6. Учет командировочных расходов в иностранной валюте

Организации могут получать в уполномоченных банках наличную иностранную валюту только для оплаты командировочных расходов. Порядок выдачи наличной иностранной валюты установлен Федеральный закон от 10 декабря 2003 г. № 173-ФЗ "О валютном регулировании и валютном контроле" (с изм. и доп. от 29 июня 2004 г.). Статья 11.

Согласно данного федерального закона № 173-ФЗ определено, что организации могут покупать наличную иностранную валюту за рубли только через уполномоченные банки в безналичном порядке. Покупка наличной иностранной валюты (через обменные пункты) для оплаты командировочных расходов запрещена.

Для снятия наличной иностранной валюты с валютных счетов организация должна представить в банк заявку. Заявка оформляется на основании:

- приказа об установлении нормы суточных;

- приказа о командировании работников организации в служебную командировку за пределы Российской Федерации.

Наличная иностранная валюта выдается банком не ранее чем за 10 рабочих дней до даты убытия командируемых лиц. Одновременно банк выдает справки по форме N 0406007 на имя каждого командируемого лица. Эти справки являются основанием для вывоза из Российской Федерации наличной иностранной валюты.

Организации обязаны хранить полученные справки в кассе. Для их учета ведется отдельный журнал учета справок по форме № 0406007.

По окончании служебной командировки подотчетное лицо обязано представить в организацию авансовый отчет в течение 10 календарных дней. В свою очередь организация представляет в уполномоченный банк отчет о расходовании наличной иностранной валюты.

В случае перерасхода валюты банк может запросить авансовый отчет командируемого лица и документы, подтверждающие расходы за пределами Российской Федерации.

Задолженность перед командируемым лицом организация погашает следующим образом:

- путем перевода иностранной валюты с валютного счета организации на валютный счет командируемого лица в уполномоченном банке;

- путем выдачи задолженности в наличной иностранной валюте;

- путем выдачи эквивалента задолженности в рублях, исчисленного по курсу, установленному Центральным банком РФ на дату погашения задолженности.

Подотчетные суммы наличной иностранной валюты, не использованные во время служебной командировки, возвращаются в кассу и сдаются в банк в течение 10 рабочих дней с момента их поступления в кассу.

Если же по каким-либо причинам командировка не состоялась, то полученная ранее наличная иностранная валюта, а также справки по форме № 0406007 возвращаются из кассы в уполномоченный банк в течение пяти рабочих дней с даты предполагавшегося убытия командируемого лица в служебную командировку.

На практике организации нередко выдают аванс на командировочные расходы за пределами Российской Федерации в рублях. По прибытии подотчетное лицо представляет отчет в иностранной валюте. Это свидетельствует о том, что работник организации фактически покупает иностранную валюту в наличной форме (через обменный пункт). Проведение таких операций запрещено.

Поэтому на организацию может быть наложен штраф в соответствии с пунктом 4 статьи 15.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях (вступил в силу с 1 июля 2002 года). Сумма штрафа, установленного этой статьей, составляет от 400 до 500 минимальных окладов.

Оформление первичных документов

Чтобы направить сотрудника в командировку, необходимо составить:

• приказ о командировании сотрудника или группы сотрудников организации (формы Т-9, Т-9а);

• служебное задание (форма Т-10а);

• командировочное удостоверение (форма Т-10).

Формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты".

Правда, при направлении работника в командировку в страны дальнего зарубежья вместо командировочного удостоверения, в котором фиксируется срок нахождения сотрудника в командировке, можно оформить копию с его заграничного паспорта с отметками таможни о датах фактического выезда и въезда в Российскую Федерацию.

По прибытии из командировки работник обязан представить авансовый отчет. К авансовому отчету в подтверждение произведенных расходов предъявляются также:

• отчет о выполнении служебного задания (форма Т-10а);

• билеты;

• счет из гостиницы за проживание;

• другие документы.

Если какие-либо из представленных документов составлены на иностранном языке, то такие документы должны иметь построчный перевод. Это требование содержится в пункте 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29 июля 1998 г. N 34н.

Переводом документов занимаются нотариальные конторы. Плата, взимаемая ими, в бухгалтерском учете относится к расходам по обычным видам деятельности. В налоговом учете указанные затраты учитываются как прочие расходы по производству и реализации и уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Выплата суточных

Перед командировкой работникам выдают суточные. Порядок выдачи суточных при направлении работников в загранкомандировки в настоящее время регулируется постановлением Минтруда РФ от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ и письмом Минфина РФ от 16 декабря 1993 г. № 11-02-49.

В соответствии с этими документами работникам суточные выплачиваются за каждый день пребывания в командировке. При этом за день выезда из Российской Федерации суточные выплачиваются в валюте страны, в которую сотрудник направляется, а в день въезда – в рублях.

Если работник, направляемый в краткосрочную командировку за границу, обеспечивается иностранной валютой на личные расходы за счет принимающей стороны, то выплата суточных не производится. Если принимающая сторона предоставляет за свой счет питание, то суточные выплачиваются в размере 30 процентов от установленной нормы.

В случае выезда в командировку за границу и возвращения в Россию из-за границы в тот же день суточные в иностранной валюте выплачиваются работникам в размере 50 процентов установленной нормы.

Нормы суточных для целей бухгалтерского учета устанавливаются приказом организации. В налоговом учете суточные отражаются только в пределах норм, установленных постановлением Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93 "Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных и полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией".

Кроме этого, с суточных, превышающих установленные постановлением Правительства РФ нормы, необходимо удержать налог на доход физических лиц (пункт 3 статьи 217 НК РФ).

В соответствии с этим Перечнем страховые взносы не начисляются на суточные в пределах норм. Поэтому, следуя Перечню, со сверхнормативных расходов необходимо начислить взносы.

Расходы по найму жилого помещения

В бухгалтерском учете эти расходы принимаются в сумме фактически произведенных затрат.

В налоговом учете эти расходы также не подлежат нормированию (с 1 января 2002 года). При этом в соответствии с подпунктом 12 пункта 1 статьи 264 НК РФ на расходы относится также оплата дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах, ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами.

Таким образом, если в счете гостиницы отдельно выделена плата за завтрак в номере или за пользование баром, то сумма расходов за проживание в налоговом учете должна быть уменьшена на эти затраты. Указанные затраты покрываются за счет выданных работнику суточных.

Оплата проезда

Расходы на проезд принимаются в сумме фактических затрат как в бухгалтерском, так и налоговом учете, если они документально подтверждены. Кроме этого к расходам на проезд относятся аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта и иные аналогичные сборы и платежи.

Телефонные переговоры

В бухгалтерском и налоговом учете расходы на услуги связи принимаются в сумме фактических затрат, если они подтверждены документально.

Таким образом, если работник оплатил дополнительно счет гостиницы за пользование телефоном, а распечатки с указанием номеров абонентов не представил, то следует считать, что указанные расходы были оплачены работником за счет суточных.

Представительские расходы

В настоящее время законодательством предусмотрено, что наличная иностранная валюта может быть выдана только на оплату командировочных расходов. Поэтому представительские расходы в наличной иностранной валюте ни в бухгалтерском, ни в налоговом учете не отражаются.

Пример 1.

Директор Сарапульского ПАТО был командирован в Грузию для заключения договора на оказание услуг сроком на 4 дня. Согласно постановлению Правительства, норма суточных при направлении работников в Грузию составляет 45 долларов США.

Приказом по организации было установлено выдать директору:

• суточные в рублях в размере 100 руб. в день;

• суточные в иностранной валюте в размере 100 долларов в день;

• иностранную валюту на оплату гостиницы - 60 долларов в день.

Курс доллара США, установленный ЦБРФ, был:

На день выдачи командировочных 27 руб. за дол

На день утверждения авансового отчета 28 руб. за дол

Стоимость авиабилетов была оплачена в безналичном порядке.

В бухгалтерском учете были отражены следующие записи:

(1) Д-т 71 субсчет "Расчеты в рублях" К-т 50- 100,00 руб. - выданы суточные в рублях;

(2) Д-т 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" К-т 50 - 8 100,00 руб. - выданы суточные в иностранной валюте (100 USD х 3 дня х 27 руб. / USD);

(3) Д-т 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" К-т 50 - 4 860,00 руб. - выдана иностранная валюта на оплату проживания (60 USD х 3 дня х 27 руб. / USD);

(4) Д-т 76 К-т 51- 5 860,00 руб. - перечислено за авиабилеты.

По возвращении из командировки директор передал авиабилеты и представил следующие документы:

• командировочное удостоверение;

• отчет о командировке;

• авансовый отчет с приложением счета из гостиницы на сумму 332 грузинских лари.

Авансовый отчет был утвержден 1 июня. В бухгалтерском учете были сделаны следующие записи:

(1) Д-т 26 К-т 71 – 5 860,00 руб. – отнесена на расходы стоимость авиабилетов;

(2) Д-т 26 К-т 71 субсчет "Расчеты в рублях" – 100,00 руб. – отражены суточные в рублях;

(3) Д-т 26 К-т 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" – 8 400,00 руб. - отражены суточные в иностранной валюте (100 USD х 3 дня х 28 руб. / USD);

(4) Д-т 26 К-т 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте"- 4 050,00 руб. (150 х 28 руб. / USD) - отражены расходы на гостиницу (332 грузинских лари х 14,16 руб. / 28 руб. / USD);

(5) Д-т 50 К-т 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте"- 840,00 руб. - возвращена в кассу неиспользованная иностранная валюта (30 USD х 28 руб. / USD);

(6) Д-т 71 субсчет "Расчеты в иностранной валюте" К-т 91- 480 руб. – отражена курсовая разница (480 USD х (28 – 27).

При заполнении налоговых регистров расходы на командировку отражаются в следующих суммах:

• расходы на суточные в рублях – 100,00 руб.;

• расходы на суточные в иностранной валюте 45 USD х 3 дня х 28 руб. / USD = 3 780 руб.

• расходы на проживание - 150 USD х 28 руб. / USD = 4 200,00 руб.

• расходы на авиабилеты - 5 860 руб.