхідно вибрати More Files... (Другие файлы...). При цьому відкривається стандартне для Windows-програм вікно Open (Открыть), де потрібно вибрати відповідний файл.

Якщо в початковому вікні завантаження Access натиснути командну кнопку Cancel (Отмена), то відкриється головне вікно Access, де можна відкрити файл БД або створити нову БД за допомогою головного меню програми.

Для створення БД, потрібно в пункті меню File (Файл) вибрати команду New Database (Создать базу данных). Можна також скористатись комбінацією клавіш Ctrl+N. В будь-якому випадку відкриється вікно New (Создать) з двох закладок, де слід вибрати шаблон БД.

Якщо потрібно відкрити файл БД, то в пункті меню File (Файл) необхідно вибрати команду Open Database (Открыть базу даних). Можна також скористатись комбінацією клавіш Ctrl+O. В будь-якому випадку відкриється стандартне для Windows-програм вікно Open (Открыть), де потрібно вибрати файл БД.

П ісля того, як база даних буде відкрита, або створена нова БД, з'явиться вікно бази даних (мал.11.5). Воно складається з шести закладок, в якому представлені об'єкти з яких складається БД (в новій БД списки будуть порожні). За замовчуванням активною стає закладка Tables (Таблицы), в якій представлені всі таблиці бази даних. Крім цього у вікні є закладки Queries (Запросы) - запити до БД, Forms (Формы) - форми (спеціальні бланки, на кожному з яких відображається по одному запису). Reports (Отчеты) - звіти, Macros (Макросы) - макроси та Modules (Модули) - модулі.

При роботі з Access вікно бази даних може перекриватись іншими вікнами програми. Для швидкого переходу до вікна бази даних потрібно натиснути клавішу F11 або комбінацію клавіш Alt+F1.

Для того, щоб відкрити об'єкт будь-якої закладки, потрібно відмітити його у вікні і натиснути командну кнопку Open (Открыть) або двічі на сам об'єкт. Якщо потрібно створити новий об'єкт, то необхідно натиснути на кнопку New (Создать). Кнопка Design (Конструктор) використовується для зміни структури існуючого об'єкту.

Вікно бази даних можна використовувати не лише для того, щоб побачити які об'єкти входять в БД або щоб перейти до одного з них, але це вікно дає значні можливості для роботи з об'єктами. Наприклад, для друку даних, які знаходяться в будь-якій таблиці, потрібно вибрати закладку Tables (Таблицы), а тоді викликати контекстне меню на назві відповідної таблиці і вибрати команду Print (Печать).

Якщо користувач часто використовує один із об'єктів БД (наприклад таблицю БД), то, для спрощення доступу до нього потрібно викликати його контекстне меню і вибрати команду Create Shortcut (Создать ярлык). Відкривається вікно, де вказано шлях до файлу БД. В даному вікні потрібно натиснути кнопку ОК. В результаті цих операцій на робочому столі Windows з'явиться ярлик об'єкту.