7.6. Типичные ошибки в приказах

Пример 1:

Преамбула (констатирующая часть) приказа организации "О создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда"

В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства РФ от 5 августа 2008 г. № 583, - приказываю:     В чем ошибка? В данном случае в качестве обоснования выступает ссылка на нормативный правовой акт, изданный Правительством Российской Федерации. При ссылке на документы в преамбуле к приказу необходимо приводить полные выходные данные документа: наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дату, регистрационный номер документа, заголовок к тексту. Если дается ссылка на документ, утвержденный каким-либо органом, указывают вид документа, орган, которым он утвержден, дату утверждения. Следует иметь в виду также, что официального сокращения слов "Российская Федерация" в виде "РФ" не существует. Слова "Российская Федерация" употребляются в виде полного наименования или сокращенного - "Россия", которое в официальных документах употребляется только в сокращенных наименованиях федеральных органов исполнительной власти (МИД России, Минздравсоцразвития России и др.). Следовательно, в данном случае преамбула должна формулироваться следующим образом:     В соответствии с Положением об установлении систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 5 августа 2008 г. № 583 "О введении новых систем оплаты труда работников федеральных бюджетных учреждений и федеральных государственных органов, а также гражданского персонала воинских частей, учреждений и подразделений федеральных органов исполнительной власти, в которых законом предусмотрена военная и приравненная к ней служба, оплата труда которых в настоящее время осуществляется на основе Единой тарифной сетки по оплате труда работников федеральных государственных учреждений", - приказываю:

Пример 2:

Преамбула в приказе "О мерах по обеспечению противопожарной безопасности". 27 августа 2009 г. в нерабочее время произошел пожар в здании филиала

компании ОАО «Маяк» в Псковской области. В результате пожара повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов, а также имущество в них. Причиной возгорания послужило отсутствие должного контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением, отсутствие на объекте охранной и противопожарной сигнализации, неисправность средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения. В связи с нарушением правил противопожарной безопасности, приведшим к пожару и материальному ущербу, - приказываю: В чем ошибка? В данном случае основанием для издания приказа послужила чрезвычайная ситуация - пожар. Однако приказ издается не только в связи с пожаром, но и для предупреждения подобных ситуаций в будущем. Кроме того, в приказах не используется повествовательная манера изложения. В данном случае констатирующую часть нужно изложить следующим образом:    В связи с пожаром 27 августа 2009 г. в нерабочее время в здании филиала компании ОАО «Маяк» в Псковской области, возникшим из-за отсутствия контроля за работающими электроприборами и энергопотреблением и причинившим значительный материальный ущерб (повреждены здания главного корпуса и гаражных боксов), и в целях обеспечения пожарной безопасности на объектах: повышения ответственности за эксплуатацию электрооборудования и системы электроснабжения, обеспечения охранной и противопожарной сигнализации и средств автоматической противопожарной защиты системы электроснабжения, - приказываю: В отдельных ситуациях в преамбуле к приказу необходимо ссылаться не только на нормативный документ, но и на цель управленческой деятельности, которая должна быть реализована с помощью приказа, или на обстоятельства, сложившиеся в деятельности. Преамбула в этом случае может строиться по одной из схем: 1) ссылка на обстоятельства (или формулировка цели), ссылка на нормативный документ; 2) ссылка на нормативный документ, ссылка на обстоятельства (или формулировка цели). Выбор того или иного варианта преамбулы зависит от того, что является непосредственным поводом для издания приказа. Случается иногда, что составитель приказа может выбрать неправильную последовательность частей преамбулы.

Пример 3:

Преамбула в приказе акционерного общества "О внесении изменений в организационно-функциональную структуру общества". В соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.11.2009 № 4) и в целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом,- приказываю: В чем ошибка? В данном случае на первое место в преамбуле поставлена ссылка на решение Совета директоров общества, а затем сформулирована цель, в то время как на первое место должна быть поставлена цель принятия решения. Преамбула должна быть сформулирована следующим образом: В целях совершенствования организационно-функциональной структуры и процессов управления обществом и в соответствии с решением Совета директоров общества (протокол от 15.01.2009 N° 1),- приказываю: Преамбула к приказу отделяется от распорядительной части словом "приказываю", которое в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти печатается в разрядку. Во многих организациях принято слово "приказываю" печатать с новой строки прописными буквами, от границы левого поля или с абзацным отступом. Оба варианта можно считать приемлемыми, например, в приказе организации об утверждении форм плановых и отчетных документов:

Пример 4:

   В целях совершенствования организации работы общества и во изменение порядка, установленного приказом от 25 декабря 2009 г. № 81 "О планировании работы общества", - ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить формы месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества (приложения 1,2). 2. Ввести с 01 марта 2010 г. утверждение месячных планов работы и отчетов о работе подразделений общества заместителями генерального директора общества в соответствии с установленным распределением обязанностей между ними. 3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Николаева Ю.М. Форма изложения распорядительной части приказа зависит от характера принимаемых решений. Если приказ носит нормативный характер, а также если решения, изложенные в приказе, являются по своей сути организационными, в пунктах распорядительной части управленческие решения формулируются следующим образом: "утвердить..." "создать..." "ликвидировать..." "образовать..

." и т. п., при этом, как правило, не указывается исполнитель и срок исполнения. Если решения являются конкретными поручениями, в пунктах распорядительной части указывается лицо, ответственное за выполнение поручения, содержание поручения и срок его выполнения.

Пример 5:

Пункт распорядительной части в приказе об утверждении штатного расписания. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Ввести в действие с 01.01.2010 утвержденное штатное расписание. 2.... Приложение: штатное расписание - 3 листа. В чем ошибка? В этом примере имеются ошибки. Неправильно сформулировано управленческое действие. Данный приказ является приказом, утверждающим штатное расписание, поэтому в пункте 1 приказа должно быть сказано: "Утвердить штатное расписание организации на 2010 г.". В данном случае штатное расписание утверждается на год, поэтому включать в приказ фразу о введении документа в действие вообще не нужно: штатное расписание будет являться утвержденным с даты издания приказа. Указание в формулировке решения - "...на 2010 г" - означает, что утвержденное штатное расписание начнет действовать с 01.01.2010. Если бы штатное расписание вводилось в действие, например, с 01.03.2010, в пункте распорядительной части следовало бы сказать: "Утвердить штатное расписание организации и ввести в действие с 01.03.2010".    Поскольку утверждаемый документ всегда является приложением к приказу, ссылку на приложение нужно сделать в соответствующем пункте распорядительной части таким образом: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить штатное расписание организации на 2010 г. (приложение). 2.... Делать ссылки на приложения в приказах таким образом, как в приведенном выше примере 5, не принято. Приказ - распорядительный документ, поэтому пункты приказа не должны содержать рекомендаций или пожеланий, они должны носить предписывающий характер. Для этого в пунктах распорядительной части приказа используется неопределенная форма глаголов совершенного вида: организовать, провести, разработать, утвердить, создать, ликвидировать и др.

Пример 6:

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда. П Р И К А З Ы В А Ю: 1. . . . 2. Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда: 2.1.Рабочие совещания проводить не реже 1 раза в неделю. Внеплановые – по мере необходимости. 2.2. Вопросами деятельности Комиссии являются: - анализ текущего состояния штатного расписания в разрезе по категориям персонала; - соотношение должностей (профессий) работников, предусмотренных штатными расписаниями учреждений, с профессиональными квалификационными группами и квалификационными уровнями. В чем ошибка? В приведенном примере п. 2.1 должен быть сформулирован иначе: "проводить рабочие совещания не реже одного раза в неделю, внеплановые - по мере необходимости"; содержание п. 2.2 по своему характеру не для приказа. Информация, изложенная в п. 2.2, должна содержаться в другом документе, например в положении о комиссии.

Пример 7:

Пункт распорядительной части в приказе о создании Комиссии по переходу на новую систему оплаты труда. ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Комиссии в своей работе рекомендуется иметь в виду, что заработная плата работников (персонала), устанавливаемая в соответствии с новой системой оплаты труда, не может быть меньше заработной платы, выплачиваемой работникам в соответствии с трудовым договором до введения новой системы оплаты труда, при условии сохранения объема должностных обязанностей работников (персонала) и выполнения ими работ той же квалификации. В чем ошибка? пункт приказа сформулирован как рекомендация. Чтобы данное положение приобрело предписывающий (директивный) характер, его нужно изложить следующим образом: 3. Комиссии исходить из положения, что заработная плата работников (персонала)... В приказах не должно быть неконкретных положений, положений общего характера, не влекущих определенных действий. Например: 1.5. Усилить контроль за условиями труда медицинских работников. Чтобы данное положение приобрело конкретный характер, чтобы поручение могло быть поставлено на контроль, данный пункт должен быть сформулирован иначе, например: 1.5. Руководителям лечебно-профилактических учреждений в срок до ( конкретная дата) привести условия труда медицинских работников в соответствие с нормативными документами по труду и охране труда. Поскольку приказы, содержащие конкретные поручения, ставятся на контроль, причем каждое поручение контролируется отдельно, составителям приказов не следует забывать об указании срока исполнения поручения, как, например, в приказе: ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой. В чем ошибка? Отсутствие срока исполнения данного поручения не даст возможности проконтролировать выполнение приказа. Срок исполнения можно указывать по-разному: в срок до 15.09.2010, в месячный срок, в 10-дневный срок, в недельный срок и др. Срок исполнения приказа будет отсчитываться от даты подписания приказа руководителем. Для удобства работы с приказом срок исполнения поручения лучше указывать конкретной датой и оформлять отдельной строкой под поручением, например: ПРИКАЗЫВАЮ: 3. Директорам средних общеобразовательных школ принять меры по обеспечению учебных заведений качественной питьевой водой. Срок исполнения - 01.09.2010.    Если приказ содержит поручения, последним пунктом приказа должен быть пункт о контроле. В данном случае речь идет о контроле за исполнением приказа по существу и в целом. Контроль за исполнением приказа всегда возлагается на должностных лиц, составляющих руководство организации (заместители руководителя, главные специалисты). Контроль за исполнением приказа нельзя возлагать на тех лиц, которым даются поручения.    Кроме того, если приказ (распоряжение) изменяет или отменяет ранее изданный документ или какие-либо его положения (пункты), то один из пунктов распорядительной части содержания приказа (обычно предпоследний) – должен включать соответствующую формулировку, в том числе ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.    Например, «Признать утратившим силу приказ по кадрам от 00.00.0000 № 000».    Не рекомендуется включать в распорядительную часть документа пункт, определяющий порядок доведения приказа (распоряжения) до сведения тех или иных лиц. Для этой цели предпочтительнее использовать список рассылки, в котором указываются подразделения, должностные лица, которых касается приказ. Обычно канцелярия (секретарь) или кадровая служба организует ознакомление сотрудников с его содержанием.

Глава 8. Ведение трудовых книжек и личных дел работников.

8.1.Трудовая книжка: порядок ведения, учета и хранения.

8.1.1. Оформление трудовой книжки.

8.1.2. Занесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях.

8.1.3. Исправление записей в трудовой книжке.

8.1.4. Оформление дубликата трудовой книжки.

8.1.5. Выдача трудовой книжки при увольнении.

8.1.6. Учёт и хранение трудовых книжек.

8.2. Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу.

8.3. Оформление личного дела.

8.1.1. Оформление трудовой книжки

Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

В настоящее время в Российской Федерации параллельно действуют трудовые книжки двух образцов - старого и нового. Порядок ведения трудовых книжек старого (советского) образца регулируется постановлением Совета Министров СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденной Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. №162 (в ред. от 19 октября 1990 г.).

Трудовые книжки нового образца, их ведение, порядок изготовления, учёта и

хранения осуществляются в соответствии с Правилами, утвержденными

постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225 и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Министерством труда и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. № 69.

Работодатель (за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, если работа у данного предпринимателя является для работника основной.

Заполнение трудовой книжки впервые производится кадровой службой (отделом персонала) организации в присутствии работника. При этом работник обязан предъявить справку о последнем занятии, выданную по месту жительства, а уволенные из Вооруженных Сил - военный билет.

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу, присвоении нового тарифного разряда, установлении второй (третьей и т.д.) профессии, назначении (освобождении) бригадиром, время обучения на курсах переквалификации и т.д. и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора должны производиться в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона.

Титульные листы трудовых книжек старого и нового образцов оформляются идентично. Реквизитами титульных листов являются: герб СССР или РФ, фамилия, имя, отчество работника, дата рождения, образование, профессия, специальность, дата заполнения, подпись владельца книжки, печать, подпись лица, ответственного за выдачу, ведение трудовых книжек.

Все записи в трудовую книжку вносятся кадровой службой отделом персонала, после издания соответствующего приказа, не позднее недельного срока. Администрация обязана ознакомить владельца книжки с каждой записью в неё под расписку в личной карточке по форме № Т-2 или № Т-2ГС (МС).

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, для рабочих производятся в соответствии с наименованием профессий, указанных в Едином тарифно-квалификационном справочнике работ и профессий, а для служащих - указанных в Единой номенклатуре должностей служащих или в соответствии со штатным расписанием.

При прекращении трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (последний день работы) и по письменному заявлению работника - копии документов, связанных с его работой.

Приведем некоторые возможные варианты записей, которые могут быть сделаны в трудовых книжках нового образца.

При заключении трудового договора:

а) 06.05.20__. Принят на должность конструктора в технический отдел. Приказ N 19 от 06.05.20__.

б) 08.05.2009. Принят старшим преподавателем кафедры экономики труда. Приказ N 20 от 08.05.2009.

При прекращении трудового договора:

а) Уволен в связи с избранием на должность доцента РГЭУ п. 5 статья 77 ТК РФ. Приказ №10 от 20.08.2009.

б) Уволен по истечении срока трудового договора, п. 2 статья 58 ТК РФ. Приказ N 18 от 25.12.2009.

и) Уволена по собственному желанию, статья 80 ТК РФ.

Приказ № 10 от 16.01.2010.

г) Уволен в связи с призывом в Вооруженные Силы РФ, статья 83 ТК РФ. Приказ N 16 от 10.10.2009.

В том случае, если в трудовой книжке не остается места записей в графе «Сведения о работе», заводится вкладыш к ней.

Вкладыш - документ, являющийся дополнением к трудовой книжке работника.

Вкладыш вшивается в трудовую книжку, заполняется и ведется кадровой службой предприятия, организации в том же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки считается недействительным. О выдаче вкладыша на титульном листе трудовой книжки вверху ставится штамп с надписью « Выдан вкладыш» и указываются серия и номер вкладыша.

Действительными являются трудовые книжки и вкладыши к ним старого или нового образца.

Что касается права индивидуальных предпринимателей на ведение трудовых книжек лиц, работающих у них по трудовому договору, то Министерство труда и социального развития РФ своим письмом от 4 февраля 1998 г. N 28-6 разъяснило, что в соответствии с действующим законодательством индивидуальные предприниматели без образования юридического лица не могут вести трудовые книжки лиц, работающих у них по трудовому договору.

Впредь до принятия соответствующего правового нормативного акта трудовой стаж лиц, работающих у индивидуальных предпринимателей, может подтверждаться справками, расчётными книжками, лицевыми счетами и ведомостями на выдачу заработной платы. Кроме того, трудовой стаж может быть подтвержден справками об уплате страховых взносов в Пенсионный фонд Российской Федерации, выданными соответствующими отделениями Пенсионного фонда.

8.1.2. Занесение в трудовую книжку сведений о награждениях и поощрениях

В трудовые книжки рабочих и служащих в раздел «Сведения о поощрениях» вносятся сведения о награждениях и поощрениях за трудовые успехи в работе на предприятии, в организации (объявление благодарности, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, занесение в Книгу почета, награждение орденом, медалью и т. п.), а также о других поощрениях и награждениях в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

В трудовые книжки не записываются премии, предусмотренные системой заработной платы, или выплаты которые носят регулярный характер.

Заносятся в трудовую книжку сведения об открытиях, на которые выданы дипломы, об использованных изобретениях и рационализаторских предложениях и о выплаченных в связи с этим вознаграждениях.

Порядок внесения сведений о награждениях и поощрениях следующий: в графе 3 соответствующего раздела трудовой книжки пишется в виде заголовка наименование организации, ниже, в графе 2, указывается порядковый номер записи, ставится дата награждения или поощрения, в графу-З записывается, кем награжден или поощрен работник, за какие достижения и какой наградой или поощрением, в графе 4 указывается, на основании чего внесена запись (со ссылкой на дату, номер и наименование документа).

8.1.3. Исправление записей в трудовой книжке

В случае выявления неправильной или неточной записи о работе, переводе на другую постоянную работу, о награждениях и поощрениях и т. д. исправления вносятся администрацией той организации, где была внесена соответствующая запись.

Если организация, внесшая неправильную запись, ликвидирована,

исправления вносятся правопреемником, а при его отсутствии - вышестоящей организацией, которой была подчинена ликвидированная организация.

Исправленные сведения о работе, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях и т. п. должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения. В случае утраты приказа или распоряжения либо несоответствия их фактически выполнявшейся работе исправления сведений о работе производятся на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке. Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.

В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях» трудовой книжки (вкладыша) зачеркивание ранее внесенных неточных или неправильных записей не допускается.

При необходимости, например, изменения записи сведений о работе после указания соответствующего порядкового номера, даты внесения записи в графе 3 пишется: «Запись за № таким-то недействительна. Принят по такой-то профессии (должности)» и в графе 4 повторяются дата и номер приказа администрации, запись из которого неправильно была внесена в трудовую книжку. В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении и переводе на другую постоянную работу в случае незаконного увольнения или перевода, установленного органом по рассмотрению трудовых споров, и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения.

В графе 4 в этом случае делается ссылка на приказ о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

Изменения записей в трудовых книжках на титульном листе производятся на основании документов (паспорта, свидетельства о расторжении брака и др.) со ссылкой на реквизиты этих документов. Изменения на титульном листе производятся зачеркиванием изменяемых данных и записью новых. Ссылка на соответствующие документы приводится на внутренней стороне обложки и заверяется подписью руководителя организации и печатью.

При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, впоследствии признанной недействительной, по просьбе работника может быть выдан дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.

8.1.4. Оформление дубликата трудовой книжки

Выдача дубликата трудовой книжки может быть произведена по причине износа, прихода в негодность старой трудовой книжки или её утери.

Если трудовая книжка пришла в негодность, выдачу дубликата производит администрация по последнему месту работы, При этом документы, подтверждающие стаж работы, предшествующий поступлению в данную организацию, не требуются. В этом случае в правом верхнем углу первой страницы новой трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат», и она возвращается владельцу для предоставления её впоследствии в органы социального обеспечения для документального подтверждения трудового стажа до поступления на работу в организацию, где выдан дубликат.

Если трудовая книжка была утеряна, работник должен подать письменное заявление об этом администрации по последнему месту работы. Не позднее чем через 15 дней после подачи заявления администрация обязана выдать работнику новую трудовую книжку с надписью «Дубликат».

Факт выдачи дубликата (копии) трудовой книжки фиксируется в специальном журнале по следующей форме:

Журнал регистрации дубликатов (копий) трудовых книжек

Дубликат трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделах «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании изданных ранее приказов.

Если работник до поступления в данную организацию уже работал, то при заполнении трудовой книжки в разделе «Сведения о работе» в графе 3 делается запись об общем стаже работы до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, т. е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, в какой организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий стаж, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы.

Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению в данную организацию.

При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявить дубликат трудовой книжки.

8.1.5. Выдача трудовой книжки при увольнении

При увольнении работника все записи о работе, награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного лица и печатью организации или печатью отдела персонала.

Если трудовая книжка заполнялась одновременно на русском языке и языке субъекта Российской Федерации, то заверяются оба текста.

Администрация обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в неё записью об увольнении. При задержке выдачи трудовой книжки по вине работодателя работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днём увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вносится запись в трудовую книжку работника.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке ( № Т- 2 или № Т-2 ГС (МС)» и в журнале учёта.

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, администрация в тот же день направляет ему почтовое уведомление с указанием необходимости получения трудовой книжки. Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с согласия работника. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется: «Работа прекращена в связи смертью», далее заполняется графа 4 - указываются дата и номер приказа (распоряжения). Эта запись заверяется в обычном порядке.

8.1.6. Учёт и хранение трудовых книжек

В организации ведется следующая документация по учёту бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек:

-приходно-расходная книга по учёту бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;

-журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходно-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия.

Журнал учёта движения трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом персонала или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих. В этом журнале регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки, дубликаты и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. При выдаче трудовой книжки (дубликата, вкладыша) бухгалтерия организации взимает с работника денежный взнос.

Испорченные бланки трудовых книжек и вкладышей списываются по акту.

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии организации как документы строгой отчётности и выдаются по заявке в подотчёт лицу, ответственному за ведение трудовых книжек.

По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от лица, ответственного за ведение трудовых книжек, отчёта о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с приложением приходного ордера кассы организации.

Приходно-расходная книга и книга учёта движения трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью.

Трудовые книжки (их дубликаты), не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации. Невостребованные после двух лет хранения трудовые книжки (их дубликаты) передаются на хранение в течение 50 лет в архив, а по истечении данного срока могут быть уничтожены.

8.2. Состав документов, предъявляемых при поступлении на работу

Выше была приведена технологическая цепочка отбора кандидатов для приёма на работу, заканчивающаяся заключением трудового договора. Непосредственно приём на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (руководителя организации или уполномоченного им лица), издаваемым на основании заключённого трудового договора.

При подготовке приказа (распоряжения) о приёме на работу инспектор отдела персонала организации тщательно перепроверяет весь комплект документов, предъявленный поступающим работником на этапе отбора и заключения трудового договора (ст. 65 ТК РФ), а также дополнительные документы, учитывающие специфику работы различных организаций и предусматриваемые ТК РФ, указами Президента РФ и постановлениями Правительства Российской Федерации, из которых после издания приказа о приёме на работу будет оформлено личное дело работника.

Сведём воедино весь комплект документов, представляемых при приёме на работу, с примерами оформления дополнительных документов, подготавливаемых лицом, прошедшим процедуру отбора и заключения трудового договора.

Основные документы:

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

• трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключен впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

• страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

• документы воинского учёта - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

• документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

Дополнительные документы:

• Личное заявление о приёме на работу как обязательный документ ТК РФ не предусмотрен. Однако согласно закону «Об основах государственной службы Российской Федерации» от 31.07.1995 г. № 119-Ф3 при поступлении на государственную службу гражданин такое заявление представляет. Кроме того, традиция подачи заявления о приёме на работу настолько укоренилась, что её продолжают соблюдать повсеместно. В этом акте есть практический резон. Дело в том, что в унифицированных формах трудового договора и приказа (распоряжения) о приёме на работу виза согласования непосредственного руководителя работника не предусмотрена, что лишает его самостоятельности, ответственности за подбор персонала своего подразделения. Сложившаяся форма заявления представлена ниже.

Директору______________________________

(наименование организации)

от __________(фамилия, имя, отчество)

Адрес проживания

Заявление

Прошу принять меня на работу на должность___________________________________

(указывается должность)

в_________________________________________________________________________

(отдел, цех)

Подпись

Виза руководителя подразделения о согласии с указанием оклада или иного способа оплаты труда

Дата Подпись И.О.Фамилия

• Автобиография как обязательный документ для оформления на работу ТК РФ не предусмотрен. Необходимость её предъявления оговорена в ряде случаев, в частности, при поступлении на службу в таможенные органы (см. п. 2 статьи 6 Закона от 21.07.1997 г. «О службе в таможенных органах Российской Федерации» ). Макет оформления автобиографии приводился ранее (см.рис. 3.4).

• Анкета как обязательный документ конкретно не назван в числе документов, представляемых при приёме на работу по трудовому договору. В то же время при поступлении, например, на службу в таможенные органы от гражданина, согласно упомянутому выше закону, требуется представление подробных данных о месте рождения, местах работы (учебы) и месте жительства отца (матери), мужа (жены), сына (дочери), родного брата (родной сестры) или лица, на воспитании которого поступающий на службу находился. Из известных документов документом, в котором излагаются расширенные биографические данные вплоть до указания сведений о бывшем муже (жене), девичьей фамилии супруги и т. д., является анкета.

Юридический статус анкеты высок: приводимые в ней данные перепроверяются; анкета подписывается не только работником, но и инспектором отдела персонала; анкета заверяется печатью организации.

Форма анкеты ниже.

Анкета

(заполняется собственноручно)

Место для

фотокарточки

4х6

1.Фамилия_____________________________________________

Имя__________________________________________________

Отчество______________________________________________

10.Выполняемая работа с начала трудовой деятельности( включая учебу в высших и средних учебных заведениях, военную службу, работу по совместительству, предпринимательскую деятельность и т.п.)

При заполнении данного пункта необходимо именовать учреждения, предприятия так, как они назывались в свое время, военную службу записывать с укакзанием должности и номера воинской части.

11.Ваши близкие родственники( жена, муж, отец, мать, братья, сестры)

12.Имеются у Вас или жены(мужа) родственники, постоянно проживающие за границей( укажите их фамилию, имя. отчество, год рождения, степень родства, местожительство, с какого времени они проживают за границей_____________________________________________________

____________________________________________________________________________________

13. Отношение к воинской обязанности и воинское звание_______________________________

14.Домашний адрес и номер телефона_________________________________________________

15.Паспорт или документ его заменяющий_____________________________________________

(номер, серия, кем и когда выдан)

16.Дополните6льные сведения( государственные награды, участие в выборных представительных органах, а также другая информация, которую оформляемый желает сообщить о себе)_____________________________________________________________________________

Дата заполнения Подпис

Фотокарточка и данные о трудовой деятельности, учебе оформляемого соответствуют документам, удостоверяющим личность, записям в трудовой книжке, документам об образовании, воинской службе.

М.П. _____________________________________

Подпись, фамилия работника кадровой службы

При отсутствии необходимости в подробных биографических сведениях можно ограничиться составлением личного листка по учету кадров.

Личный листок по учёту кадров является документом, содержащим сведения анкетно-биографического характера только о самом работнике. Личный листок составляет основу личного дела работника, и этим объясняется необходимость его оформления при поступлении на работу. Личный листок содержит перечень вопросов о биографических данных, сведения о выполняемой работе с начала трудовой деятельности, об образовании и другие данные.

Поступающий на работу обязан в период работы в организации обо всех последующих изменениях в данных, внесённых в личный листок, сообщать в отдел кадров организации для фиксирования этих изменений в дополнении к личному листку по учёту кадров.

8.3. Оформление личного дела

Личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела ведутся, как правило, на руководителей организации и её структурных подразделений, специалистов, материально ответственных лиц и некоторых других работников.

Личное дело обязательно ведется на государственных служащих в соответствии с Федеральным законом «Об основах государственной службы в РФ» от 31.07.1995 г. № 119-Ф3.

Оформляется личное дело отделом кадров (отделом персонала) организации после издания приказа о приеме на работу.

Формирование личных дел в настоящее время не регламентировано государственными нормативами и базируется на традициях их ведения, выработанных длительной практикой.

Первоначально в личные дела включаются документы, фиксирующие прием на работу, а затем - документы, возникающие в период деятельности работника в организации. Перечень документов, помещаемых в личное дело, зависит от должности, на которую принят работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какие функции будет выполнять.

Рекомендуется следующий состав и порядок расположения документов при оформлении и ведении личного дела:

-внутренняя опись документов дела;

-резюме;

-заявление о приеме на работу;

-трудовой договор;

-приказ (распоряжение) о приеме на работу (выписка из него);

-личная карточка работника (копия);

-личный листок по учёту кадров или анкета; -дополнение к личному листку по учёту кадров; -фотография 9х12;

-автобиография (составляется при согласии работника); -копии документов об образовании;

-копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

-характеристики или рекомендательные письма.

Помимо перечисленных документов в личное дело включаются некоторые виды документов, сопровождающие прием на работу отдельных категорий специалистов, в частности:

- список научных трудов и изобретений, выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов при конкурсном замещении вакантных должностей);

- выписка из протокола собрания трудового коллектива организации (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в процессе работы в новой организации в личное дело включаются документы:

- подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке);

- характеризующие деловые и личные качества работника: характеристика, отзывы, представления о назначении, аттестационные листы и некоторые другие документы первостепенного значения.

Личные дела имеют длительный срок хранения (75 лет).

В связи с этим в личные дела не следует включать документы, имеющие временные (до 10 лет) сроки хранения. К таким документам относятся, например, справки с места жительства, справки о жилищных условиях, о состоянии здоровья и др.

В практике работы многих кадровых служб до сих пор принято включать в состав личного дела копии приказов (выписок из них) о переводах на другую работу, освобождении от должности, поощрениях, наложении и снятии дисциплинарных взысканий, изменении фамилии и др. Однако вся эта информация систематически включается в «Дополнение к личному листку по учёту кадров». В связи с этим названные документы не рекомендуется включать в личное дело работника.

Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведения нескольких личных дел на одного и того же государственного служащего быть не должно.

Для хранения документов личного дела используются папки формата 215х 300 мм. На лицевой стороне папки по центру располагается бумажная бирка размером 52х 74 мм с наименованием документа «Личное дело №___, фамилия, имя, отчество сотрудника (в родительном падеже)».

Внутренние стороны лицевой и тыльной обложки снабжаются специальными

карманами для хранения документов, которые в силу своей важности или иных

причин следует хранить, не подшивая в дело (документы учитываются во

внутренней описи- на общих основаниях, в графе «Примечание» указывается

местонахождение документа). Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются. Доступ к личным делам, имеющим гриф «Конфиденциальный», «Коммерческая

тайна», имеет только уполномоченный сотрудник отдела кадров. Личные дела

могут выдаваться во временное пользование определённым должностным лицам.

Круг лиц, допускаемых к пользованию личными делами, определяется приказом

работодателя (руководителя организации). Работа с личными делами производится

только в специально отведенном помещении. Высылка личных дел по запросам других организаций производится с

письменного разрешения работодателя (руководителя) данной организации с

соответствующим оформлением факта отправки (реквизиты письма, дата возврата).

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

При работе с личным делом категорически запрещается производить исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые, извлекать из личного дела имеющиеся документы или помещать новые, разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела. При извлечении по указанию руководителя организации каких-либо документов из личного дела уполномоченный работник кадровой службы должен сделать во внутренней описи дела соответствующую запись.

Внутренняя опись документов содержит поисковые сведения о документах,

помещенных в личное дело.

При подготовке личных дел к передаче на хранение в архив во внутренней описи предусматривается итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в неё документов и количество листов внутренней описи. При нумерации листов дела листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Для контроля за своевременным возвратом выданных или высланных во временное пользование личных дел и предотвращения их утраты используется контрольная карточка, которая заполняется на каждое выданное дело.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в журнале личных дел.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров.

Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту. При подготовке личного дела к передаче в архив в конце дела помещается лист-заверитель дела , который предназначен для учёта количества листов в деле и фиксации особенности их нумерации.

Работа с личными делами требует тщательного составления и оформления сопровождающих его документов.

В контрольной карточке указываются дата выдачи личного дела, кому выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, дата возвращения дела в отдел кадров. Для высланных по запросам других организаций личных дел указываются дата отправки, адресат, исходящий номер сопроводительного письма, дата возвращения дела.

Лист-заверитель дела, как было сказано, служит для учёта количества листов в личном деле и указания особенностей их нумерации.

3аверительную надпись запрещается выносить на обложку дела или оборот листа последнего документа. В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак «+» (плюс), количество листов внутренней описи. В заверительной надписи оговариваются возможные особенности нумерации документов дела:

-наличие литерных и пропущенных номеров листов;

-номера листов с наклеенными фотографиями, документами;

-номера крупноформатных листов;

-номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается её составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе личного дела отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий документ.

Тема 9.Организация документооборота и номенклатура дел службы кадров.

9.1.Разработка и ведение номенклатуры дел.

9.2.Формирование кадровых документов в дела и организация их текущего хранения.

9.3. Основные правила формирования дел.

9.4. Группировка документов в дела.

9.5. Требования к ведению кадрового делопроизводства.

9.5.1.Электронное документирование.

9.6.Особенности формирования в дела отдельных видов кадровых документов.

9.6.1. Формирование в дела приказов по личному составу.

9.6.2. Формирование в дела личных карточек работников.

9.6.3.Оформление в дела личных дел.

9.6.4.Формирование в дела договорных документов.

9.7. Хранение документов.

9.8. Ответственность работодателя за несоблюдение требований к ведению кадровой документации.

9.1.Разработка и ведение номенклатуры дел

Основным источником, определяющим порядок создания документального фонда федерального органа исполнительной власти как и любой организации независимо от собственности и работе с ним, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», раздел V ( утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. №477).

Условия, определяющие порядок создания документального фонда и работе с ним, должны найти отражение в Инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти (Инструкции по кадровому делопроизводству предприятия).

Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти (структурного подразделения в том числе и кадровой службы) осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

Номенклатура дел кадровой службы как структурного подразделения:

а) составляется кадровой службой;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти ( руководителем предприятия) не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти (предприятия, организации) документы Архивного фонда Российской Федерации;

Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в федеральном органе исполнительной власти (кадровой службе предприятия), с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти (кадровой службы).

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти (кадровой службы) – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти (кадровой службы) составляют документы, созданные в федеральном органе (кадровой службе) и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

Ответственность за составление номенклатуры дел кадровой службы, порядок формирования и оформления дел, обеспечения их учета и сохранности, организация передачи дел в архив лежит на представителе кадровой службы и Службе делопроизводства предприятия, организации.

В федеральном органе исполнительной власти (предприятии , организации) составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 18

Методических рекомендаций).

Наименование федерального органа

исполнительной власти

Наименование структурного

подразделения

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

___________ № ______

____________________

(место составления)

№ 18. Форма номенклатуры дел структурного подразделения федерального органа исполнительной власти

Номенклатура дел структурного подразделения составляется работником, ответственным за ведение делопроизводства структурного подразделения, согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, Службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в Службу делопроизводства.

Приведем примеры Номенклатуры дел кадровой службы ( два варианта).