Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма n т-60)

Применяется для расчета причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска.

При расчете среднего заработка для оплаты отпуска в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете оплаты отпуска работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (форма n т-61)

Применяется для учета и расчета причитающейся заработной платы и других выплат работнику при прекращении действия трудового договора. Составляется работником кадровой службы или уполномоченным им на это лицом. Расчет причитающейся заработной платы и других выплат производится работником бухгалтерии.

При расчете среднего заработка для выплаты компенсации за неиспользованный отпуск, а также удержания за использованный авансом отпуск в графе 3 показывается общая сумма выплат, начисленных работнику за расчетный период согласно правилам исчисления среднего заработка. В графах 4, 5 указывается количество календарных (рабочих) дней, часов, приходящихся на отработанное время в расчетном периоде. Графа "Количество часов расчетного периода" заполняется при расчете выплаты компенсации за неиспользованный отпуск работнику, которому установлен суммированный учет рабочего времени.

Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы (форма n т-73)

Применяется для оформления и учета приема-сдачи работ, выполненных работником по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.

Является основанием для окончательного или поэтапного расчета сумм оплаты выполненных работ.

Составляется работником, ответственным за прием выполненных работ, утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в бухгалтерию для расчета и выплаты исполнителю работ причитающейся суммы.

Приложение №4.

     Утверждаю

                                    Генеральный директор «_________»

                                                                               ________________________________

                                           (подпись) (расшифровка подписи)

                                                  _______________________

                                                     (дата)     

Должностная инструкция секретаря-референта  

1. Общие положения

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов.

1.2. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.3. Секретарь-референт назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора по представлению менеджера по персоналу.

1.4. Секретарь-референт подчиняется непосредственно генеральному директору.

1.5. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:

- законодательными актами РФ;

- уставом организации;

- положениями о подразделениях организации;

- приказами (распоряжениями) руководства организации;

- нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

- настоящей должностной инструкцией.

1.6. Секретарь-референт должен знать:

- структуру организации, направление ее деятельности;

- фамилии руководителей структурных подразделений, фамилии руководителей вышестоящей организации, основные организации-партнеры и их руководство;

- государственные стандарты по оформлению управленческих документов;

- положения, инструкции, иные нормативные документы и методические рекомендации по ведению делопроизводства;

- организацию труда руководителей;

- машинопись;

- правила эксплуатации компьютера и другой офисной техники;

- основы этики и эстетики, правила делового общения;

- основы трудового законодательства;

- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

- перспективы развития организации, ее финансово-хозяйственной деятельности.

1.6. Секретарь-референт должен уметь:

- составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы совещаний;

- пользоваться средствами связи и организационной техникой;

- работать на компьютере в операционной среде Windows;

- пользоваться Интернетом и электронной почтой;

- вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря-референта (болезнь, отпуск и т.д.) его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, которое приобретает права и несет ответственность согласно настоящей инструкции.

2. Функции

2.1. На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

- информационно-справочное обслуживание организации и документационное обеспечение ее деятельности;

- документирование деятельности совещательных органов организации;

- организационное обеспечение деятельности руководства;

- ведение кадровой документации и кадрового учета*(1).

3. Должностные обязанности

3.1. Секретарь-референт обязан:

- принимать, учитывать, регистрировать документы, контролировать их исполнение, обеспечивать надлежащее хранение документов;

- контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, которые представляются на подпись руководству организации;

- контролировать исполнение документов и поручений руководства, принимать меры, направленные на своевременное и качественное исполнение документов и поручений;

- обеспечивать оперативную связь со сторонними организациями и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности организации;

- вести прием посетителей;

- по указанию генерального директора вести подготовку совещаний, обеспечивать оформление и хранение протоколов;

- вести кадровое делопроизводство*(2), а именно:

а) оформлять приказы по личному составу;

б) вести личные карточки формы Т-2;

в) вести трудовые книжки работников;

г) оформлять трудовые договоры и изменения к ним;

д) оформлять командировочные документы;

е) заполнять листки нетрудоспособности;

ж) вести табель учета рабочего времени;

з) выдавать справки о трудовом стаже и зарплате;

- выполнять машинописные и копировально-множительные работы;

- проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение;

- выполнять поручения руководства в пределах своей компетенции.

4. Права

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать у руководителей подразделений необходимые материалы, а также объяснения о том, почему задания и поручения руководства не были выполнены в срок.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам организации.

4.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления.

4.4. Визировать документы по управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения о том, как можно улучшить документационное обеспечение деятельности организации и усовершенствовать методы управленческого труда.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности организации.

4.7. Работать с документами, имеющими гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

4.8. Принимать решения в пределах своей компетенции.

5. Ответственность

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Ненадлежащее качество документов, предоставляемых на подпись руководству организации.

5.2. Небрежное отношение к регистрации, ведению и хранению документов.

5.3. Разглашение сведений, имеющих гриф "Коммерческая тайна" или "Конфиденциально".

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

     Начальник           ---------------------------------------- ---------- ---------------------

(руководитель структурного подразделения) (подпись) (расшифровка подписи)

    

     Юрисконсульт                ---------- ---------------------

                                          (подпись) (расшифровка подписи)

     Дата

     С настоящей инструкцией ознакомлена.

     Один экземпляр получила на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте

             

    Дата                                     ---------- ---------------------

                                          (подпись) (расшифровка подписи)