Тема 3.2. Организация работы с документами, информационно-поисковых систем и контроля документов в органах гпс

Основное содержание темы.

1. Документооборот в органах гпс

Документооборот (ДО) – это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение.

Документооборот (ДО) можно разделить на следующие этапы:

1. Обработка документов, поступающих в орган ГПС.

2. Предварительно рассмотрение документов служебного документационного обеспечение (секретариат, канцелярия, зав. делопроизводством, секретарь).

3. Рациональное движение документов внутри органа ГПС.

4. Обработка исполненных и отправляемых документов.

Для обеспечения эффективного использования при принятии различного рода решений, представления в распоряжения должностных лиц всего массива информации по определённому вопросу в кратчайшее время в органах ГПС должна быть построена рациональная поисковая система. Современная ИПС должна включать информацию о всех документах, которым располагает орган ГПС.

Основой построения ИПС является классификация документов и информации (или их систематизация). Систематизация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих задач и функций.

Систематизация документов производится в целях сокращения применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоёмкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноимённым и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. В соответствии с регистрационными данными наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

• классификатор названий документов;

• классификатор корреспондентов;

• классификатор вопросов деятельности организаций;

• классификатор резолюций;

• классификатор номенклатуры дел;

• классификатор структурных подразделений и т.д.

2. Контроль за исполнением документов в органах гпс

Контроль за исполнением документов и принятых решений – ключевая функция управления.

Цель контроля – содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений и конкретных должностных лиц.

Контроль за исполнением документов, а также зафиксированных в них данных по ним поручений включает:

• доведение до исполнителя документа или поручения;

• проверку хода его выполнения;

• учёт и обобщение результатов исполнения;

• информирование о его результатах руководства органа ГПС.

Контроль за ходом исполнения поручений осуществляется с использованием автоматизированной базы данных и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и заданий по ним, а также анализ исполнительской дисциплины по документам.

Сроки исполнения документов:

1. По поручениям Президента РФ, правительства с резолюций «Срочно» – 3 дня, а с пометкой «Оперативно» – в течении 10 дней, а остальных – в срок не более месяца.

2. По обращениям МЧС России – срок исполнения устанавливается 15 дней, если он не указан в обращении, а по вопросам межведомственного согласования – не более 30 дней. При наличии грифа «Срочно» – не более 5 рабочих дней, грифа «Вне очереди» – не более 3 рабочих дней.

Информация о ходе исполнения документов представляется ежеквартально.

Организация работ по контролю за своевременным и качественным исполнением документов в подразделениях МЧС России возлагается на начальников служб документационного обеспечения (секретариат, канцелярия, зав. делопроизводством).

Ответственным за исполнением документа является руководитель или другое должностное лицо, указанное в резолюции. Если исполнение документа поручено нескольким руководителям или должностным лицам, ответственность возлагается на лицо, указанное в резолюции первым.

На документ, исполнение которого поставлено на контроль, заполняется контрольная карточка в двух экземплярах. На левом поле первого листа документа ставится штамп «Контроль», «Особый контроль».

В подразделениях ГПС срок исполнения документов устанавливается соответствующим руководителем.

Изменить срок исполнения документа (поручения) при наличии объективных обстоятельств, а также снять с контроля исполненный документ может руководитель, который дал это поручение или лицо его замещающее.

Документ считается исполненным и снимается с контроля при выполнении поручения, решении всех вопросов, когда исполнение доложено соответствующему руководителю и дан ответ корреспонденту.

Результаты исполнения могут быть представлены либо в виде письменного ответа, либо докладной записки, о чём делается отметка на самом документе.

Если об исполнении документа доложено руководству органа ГПС устно, то в контрольной карточке делается соответствующая запись за подписью руководителя.

Контрольные карточки формируются в картотеку, которая хранится в течении 5 лет, а затем уничтожается в установленном порядке.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов периодически анализируются, на основании которого разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

Контрольные вопросы:

1.Что такое документооборот, его основные характеристики?

2.Этапы документооборота.

3.Объясните порядок обработки поступающих в органы ГПС документов

4.Перечислите сроки исполнения документов

5.Кто осуществляет контроль за документооборотом в ГПС?