4. Бақылау функциясы

Сонымен, ұйымның жоспары жасалды, оның құрылымы түзілді, жұмыс орындары толықтырылды және қызметкерлердің мінез-құлық мотивтері анықталды. Басқару функциясына қосылатын тағы бір компонент қалды – бұл бақылау.

Бақылау бұл жалпы алғанда нақты қол жеткізген нәтижелерді жоспарланған көрсеткіштермен салыстыру.

Менеджменттегі бақылау функциясын басқару қызметінің түрі ретінде түсіну керек, соның арқасында ұйым қызметінің көрсеткіштерін белгіленген стандарттармен (жоспармен) салыстыра отырып ұйымды дұрыс жолда ұстауға болады. Барлық бақылау жүйелері кері байланыс идеясына негізделген. Нәтижесінде негативті нәтижелерді түзету үшін немесе іс-әрекетті күшейту (егер нәтиже позитивті болса) үшін ауытқулар белгіленеді.

Бақылау процесінде келесі сұрақтаға жауап алуға болады: біз неге үйрендік? келесі жолы нені басқаша істеу керек? жоспардан ауытқу себебі неде? шешім қабылдауға бақылау қандай әсер етті? бақылаудың әсері позитивті болды ма? жаңа мақсаттарды қою үшін қандай қорытынды жасауға болады?

Басқару практикасында өздерінің бақылау технологиясы болады (5 сурет). Бақылаудың қандай технологиясын қолдансақа та, оның соңғы мақсаты менеджмент мақсаты мен әртүрлі жоспарларға қызмет ету болып табылады.

Бақылау технологиясы

Бақылау концеп- Бақылау мақса- Бақылау Бақылау Бақылау кө-

циясын таңдау тын анықтау нормасы әдісі лемі, облысы

жүйе, процесс не- бақылаудың мақ- этикалық, алдын ала (диаг- толық, тегіс, эпи-

месе жеке тексе- саттылығы, дұ- құқықтық, ностикалық, те- зодтық, таңдама-

рулер, бақылау рыстығы, реттілі- өндірістік рапевтикалық), лы, қаржылық,

мақсаты, бақы- гі және тиімділігі күнделікті, қоры- өнім сапасына,

лаушы орган тынды еңбек өнімділігіне

5 сурет

Барлық бақылау жүйелерінің негізіне келесі негізгі талап-критерилер алынуы керек (6 сурет):

1) бақылау тиімділігі – бақылаудың пайдалылығы, табыстылығы анықталады (бақылау процесінде анықталған кемшіліктерді табумен және жоюмен байланысты шығындарды азайту; бақылау техникасы мен персоналдарына, бақылауға кететін шығынды қысқарту);

2) адамдарға әсер ету тиімділігі – қолданылатын бақылау технологиясы қызметкерлерде оң стимулдарды немесе негативті, стресстік реакцияларды тудырады ма, осы мәселе қаралады;

3) бақылау міндетін орындау – бақылау ұйымды басқару жүйесіндегі сәйкес келулерді және ауытқуларды анықтауы; ауытқуларды жоюға, тиімді шешімдерді жасауға мүмкіндік етуі керек;

4) бақылау шекараларын анықтау – бақылау іс-шаралары шектеулерсіз жүргізілмейді; тексерілетін бөліктердің ұзақтығы ауытқуларды барынша ерте мерзімде анықтауға мүмкіндік етуі керек; қолданыстағы заңдылықпен анықталған бақылау нормаларын сақтау керек.

Бақылаудың талап-критерилері

Бақылау Адамдарға әсер Бақылау шекарасы

тиімділігі тиімділігі

міндеттерін орындау, қанағаттану, заңмен белгіленген

қателердің алдын алу үйрету, келіспеу, нормаларды сақтау,

қорқыныш, стресс жеке тұлғаның құқын

бақылауға және кем- және еркіндігін сақтау

шіліктерді жоюға жұм-

салатын шығындар

Бақылаудың міндеті

Кемшіліктерді анықтау

Кемшіліктерді сапалы Кемшіліктерді Кемшіліктердің

бағалау сандық бағалау шынайылығы

6 сурет

Бақылаудың келесі түрлері бар:

1. Алдын ала бақылау. Баºылау к¼п б¼лiгi су астында жасырынып жатºан айсбергке ½ºсайды. Бұл ұйымда¹ы баºылауды» кейбiр ма»ызды т¾рлерiнің басºаруды» басºа функцияларыны» iшiнде жасырын¹ан т¾рде болуына байланысты болады.

Баºылауды» б½л т¾рi алдын ала баºылау деп аталады, ¼йткенi б½л наºты ж½мыс бастал¹ан¹а дейiн ж¾ргiзiледi. Алдын ала баºылау ж¾ргiзудi» негiзгi º½ралдарына белгiлi бiр ережелердi, процедураларды ж¸не т.б. орындау, ж¾зеге асыру жатады. µйымдарда алдын ала баºылау ¾ш негiзгi облыста ºолданылады – адамдар ресурсы, материалдыº ж¸не ºаржы ресурстарына ºатысы бойынша. Адам ресурстары облысында бақылау ұйымның нақты міндеттерін орындау үшін қажетті кәсіби және іскерлік білімдер мен дағдыларды талдау есебінен жүргізіледі. Материалдық ресурстар облысында - өте жақсы тауар жасау үшін шикізаттың сапасына бақылау жасау. Қаржылық ресурстар облысында алдын ала бақылаудың механизмі бюджет болып табылады, өйткені ұйымға қашан, қанша мөлшерде және қандай қаржылар керек деген сұрақтарға жауап береді.

Алдын ала бақылау процесінде әртүрлі кезеңдердің стандарттардан ауытқуын алдын ала байқауға және көруге болады. Ол екі түрде болады: диагностикалық және терапевтикалық.

Диагностикалық бақылауға өлшегіштер, эталондар, ұйымда бір нәрсенің дұрыс еместігін көрсететін ескерту сигналдары сияқты категориялар кіреді.

Терапевтикалық бақылау нормативтен ауытқуды тауып қана қоймай, оны түзету шараларын да қабылдайды.

2. Күнделікті бақылау. К¾нделiктi баºылау тiкелей ж½мыс барысында ж¾ргiзiледi. К¼п жа¹дайда оны» объектiсi ºарама¹ында¹ы ºызметкерлер болады. Ол алға қойған жоспардан және инструкциялардан ауытқулардың болмауына мүмкіндік жасайды.

Күнделікті бақылауды жүргізу үшін басқару аппаратына кері байланыс керек.

3. Қорытынды бақылау. Бұл бақылаудың мақсаты – болашақта қателіктерді болдырмауға көмектесу. Қорытынды бақылау кезінде кері байланыс жұмыс орындалып болғаннан кейін жүргізіледі (күнделікті бақылауда – орындау процесінде). Қорытынды бақылау кеш жүргізілгенмен, біріншіден, жетекшіге егер ұқсас жұмыстар болашақта да жүргізілетін болса жоспарлау үшін ақпарат береді, екіншіден, мотивацияға жағдай жасайды.

Баºылау процесiнде аныº ¾ш этапы бар:

1. А этапы – стандарттарды белгілеу (7 сурет). Стандарттар – б½л наºты маºсаттар. Б½л маºсаттар жоспарлау процесiне шы¹ады. Бақылаудың бірінші этапында уақыт шеңберін және жұмысқа бағалау жүргізетін нақты критерилерді белгілеп алу керек. Бұл нәтижелілік деп аталады. Нәтижелілік көрсеткіші алған қойған мақсатқа жету не алу керектігін анықтайды.

Стандартты белгiлеу

Н¸тижелiлiк к¼рсеткiштерiн жасау

7 сурет

2. Этап Б – қол жеткен нәтижелерді белгіенген стандарттармен салыстыру.

Бұл этапта менеджер қол жеткізген нәтижелердің алға қойған мақсатқа қаншалықты сәйкес екенідігін анықтауы керек. Сонымен бірге тағы бір маңызды шешімді қабылдауы керек: анықталған кемшіліктердің стандарттардан ауытқуы қаншалықты қауіпті немесе қауіпсіз және ауытқуларды қаншалықты жіберуге болады. Бұл қызметте ауытқу масштабы, нәтижелерді өлшеу, ақпаратты беру және оны бағалау жүргізіледі.

²ол жеткен н¸тижелердi стандартпен

салыстыры»дар

Ауытºу масштабын белгiле»дер.

Н¸тижелердi ¼лше»дер. Стан-

дарттар ж¸нге н¸тижелер туралы

тиiмдi аºпаратта»дар.

3. Этап В – қажетті түзету іс-әрекеттерін қабылдау.

Ы»¹айлы iс-¸рекет линиясын

òà»äàó

Еште»е жасамау.

Àóûòºóларäû æîþ.

Стандартты ºайта ºарастыру.

Бақылау қажет болғанымен де, ол өте қымбатқа түсуі мүмкін. Сондықтан бақылаудың қандай типін қолдану керектігін мұқият шешу керек. Сондықтан бақылауды ұйымдастыру және жүргізу кезінде бірқатар факторларды ескеру керек және келесі сұрақтарға жауап табу керек: қызметкерлер ұйым мақсатын түсінеді ме? тривиальды емес маңызды өзгерістерді қамтамасыз ету үшін бақылау жүйесі дұрыс жобаланған ба? Қолданыстағы бақылау жүйесі менеджерлерге уақыт шеңберінде дұрыс әрекет ету үшін ақпаратты береді ме?

Әрине болашақта бақылау жүйелерінде жаңа жетістіктер, жаңа жүйелер қолданылады, бірақ олар құрылатын негізіг сол күйінде қалады.

Бақылау функциясы ұйымды басқарудың бүкіл процесінің соңғы пункті болып табылмайды. Пратика жүзінде мұндай соңғы пункт жоқ және болмайды да, өйткені әрбір басқару функциясы келесі функция арқылы қозғалысқа келеді. Яғни өздігінен шеңбер бойымен қозғалыс пайда болады. Мысалы, бақылау процесінде алынған ақпарат, жоспарлау этапында, қызметкерлердің жұмысын ұйымдастыру немесе мотивациялауда пайдаланылуы мүмкін.

Жоғары деңгейдегі менеджерлер өз жұмыс уақытының басым бөлігін жоспарлау және бақылау функциясын жүзеге асыруға жұмсайды, ал төменгі деңгейдегі менеджерлер (сызықтық менеджерлер) кадрларды таңдаумен, олардың жұмысын ұйымдастырумен айналысады. Бірақ басқарудың барлық деңгейінде олар белгілі бір шамада басқарудың барлық төрт функциясын қолланады және орындайды: жоспарлау, ұйымдастыру, мотивация және бақылау. Барлық деңгейдегі менеджерлерді екі негізгі критерий бойынша бағалайды: нәтижелілігі (яғни тілек етілген нәтижеге қол жеткізу мүмкіндігі) және тиімділігі (нәтижеге шығынды аз жұмсай отырып қол жеткізу мүмкіндігі).