24. Использование архивных документов

Испние арх док-в – комплекс работ по обеспечению инфционных потребностей общества в ретроспективной доктной инфции. Арх докты используют в экономике – при прогнозировании и планировании экономич. развития; к архив. док-там обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском хоз-ве; при проектировании и реконструкции мостов, путей сообщения, жилых объектов. в науке - при написании дипломов, курсовых, научных работ. в текущей деят-ти учреждения – при повышении эффективности управления, решении с помощью арх. док-в вопросов, возникающих в его деят-ти. в соц-правовой сфере – для исполнения запросов граждан, в целях обеспечения прав и законных интересов граждан. в культуре – для подготовки выставок, докладов, очерков, экскурсий, анализ по арх. доктам одежды, культуры прошлых лет кинорежиссерами, художниками.Основные формы использования доктов. инфционное обеспечение пользователей – предоставление архивами архивной инф-ции, подлинных док-в или их копий по инициативе архива или по инициативе пользователей. инициативное информирование – направление инфцных писем и др. док-в о наличии в архиве инфции по актуальной тематике. Тематика ориентирована на тип, орг-ции, специфику ее деят-ти. публикация док-в – совокуп-ть работ по подготовке арх. док-в к изданию в форме сборников, серий, альбомов, буклетов, плакатов, периодических изданий. изучение док-в исследователями в читальном зале – регламентировано Правилами работы исследователей в читальных залах гос. архивов, на основе которых всеми архивами разрабатываются свои Правила работы в читальных залах. Предоставление док-в в читал. зале осущ-ся бесплатно. Платные услуги в установленном порядке. Пользователи допускаются на основании личного заявления, письма направившей орг-ции, указываются: ФИО, должность, научное звание, ученая степень, тема и хронологич. рамки исследования. Разрешение дает рук-ль архива на 1 год. Архив предоставляет лицам для использования в читальном зале открытые докты, прошедшие научно-тех обработку. Отказ в выдаче докта: плохое физич.состояние, пользование док-тов сотрудниками архива для выполнения служебных заданий, выдача докта др пользователю. При первом посещении архива посетитель ознакамливается с Правилами работы в читал. зале данного архива под роспись, на каждого пользователя заводится карточка, где собирается вся док-ция, связанная с его работой в архиве. Дела из хранилища выдаются на основе бланка заказа, учитываются в книге выдачи дел из хранилища письменно и под роспись посетителя в получении дел. При выдаче и приеме назад особо ценные дела проверяются полистно. В кажд. деле есть лист использования, куда вносится когда и кто брал дело. В чз с делами можно работать до 2-х недель. На место выдаваемого дела помещается отдельная для каждого дела карта-заместитель. Порядок работы чз архивов оргций и формы архивных доктов (карточка, книга рег, бланк заказа, лист использования, карта-заместитель установлены Осн правилами работы архивов орг-ций, 2002. исполнении запросов соц-правового х-ера (СПК)– поиск запрашиваемой инф-ции, необходимой для обеспечения прав и законных интересов граждан. Выдаваемые по ним архивные справки являются офиц док-ми, имеющими юр. силу. К запросам СПК относятся запросы, касающиеся трудового стажа, размера зараб. платы, службы в армии, участия в войнах, награждения, имущественных и наследственных прав. Архивы ведут личный прием граждан. Запросы рег в журнале рег запросов. В соот с Осн правилами архивов оргций (одобренных Росархивом 2002г.) письменный запрос содержит: наимен оргции (архива), которой они адресованы; изложение существа запроса; фио обращающегося; его адрес, контактные тел; дату и личную подпись. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая инфция м/б восполнена.Срок исполнения запросов соц-правового х-ера граждан и оргций по материалам архива не должен превышать 30 дней со дня рег обращения. При сложных запросах срок может продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента рег обращения. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в др оргции или архивы, информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. Повторные запросы не рег. Виды архивных справок и их оформление Инфция соц-правового х-ера по запросам граждан и оргций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки. Архивная справка - содержит архивную инфцию о предмете запроса, с указанием поисковых данных доктов, на основании которых она составлена. Архивная копия – дословно воспроизводит текст или изображение архивного докта, с указанием архивного шифра и номеров листов ед хранения, заверенная в установленном порядке. Архивная выписка – докт,составленный на бланке архива,достловно воспроизводящий часть арх докта, относящуюся к опред факту, событию, с ук арх шифра и номеров листов ед хранения. Архивные справки составляются на осн доктов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных доктов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки. При отсутствии в архиве доктов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка м/б выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника. составляются по установленной форме (дана в Осн правилах работы архивов орг-ций, 2002) на бланке арх справки или общем бланке оргции. В справке приводятся названия, даты и номера доктов и излагаются сведения, имеющиеся в названных доктах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хроной последти событий, а не доктов, в которых они освещаются. Названия оргций в тексте справки при 1 употреблении приводятся полностью, в скобках - их офиц принятые сокращения; при повторных упоминаниях - только сокращенные. В справку вкл только сведения, упоминаемые в доктах. В тексте арх справки не допускаются комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию исп-ных доктов. После текста справки помещаются арх шифры доктов, послуживших оснем для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, номера листов в деле). подпится рукем оргции и рукем архива. заверяется печатью оргции; второй экз заверяется рукем архива и хранится в делах архива в соот с н/д. Архивные копии и выписки из доктов выдаются в соот с запросом. Заверяются подписью рукля оргции и гербовой печатью оргции. Выписка должна воспроизводить полный текст части докта, относящейся к запросу. Машинописные архивные копии и выписки изготавливаются на бланке письма оргции с обозначением названия докта: "Архивная копия", "Архивная выписка". При изготовлении ксеро- или фотокопий докта бланк оргции, не используется. После текста арх копии или выписки ук архивный шифр докта. Если копия или выписка занимают более одного листа, архивный шифр ук на обороте каждого листа. Все листы арх копии или выписки д/б скреплены, № и на месте скрепления заверены архивом. направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом, подписанным рукем оргции или структурного подразделения, в состав которого входит архив. могут выдаваться под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного докта, удостоверяющего личность; их родственникам или доверенным лицам при предъявлении нотариально заверенной доверенности, оформленной в соот с законодательством. Получатель архивной справки, копии или выписки расписывается на 2 экз получаемого докта, остающемся в делах архива, с ук данных паспорта или др докта, удостего личность получателя. Ограничение на доступ к архивным доктам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения, создающие угрозу для его безопасности, устанся на срок 75 лет со дня создания указанных доктов. С письменного разрешения гражданина, а после смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к таким док-там м/б отменено ранее чем через 75 лет со дня создания указанных доктов. Допускается изъятие из архивных дел и выдача владельцам или их родственникам подлинных личных доктов о гражданском состоянии, об образовании, трудовых книжек не полученных в свое время владельцем доктов. Подлинные личные докты выдаются с разрешения рукля оргции заявителям по предъявлении паспорта, иного докта, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам нотариально заверенной доверенности. Подлинные личные докты м/б высланы заявителю ценным письмом. При отсутствии в архиве запрашиваемых сведений отрицательный ответ составляется на бланке письма оргции. В нем уктся факт отсутствия в доктах архива интересующих заявителя сведений и даются рекомендации, куда следует обратиться за необходимой инфцией. В случаях «-« ответа, содержащего сведения об отсутствии в архиве необходимых доктов вследствие их гибели или утраты, текст письма заверен печатью оргции.