25. Учёт архивных документов

Учет доктов Архивного фонда РФ. Учет арх доктов – опред колва и состава архивных док-тов в ед учета и отражение этого кол-ва и состава в уч доктах для контроля за их наличием и состоянием. Задачи учета: сохрть доков Архго фонда РФ (АФ РФ); гос. контроля за сохртью док-в АФ РФ.Обеспечение поиска док-в.Принципы: централизации учета,преемственность учета, динамичности. полноты и достоверности гос.учета. Единица учета АФ РФ – ед измерения кол-ва док-в в архиве для отражение этого колва в уч доках и арх справочниках. Единицами учета явл: архивный фонд – совокупность док-в, исторически и/или логически связанных между собой; архивная коллекция - совокуп-ть док-в объединенных по 1 или несколькими общим для них существенным признакам; единица хранения - физки обособленный док-т или совокупность док-в, имеющих самостоятельное значение. Средство учета – присвоение архивных шифров единицам хранения для. Архивный шифр состоит из № фонда, № описи, № дела, № листа. Ед хранения м\б разн видов: бумажные докты – дело; кинодокты – рулон кинопленки; фонодокты – магнитная лента, кассета, диск; фотодокты – кадры, рулон пленки, фотоальбом, фотоотпечаток; электые докты – дискета, жесткий диск, компакт-диск, флеш-карта. Каждой ед хранения присваивается арх шифр, по которому этот докт размещается и его можно найти. В состав шифра входят: сокращенное название архива, № фонда, описи, дела, листа. система учетных документов – комплекс взаимосвязанных учетных доктов и баз данных, отражающих колво и состав хранся в архиве доктов. Докты в архиве делятся на основные и вспомогательные. Состав и формы осн доктов определены в Осн правилах работы архивов оргций (2002г.). Состав вспомогательных доктов определяет сам архив в зависимости от потребности в данном докте. формы осн учетных док-в: книга учета поступления и выбытия доктов. в хроном порядке записытся поступление или выбытие доктов, уктся дата и на осн какого докта поступил или выбыл (акт, решение суда, договор между наследником и архивом). Ведется постоянно со времени образования архива. пронумерована, прошнурована. Список фондов представляет перечень наимен арх фондов в порядке их №ов, которые они получат по мере поступления. Нумерация фондов ведется с момента образования архива. Указывается офиц принятое название учреждения-фондообразователя и офиц принятое сокращенное название. №а фондов, которые когда-то были присвоены оргциям, и стали свободными, повторно не занимаются. Лист фонда вкл сведения о названии со всеми его переименованиями и № арх фонда, кол-ве, хроних границах и составе док-в фонда и наличии описей. Дело фонда - комплекс доктов по истории фондообразователя и фонда, ведется на каждый архивный фонд и арх коллекцию. Опись дел – справочный и уч докт, содержащий систематизированный перечень ед хранения/ еду ч арх фонда, предназначенный для раскрытия их содержания и учёта. С помощью описи можно узнать какие конкретно дела и за какой период содержатся в данном фонде. Реестр описей – список или перечень описей валовой нумерации, имеющихся в данном архиве. Лист-заверитель дела - для учета колва листов в деле, вклеивается на внутреннюю обложку дела. В нем д/б указано цифрами и прописью сколько листов пронумеровано в данном деле, в том числе литерные и пропущенные. Обязательно д/б заверительная запись, состоящая из наимен должности, подписи, расшифровки подписи и даты. Указываются физие особенности доктов. Паспорт архива. Согл Регламенту госучета архив к концу года представляет в архивные органы отчет о работе архива за год. Указывается: общ данные о сост архива, о доктах, о кадрах, об условиях хранения по состоянию на 1 декабря каждого года. Особому учету подлежат особо ценные и уникальные докты. ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела и описям ценных дел. Опись особо ценных дел - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и доктов. В архивах оргций, осуществляющих страховое копирование особо ценных доктов ведется книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования - для учета в архиве каждого поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования и опись страхового фонда - для поединичного учета ед хранения страховых копий особо ценных доктов.Порядок госучета доктов Архивного фонда РФ опредся Регламентом госучета док-в Архивного фонда РФ, разработанным Фед архивной службой в 1997г. с целью обеспечения госконтроля за сохранностью док-в Архивного фонда РФ. Проверка наличия и состя доктов и дел проводится с целью устания фактического наличия находящихся на хранении док-в и дел, розыска утраченных, выявление док-в, требующих реставрации и обработки. Проверки проводятся в плановом порядке (цикличные) и единовременные (внеочередные). В наст время в Осн правилах работы госархивов РФ (2002г.) определена периодичность плановых проверок док-в в зависимости от их ценности и материального носителя. Уник докты проверяются ежегодно, особо ценные на бумажной основе – 1р. в 10л; аудиовизуальные и машинописные (эл) докты – 1р. в 5л; кинодты на нитрооснове – 1р. в 2г. Сроки проверки в архивах оргций определены не реже 1р. в 5 лет. Внеочередные (внеплановые) проверки наличия проводятся в случае чрезв-ых ситуаций, стихийных бедствий, массовых перемещений, при смене зав. архива или лица, ответств-го за архив; при ликвидации или реорганизации архива. Проверку проводит обычно группа спец-ов. Последовательно 1 спец-т проверяет дело, называя всю инфцию с этого дела, а др проверяет совпадение по описи. Брать необходимо все дела подряд. Так можно выявить дела из др фондов случайно положенных на эту полку. Обнаруженные зараженные дела изымаются и передаются в реставрационный зал. Результаты проверки наличия и состояния дел и обнаруженные в ходе недостатки заносятся в лист проверки наличия, который составляется непосредственно в ходе работы, как правило, на каждую опись отдельно. На основе листа составляется акт проверки наличия и состояния доктов. В резулте проверки наличия и состояния дел в конце описи проставляется штамп «ПРОВЕРЕНО», дата, долж и подпись лица, производившего проверку. Акт предоставляется на утвие диру архива или орг-ции. Рукль архива или учрежя после рассмия акта принимает решение по итогам проверки: в завти от содержания акта – назнтся служебное расследование, если выявилась недостача дел, оргтся их розыск. На каждое утраченное дело заводится карточка необнаруженного дела и на ней в течении года помечают как ведется поиск. Через год архив имеет право сост акт об утрате дела, обращаясь в вышестоящие органы с просьбой снять это дело с учета. Все докты по проверке подшиваются в дело фонда. Дела, отложенные на реставрацию, передаются соответствующим специалистам. Проверка считается завершенной тогда, когда все результаты проверки будут внесены в учетные докты.

26. Компьютерные и информационные технологии, используемые в работе с документами.

27. Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

28. Информационные технологии автоматизации архивного дела.

29. Информационное обеспечение упраления, взаимосвязь ДОУ и ИОУ.

ИОУ-часть системы уприя, кот представляет собой оргный непрерывный процесс подгки и выдачи необх инфции о фактком и возможном состоянии системы и внешних условиях ее функцния. Система-совсть взаимосвязанных элементов. Цель ИОУ – построение достоверной общей картины состояния заданной тематой обл на каждый момент времени и своевременное обеспечение этой инфцией абонентов системы. Для д остижения цели:а) своевременное и полное получение, рег и обновление необходимых данных. б) системия и комбинирование данных; в) своевременное обеспечение соот органа или звена уприя всеми необх данными; г) опер доведение до упрого объекта всех принятых в упрщей системе решений. Требования к ИОУ: Комплексность и системность. Система д\б обеспечена самыми необх данными. Данные д/б сопоставимы друг с другом, система должна непрерывно получать данные. Оптимальность инфционного массива. Недолжно быть дублирования инфор, сжатие инфции. Непрерывность и преемственность развития инфционной базы, решение новых уприх задач должно обеспся перестройкой старых массивов. Оперативность надежность и достоверность инфции. Колвенная и смысловая определенность инфции. Задачи ИОУ: Определение потребителей инфы, состава инфы, периодичности циркуляции и форм предоставления инфции. Опред источ инфции, обесп доступа к инфции. Оргция и униф инфционных процессов, расприе задач среди пользей инфции. Оргция потоков инфции, формие комплекса техсредств для этого, поэтапное формирие ед инфционного пространства оргции. Оргция хранения массивов инфции. Формирование униф системы докции и оргция д-оборота. Оргция использования инфции для принятия решения на различных уровнях управления. Формы оргции ИОУ: Централизованная (ед для всех подразделений оргции служба: централизованное хранение, обработка).Доства: возможность контроля за инфционными обеспечением ИС и ее обслуживанием; создание центрных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат; возможность обращения пользователей к большим массивам инфции, возможность привлечения опытных спецтов, возможность уприя большими и сложными проектами, хорошие возможности для стандартизации, сравнительная легкость внедрения методих решений по развитию и совернию инфционной технологии. Недостатки: инфционное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей, а из представления об этих потребностях работников службы. ИО не сфокусировано на персональном обслуживании. ограниченная ответственность низшего персонала, поэтому персонал не способствует оперативному получению инфции пользователем. Применять централизованную систему BJE можно в случае необходимости сильного контроля, ограниченности ресурсов, схожие или одинаковые потребности, небольшая оргция. Децентрализованная. Предполагает реализацию функия подсистем непосредственно на рабочих местах. Доства: данные расптся близко к пользлю, пользль хорошо понимает инфцию, у них большие автономии, ументся телекоммуникационные затраты, инфционное обеспечение лучше отвечает деловым потребностям оргции, увелтся ответсть низшего звена. Недостатки: сложность стандартизации, неравномерное развитие инфционного обеспечения и уровня инфционных технологий в отдельных подразделениях. Еще выделяют смешанную. В зависимости от применяемых инфционных технологий и используемых в управленческой системе носителей инфции инфционное обеспечение можно подразделить на: Традиционное BJE базируется на ручных методах работы с инфцией, основным носителем и каналом передачи ее выступает докт. Традиционная система ИО реализована в виде ручных управленческих инфционных систем. Ей свойственны х-ки: структура инфционных потоков соответствует сложившейся структуре управления и ориентирована на удовлетворение инфционных потребностей отдельных подразделений, а не на систему в целом. В каждом структурном подрнии формируется своя система ИС, вкл системы докции, конкретный инфционно – спрный и нормный материал.- ограные возможности инфционного моделирования сложных ситуаций в упрнии. Инфционные массивы подрний фактически автономны, мало связаны, это ограничивает возможность системного использования инфции, предопределяет возникновение проблем согласованности и сопоставимости данных, скоординированности действий отдельных подразделений. высокий уровень избыточности потоков данных и массивов информации. Для обесп потрей подраздия в сведениях возникает необхсть их многократного дублирования это приводит к значным потерям инфции. жесткая и ориентация ИС на опредную систему показателей, традиционно сложившиеся варианты и алгоритмы обработки инфции, которая осн на ручных приемах, что ограничивает гибкость ИС. одной из важнейших проблем традной системы инфционного обеспечения является интеграция разнообразных локальных управленческих ИС, согласованность и оперативность их действия. В ИО выделяют подсистемы: 1. ДОУ, представленное в виде различных унифицированных систем упрской докции. 2. инфционно – справочные фонды оргции. 3. Устный обмен инфцией. По Бобровой: 2 части ИОУ: Инфционно – Спрный фонд. Процессы преобразования инфции: 1. ДОУ 2.Устное инфорние(бездокументное)Управленческая докция. В осн построения традной модели инфоного обеспечения лежит движение доктной инфции. Д-потоки несут осн нагрузку по хранению и передаче инфции. В соот с критерием функционго соотия в системе упркой докции выделся такие подсистемы, как оргционно-распоряд; бух, плановая, отчетная. Процесс уприя в системах оргционного типа неразрывно связан с выработкой и реализацией различного рода уприх решений. Формируемая при этом ОРД явл важнейшей составной частью системы упркой докции. В ОРД содерся инфция, помимо «собственной инфции», инфция по все остальным подсистемам уприя. Инфционно – Справочный фонд. (ИСФ) ИСФ – хранилище постоянной инфции учреждения. Примерная структура СИФ: 1. Материалы правового х-ера, 2. Общероские и отраслевые стандарты, методики, классификаторы. 3. Справочная инфция: общего х-ера и тематического х-ера. 4.Статистика, аналитические отчеты, публикации по необходимым темам. ИСФ имеет 3 направя деятсти: Комплектование фонда-Проводит отбор изданий. Наиболее достоверной явл офиц публикации, издания, издающиеся органами власти,но уних неширокая тематика. Полуофиц - справочные издания, инфция, оснная на данных гос структур, но издателем госво не является. Неофиця – журналы, Научно-техническая лит-ра. На данном этапе необходимо выявить инфционные потребности специалистов, выявить источники инфции, отобрать источники по критериям доступности и достоверности. 1.Аналитическая обработка данных. Виды обработки: Аннотирование. Реферирование. Составление обзоров. Подборка фактографических данных-Переводы. 2.Инфционное обслуживание работников оргции. в двух режимах: А) Избирательное распространение инфции – систематическое оповещение рук-ей и спецтов о поступающей инфции в соот с их инфционными потребностями. Б) Ретроспективный поиск – подбор материалов по запросам спецтов. Устное инфорние. Преим-но быстрое получение обратной связи, применяют его для решения несложных задач, для быстрого согласования. Устная инфция циркулирует по вертикале и по горизонтале. Основные хар-ки устного инфорния – оператть, эмоцсть, стихийностьсть. Оперативность – достоинство, экономит время и помогает избежать ошибок. Эмоциональность- зависит от личностных качеств чека. Можно рассматривать как достоинство и как недостаток. Стихийность – зависит от правильности оргции инфционного обеспечения. Инфционная система как оргционная форма реализации ИОУ. Понятие и состав инфционного обеспечения автомных систем (ИО АС) обработки данных. Инфционная система (ИС) – взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, исполых для хранения, обработки и выдачи инфции в интересах достижения постных целей. Структура ИС: 1. Звенья сосредоточения инфции. 2.Каналы передачи инфции .3.Носитель инфции 4.Техсредства работы. Подсистемы ИС: Технкая, - функцые, Обеспщие. Основные компоненты автоматизированных систем: пользователь АС-Лицо, участвующее в функцнии АС или исполщее результаты ее функцния эксплуатационный персонал автомной системы; эксплуатационный персонал AC: оргационное обеспечение АС: Совоксть доктов, устщих оргционную структуру, права и обязанности пользователей и эксплуатационного персонала АС в условиях функционирования, проверки и обеспечения работоспособности АС. программное обеспечение автной системы: Совокупность программ на носителях данных и программных доктов, предназначенная для отладки, функционирования и проверки работоспособности АС. техобеспечение автоматизированной системы: Совокупность всех техсредств, используемых при функционировании АС. математическое обеспечение ас: Совокупность математических методов, моделей и алгоритмов, примененных в АС. методическое обеспечение ас: Совокупность доктов, описывающих технологию функционирования АС, методы выбора и применения пользователями технологических приемов для получения конкретных результатов при функционировании АС. инфционное обеспечение автоматизированной системы: Совокупность форм доктов, классификаторов, нормативной базы и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования инфции, применяемой в АС при ее функционировании рабочей среды на рабочих местах персонала АС. Правовое обеспечение ас: Совокупность правовых норм, реглщих правовые отношения при функционировании АС и юрид статус результатов ее функния. эргономическое обеспечение ас: Совокупность реализованных решений в АС по согласовию психских, психофизиолких, антропометрических, физиологических х-ик и возможностей пользователей АС с техническими х-ками комплекса средств автоматизации АС и параметрами. лингвистическое обеспечение АС: Совокупность средств и правил для формализации естественного языка, используемых при общении пользователей и эксплуатационного персонала АС с комплексом средств автоматизации при функцнии АС. комплекс средств автоматизации ас; КСА AC: Совокупность всех компонентов АС, за исключением людей компонент ас; компонент АС: Часть АС, выделенная по определенному признаку или совокупности признаков и рассматриваемая как единое целое инфционное средство. Комплекс упорядоченной относительно постоянной инфции на носителе данных, описывающей параметры и х-ки заданной области применения, и соответствующей докции, предназначенный для поставки пользователю. программно-технический комплекс ас; ПТК АС: Продукция, совокупность средств вычислительной техники, программного обеспечения и средств создания и заполнения машинной инфционной базы при вводе системы в действие достаточных для выполнения одной или более задач АС. автоматизированное рабочее место; АРМ: Программно-технический комплекс АС, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. машинная инфционная база АС: Часть инфционной базы АС, совокупность используемой в АС инфции на носителях данных.