23. Научно – справочный аппарат архивов

НСА-совсть описаний архых доктов система НСА к доктам архива оргции - комплекс взаимосвязанных и взаимодопмых архивных справочников, баз данных о составе и содержании док-в, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска док-в и доктной инф-ции в целях эффективного использования. Система НСА нужна для быстрого и эффективного поиска инф-ции и ее испния и сохранения док-в. Состав системы НСА архивов опредтся видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем док-в, х-ером и задачами поиска и интенсивностью использования док-в. Состав системы НСА можно проклассифицировать: 1. по функциям: справочники по учету (книга поступления и выбытия, список фондов, реестр описей); справочники по раскрытию содержания док-в (инфционно-поисковые системы) (обзоры, указатели); 2. по значимости описываемых комплексов архивных док-в делятся на : справочники в док-там Архивного фонда РФ в целом (каталоги, справочники, указатели); справочники к сети архивов (фондовые каталоги субъектов РФ или муниц. образований, путеводители); справочник к архиву (путеводитель, книга поступлений, список фондов, листы фондов, описи, каталоги, тематкие обзоры, укли, паспорт архива); справочники к фонду (лист фонда, опись, обзор фонда, каталоги, указатели); справочники к делу или отдельному док-ту (тематические путеводители, каталоги, указатели, обзоры фондовые и тематические, внутренняя опись дела, аннотация, заверительная надпись).Типы справков: - обязательные - сущеют во все госархивах (архивные описи, арх. каталоги, путеводители); - доп - создаются с учетом специфики док-в архива (указатели, обзоры, тематические перечни, базы данных). Виды справочников: ручные (картотеки); автоматизированные (базы данных); межархивные (справочники по нескольким архивам); архивные (по одному архиву); межфондовые (по нескольким фондам); фондовые (по одному фонду). Архивная опись – архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Функции арх. описи: учетная – ведется учет и проверка док-в по описи; инфционная – содержит заголовки дел, которые раскрывают состав и содержание арх. док-в; систематизация – выражается в закреплении в описи за каждым делом определенного номера. Виды описей: постоянного срока хранения; долговременного срока хранения (свыше 10 лет); по лс (отдельно от всех); особо ценных док-в; специх дел (нотариалных, следственных, медицинских); опись дел док-в на спецносителях (на каждый носитель своя опись). Структура описи: Арх. опись состоит из 2 ч: 1). Собственно опись - перечень дел. Описательная статья к описи – совокупность сведений о ед хранения (единице учета), которая состоит из след граф: 1. № дела и № по порядку, 2. индекс дела, 3. заголовок дела, 4. крайние даты (число, месяц, год); указание на подлинность, копийность; 5. колво листов, 6. срок хранения; 7. примечание (указание на подлинность, копийность). В конце описи делается итоговая запись, в которой указывается колво дел по описи, особенности нумерации дел (литерные и пропущенные), отражает все изменения в их колве. Итог. зап. подпится составителем описи с указанием должности и даты составления. После каждого поступления или выбытия дел составляется новая итоговая запись с ук-ем основания внесенных изменений. К описи составляется заверительная надпись, которая делается на отдельном листе-заверителе: ук-тся кол-во листов описи и подпись составителя. 2.) Справочный аппарат к описи (титульный лист; содержание; предисловие; список сокращенных слов; именной, географический, предметный, хронологический указатели; библиографический список литературы). На титульном листе описи помещаются: полное название архива орг-ции, название фонда, № фонда, № описи, название описи, крайние даты док-в, внесенных в опись. Предисловие может составляться как общее ко всем описям фонда, так и к отдельной описи. В предисловии излагаются: история фондообразователя, история фонда; аннотация состава и содержания доктов фонда; состав справочного аппарата к описям. К описи могут составляться указатели. Описи постоянного срока хранения утверждаются ЭПК, по лс - согласуются ЭПК. На экспертной комиссии орг-ции согласуются все виды описей. Утверждает описи руковод.-ль орг-ции. Опись пост. срока хранения готовится в 4-х экз: 1 – для орг-ции, 3 – сдается в архив вместе с делами. Каталоги, их виды. Описание доктов при каталогизации. Каталог – межфондовый арх.справочник, в котором инф-ция о содержании док-тов архива сгруппирована по предметам, расположенным в соот с принятой для данного каталога схемой классификации доктной инф-ции. Совокупность различных каталогов составляет систему каталогов архива. В зависимости от схемы построения каталоги подразделяются на алфавитные, логические, персональные, систематические, тематические и их разновидности (каталог по истории учреждений и каталог по истории административно-территориального деления), хронологические, предметные и их разновидности (именной, географический). К. м/б внутриархивными и межархивными, бумажными и электронными. Доктная инфция в систематическом каталоге классифицируется по отраслям знаний и практической деят-ти орг-ции, располагается в логической последовательности. В тематическом к. док-ная инф-ция сгруппирована по подтемам, рубрикам и подрубрикам, расположенным в логической последовательности. В именном к. инф-ция классифицируется по алфавиту фамилий лиц, упоминаемых в доктах, затем в хронологической последовательности. В хронологическом каталоге сведения о док-тах группируются с точки зрения их создания: по периодам времени, векам, годам, месяцам, числам. Описание работ при каталогизации. Каталогизация док-в – совокупность работ по созданию каталогов: составление схемы классификации, выявление и отбор док-тов, описание на каталожных карточках, их систематизация, оформление и ведение каталогов. Отобранные для каталогизации фонды и док-ты описываются на каталожных карточках, состоящих из след. реквизитов: название архива, индекс, рубрика, подрубрика, дата и место события, содержание, поисковые данные (№ и название фонда, № описи, дела, листов), язык док-та, способ воспроизведения, фамилия составителя и дата составления карточки. Для связи с др каталогами применяется система отсылок. В зависимости от х-ера док-в фонда применяется: подоктное описание – опис отдельные док-ты дела, посвященные 1 вопросу, при условии, что др док-ты, этого дела касаются др вопросов; поединичное описание – описывается дело целиком, касающееся 1 вопроса, события, - групповое описание – описывается группа док-в одного дела по 1 вопросу, предмету; группа однородных дел одной описи. Путеводитель – архивный справочник, содержащий сведения о док-тах и (или) фондах архива. Создание путеводителя явл-ся очень сложной работой. Готовят, в основном, крупные архивы. Виды П.: путеводители по архиву (архивам), П. по фондам, тематические П., краткие справочники по фондам. Все они м/б: архивные, межархивные. П. по архиву –содержит системный перечень архивов с х-кой хранящихся в них док-тов. Объект описания – архив или хранилище док-в Архивного фонда РФ. П. по фондам архива – предназначен для общего ознакия с составом и содержанием фондов, содержит систный перечень кратких х-ик или кратких сведений об архивных фондах. Объектом описание такого П. выступает фонд. В П. по фондам применяется схема, по которой инф-ция о фондах делится на 2 раздела: в 1-м сведения о фондах до 1917г., во 2м – после 1917г. Подразделы схемы строятся по производственно-отраслевому принципу в исторической или логической последовательности. Краткий справочник по фондам – систный перечень наимен арх. фондов со справочными данными. Он дает общую инф-цию о фондовом составе архива (наз-ие фонда, № фонда, кол-во дел, крайние даты). Тематический путеводитель –содержит х-ки только тех фондов, которые созданы на определенную тему, например «Тематический путеводитель по учреждениям культуры». Методика составления. Любой путеводитель состоит из двух частей: х-ик фондов и справочного аппарата. Х-ка фонда вкл наз-ие фонда, справочные данные о нем (№ фонда, кол-во дел, крайние даты), историческую справку об орг-ции-фондообразователе, аннотацию состава и содержания док-в. Справочный аппарат к путеводителю состоит из титульного листа, предисловия, списка сокращений. Обзор - архивный справочник, вкл систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов доктов. В обзорах приведены сведения о составе, содержании док-в, дан их источниковедческий анализ, приведен фактический материал по темам, указатель нахождения док-ов по этой теме и тексты отдельных док-в. Обзоры готовят по наиболее востребованным темам для использования их самими архивами для выдачи справок, либо пользователями. в гос и фед архивах. Виды обзоров: тематический обзор – вкл сведения о части док-в одного или нескольких фондов по определенной теме; межархивный тематический обзор - вкл сведения о части док-в одного или нескольких фондов нескольких архивов по определенной теме; фондовый обзор - вкл сведения о составе и содержании док-в одного фонда. Обзор состоит из частей: 1. х-ка док-в. вкл сведенияо составе и содержании док-в (аннотаций), их источниковедческий анализ и поисковые данные; 2. справочный аппарат, состоящий из титульного листа, содержания, предисловия, списка сокращений, указателей. В основу построения обзора м/б положены структурный, отраслевой, предметно-тематический, географический, хронологический признаки. Указатели, перечни - архивные справочники, представляющие собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо др признаку перечень названий предметов, упоминаемых в архивных доктах, с указанием их поисковых данных. В архиве оргции они м/б фондовыми, межфондовыми, архивные, межархивными, внутривидовыми, по форме - эл, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими и аннотированными, по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими. Виды указателей: хронологические У. – состоят из рубрик, вкл даты историч. событий, явлений или фактов, даты док-в, расположенных в хронологическом порядке; предметные указатели – вкл понятия, расположенные в алфавитном порядке; именные – сроятся по алфавиту, вкл Ф.И.О., псевдонимы, прозвища, клички, биографические справки; географические – вкл наимен госв, административно-территориал. единиц, морей, рек. географич. понятий. Указатели могут носить как самостоятельный х-ер, так и быть приложением к какому-либо справочнику. Во всех указателях обязательно наличие архивного шифра (наз-е архива, №№ фонда, описи, дела, листа).