7.2.1 Правила оформления текстовых документов

Правила оформления текстовых документов рассмотрим на примере выполнения пояснительной записки (ПЗ) к учебному проекту.

Содержание ПЗ оформляется на заглавном листе (первом после задания на курсовую работу) с размерами основной надписи по форме 2, а при необходимости и на последующих листах записки, по форме 2а, которые приведены в хрестоматии на Рис.4 и 5

И ндивидуальный шифр работы указывается на титульном листе и в графе 2 основной надписи и заполняется по правилам, указанным на рисунке 55.

Рисунок 55. Правила заполнения индивидуального шифра работы.

Слово «Содержание» записывается в виде заголовка, симметрично тексту, прописными (заглавными буквами). Текст записки пишут рукописным способом тушью, чернилами или пастой черного цвета. Желательно применение основного чер­тежного шрифта с наклоном согласно ЕСКД, но допускаются и отклонения от него при условии четкого написания строчных букв и цифр высотой не менее 2,5 мм. Высота прописных букв должна быть не менее 3,5 мм. Разрешается набирать текст ПЗ на персональном компьютере (ПК) с использованием шрифтов черного цвета с полуторным интервалом, которые удовлетворяют приведенным выше рекомендациям. Размер шрифта основного текста принимается 14пт, размер шрифта заголовков - 18пт.

Не допускаются различного рода украшения текста изменением шрифта, подчеркиванием слов, фраз, наименований или элементов рубрикации, применением разноцветных букв, линий и т.п.

В случае необходимости привести в тексте надписи, предусматриваемые у элементов управления проектируемого изделия, их пи­шут без наклона - шрифтом большего размера.

Пояснительная записка делится на разделы и подразделы, которые могут быть разбиты на пункты и подпункты. Система заголовков (рубрикация) должна быть выдержана в соответствии с требованиями ЕСКД.

Разделы последовательно нумеруют арабскими цифрами с точкой в пределах всей записки.

Подразделам присваивают порядковые номера в пределах одного раздела. Цифровое обозначение подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце обозначения также ставится точка.

Номер пункта состоит из номеров раздела, подраздела и пункта, разделенных точками. Нумерация пунктов производится в пределах подразделов. В конце обозначения пункта ставят точку.

При отсутствии подразделов номер пункта через точку присоединяют к номеру раздела.

Подпункт нумеруют в пределах каждого пункта. Наименования разделов должны быть краткими и со­ответствовать содержанию. Они записываются прописными буквами в виде заголовков, в красную строку. Рекомендуется каждый раздел пояснительной записки начинать с нового листа.

Наименования подразделов записывают в виде заголовков строчными буквами с начала строки (первая буква прописная).

Точку в конце заголовка не ставят. Перенос слов в заголовке не допускается. Если заголовок состоит из двух предложений между ними ставится точка.

Каждый пункт и подпункт текста записывают с абзаца. Если необходимо перечислить в тексте требования, указания, положения их нумеруют арабской цифрой со скобкой, например: 1), 2) и т. д.

Пункты и подпункты записывают, начиная с прописной буквы, а перечисления – со строчной. Цифры номеров пунктов не должны выступать за границу абзаца.

Пункт и подпункт в качестве заголовка не применяют. Введение и заключение записывают в виде заголовков, но без номера.

Расположение текста в пределах рабочего поля листа определяется следующими минимальными расстояниями от внутрен­ней рамки до границ текста в начале строк - 5 мм, в конце строк - 3 мм, вверху - 10 мм, внизу (от рам­ки основной надписи) - 10 мм. Абзацы в тексте должны начинаться с отступом, равным 15-17 мм.

Максимальные расстояния не ограничиваются.

Расстояние от заголовка до границы последующего текста, а также между заголовками раздела и подраздела должно равняться 10 мм. Расстояние между основаниями строк заголовка такое же, как в тексте, т.е. не менее, чем полторы высоты прописной бук­вы. Между последней строкой текста и последующим заголовком должно быть расстояние в 15 мм.

Формулы в пояснительной записке записываются в буквенном виде. В качестве символов следует применять обозначения, уста­новленные значе­ния символов и числовых коэффициентов, входящих в формулу, долж­ны быть приведены непосредственно под формулой. Значение каждого символа дается с новой строки в той последовательности, в какой они приведены в формуле. Если формула содержит дробь, то вначале указывают значение символов в числителе, затем в знаменателе. Первая строка расшифровки должна начинаться со слова "где" без двоеточия после него.

Пример записи текста и формулы:

« ...ток в цепи определяется по формуле

, (1.5)

где I - сила тока, А;

U - напряжение, В;

R - сопротивление, Ом»

Выше и ниже формулы необходимо оставлять не менее одной свободной строки. Если формула не умещается в одну строку, она должна быть перенесена на другую строку после знака равен­ства (=) или после знаков (+), минус (-), умножение (х), деление (:). Знак, на котором сделан перенос формулы, пишется два раза в конце первой строки и в начале второй строки.

Все формулы, если их в пояснительной записке больше одной, нумеруются арабскими цифрами в пределах раздела. Номер формулы состоит из номера раздела и порядкового номера формулы, разде­ленных точкой. Номер располагают с правой стороны листа в круг­лых скобках на уровне формулы. Ссылки в тексте на номер формулы дают в скобках, например: "..... в формуле (1.5)".

Допускается нумерация формул в пределах всей записки.

В виде таблиц оформляется, как правило, цифровой материал. Таблицы располагают по возможности ближе к тому тексту, в котором делают на них ссылки или помещают в приложении.

Над левым верхним углом таблицы помещают надпись «Таблица» с указанием номера, например "Таблица 2.1". Точка после номера таблицы не ставится. Таблицы нумеруют арабскими цифрами. Номер таблицы состоит из номера разделов и порядкового номера, разде­ленных точкой. Если в документе помещается только одна таблица, то ей номер не присваивается и слово "Таблица" не пишется.

На все таблицы должны быть ссылки в тексте. При этом слово "Таблица" в тексте пишут полностью.

Таблицы должны иметь тематический заголовок. Заголовок записывается в одной строке со словом «Таблица», точка в конце заголовка не ставится.

Иллюстрации предназначены для пояснения текста. Количество иллюстраций должно быть достаточным для такого пояснения. В ка­честве иллюстраций могут быть фрагменты чертежей и схем, диаг­раммы, фотографии с натуры и др. Фотографии размером меньше формата А4 должны быть наклеены на листы пояснительной записки.

Иллюстрации могут располагаться как по тексту записки, возможно ближе к соответствующим частям текста, так и в конце его или в приложении. Иллюстрации должны быть выполнены в соответст­вии с требованиями стандартов ЕСКД черной тушью или черными чернилами (для упрощения, в учебном процессе допускается выполнение иллюстраций карандашом ТМ).

Иллюстрации, если их больше одной, нумеруются. Нумерация ведется арабскими цифрами. Номер иллюстрации в пределах раздела состоит из номера раздела и порядкового номера, разделенных точ­кой, например: Рисунок 1.1, Рисунок 1.2 и т.д. Допускается нумерация иллюстраций в пределах всей записки.

Иллюстрации должны иметь наименования и поясняющие данные (подрисуночный текст). Номер иллюстрации, наименование и поясняющие данные помещают в одной строке под иллюстрацией.

Ссылки в тексте ПЗ на иллюстрации дают по типу «… приведены на рисунке 1.2» или «… показаны на рисунке 1.3». Ссылки на ранее упомянутые иллюстрации дают с сокращением слова «смотри», например: «см. рисунок 1.1»

Рассмотрим основные правила выполнения диаграмм, наиболее часто встречающихся в курсовых и дипломных проектах в качестве иллюстраций. Рекомендациями ЕСКД. Р 50-77-88 установлены правила выпол­нения следующих элементов диаграмм:

а) осей координат;

б) масштабов, шкал и координатных сеток;

в) линий и точек;

г) обозначений величин;

д) единиц измерений;

е) дополнительных указаний.

На диаграммах изображают функциональную зависимость двух или более переменных величин в прямоугольной или полярной системе координат. В прямоугольной системе двух координат независимую перемен­ную величину следует откладывать на горизонтальной оси (оси абс­цисс), зависимую - на вертикальной оси, положительные значения величин - на оси Х вправо от начала координат, а на оси У вверх от точки начала координат.

В полярной системе координат начало отсчета углов должно находиться на горизонтальной или вертикальной оси. При этом положительное направление угловых координат должно соответствовать направлению вращения против часовой стрелки.

Приложения оформляют как продолжение пояснительной записки или выполняют отдельной брошюрой как самостоятельный документ. Ссылки на приложения приводятся в тексте пояснительной записки. В приложениях помещают иллюстративный материал, таблицы, данные расчетов на ЭВМ, перечни элементов к принципиальным схемам, а также текст вспомогательного характера.

Самостоятельными документами могут оформляться эксплуатационные и программные документы, например: инструкции по поиску неисправностей, описания программ, руководства программистов и др. Каждое приложение, оформляемое как продолжение пояснительной записки, должно начинаться с нового листа (страницы). В правом верхнем углу первого листа записывается слово "ПРИЛОЖЕНИЕ". При необходимости приложение может иметь заголовок, который записывается прописными буквами симметрично тексту.

Если в пояснительной записке больше одного приложения, то их нумеруют арабскими цифрами, например: "ПРИЛОЖЕНИЕ 1", "ПРИЛОЖЕНИЕ 2" и т.д. Текст каждого приложения при необходимости разбивают на разделы и подразделы, нумеруемые отдельно по каждому приложению с добавлением буквы "П" с точкой перед номером раздела и подраздела, например: "П.1.", "П. 1.1." и т.д. Иллюстрации, таблицы и формулы нумеруют в пределах каждого приложения с добавлением буквы "П" с точкой, например: «Рисунок П.1.1 », "Таблица П.1.3" и т.п.

Нумерация листов пояснительной записки приложений должна быть сквозной.

Приложения, выполняемые в виде самостоятельного документа, оформляют по общим правилам - первый лист с основной надписью по форме 2, последующие листы - по форме 2а. При необходимости приложение может иметь "Содержание".

Титульные листы приложения оформляются по правилам, изложенным выше, или по стандартам Единой системы программной документа­ции (ЕСПД) и Единой системы стандартов автоматизированных систем управления (ЕСС АСУ).

Под наименованием документа на титульном листе записывают слово "ПРИЛОЖЕНИЕ".

Список использованных источников располагают в конце пояснительной записки перед листом оформле­ния. Над списком помещают заголовок «СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ», напи­санный прописными буквами.

Порядковые номера списка, под которыми записана в нем литература, выделяют в тексте пояснительной записки двумя косым чертами, например: /I/ , /2/ и т.д.