37. Организация исполнения конфиденциальных документов

При большом объеме поступающих д-в целесообразно осуществлять их распределение по уровням принятия решений. С этой целью руководители ор-ии определяются полномочия подчиненных должностных лиц по рассмотрению вопросов опр. тематики или уровня, без предварительного ознакомления с этими д-и непосредственно руководителя ор-ии.

Д-ы, передаваемые на рассмотрение руководителям, могут учитываться непосредственно в журнале учета поступивших д-в с последующим занесением туда фамилий исполнителей, к-м переадресован д-т, или записываться в спец. выделенный реестр временной передачи КДв.

В процессе рассмотрения д-в на них пишутся резолюции. В состав резолюции входят следующие элементы: инициалы и фамилия исполнителя (исполнителей); содержание поручения (предписываемое действие); срок исполнения (при необходимости); подпись; дата; отметка о контроле исполнения (при необходимости).

При получении д-а исполнитель должен проверить соответствие учетного № д-а и кол-ва его листов записям в учетных формах.

Если исполнение д-а поставлено на контроль, то для его осуществления изготавливаются спец. контрольные карточки: вид и заголовок д-а; от кого поступил; резолюция; ответственный исполнитель; контрольные отметки; отметка о снятии с контроля. При автоматизированном контроле исполнения д-в соответствующие данные вводятся в компьютер.

После исполнения д-а исполнитель проставляет на нем отметку об исполнении д-а и направляет его в дело.

Отметка содержит следующие данные: ссылку на дату и № д-а, свидетельствующего об исполнении, или при отсутствии такого д-а краткую справку об исполнении; пометку «В дело»; № дела, в к-е должен быть подшит д-т; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен д-т; дату.

Д-ы подлежат исполнению в следующие сроки: - с конкретной датой исполнения - в указанный срок; с пометкой «Срочно» - в 3-дневный срок; по запросам граждан - в течение 15 дней; остальные - в срок не более месяца.

38. Копирование конфиденциальных документов

КДы могут копироваться в подразделении КД или в спец. множительном подразделении ор-ии.

Копирование не должно производиться одновременно с копированием открытых д-в.

КДы, поступившие из др. ор-ии, должны копироваться с письменного разрешения руководителя ор-ии или с письменного разрешения издавших их.

Разрешение на изготовление копий учтенного д-а оформляется на обороте последнего листа экз., с к-о производится копирование. Этот экз. подшивается в дело или переводится на учет ВХ.

При копировании поступившего д-а дополнительно делается ссылка на № и дату разрешения.

Подлежащие копированию д-ы регистрируются в журнале учета копирования КД: учетный № и гриф К, дата; кол-во или номера страниц; дата копирования; кол-во снятых копий; учетные №№, присвоенные №№; отметка об уничтожении брака; подпись за получение и дата.

На копиях проставляют их номера.

Если д-т был издан самой ор-ей, то номера копий продолжают номера ранее изготовленных экз., а если др. о-ей, то их номера проставляются дробно: номер присвоенные при издании/на каждом экз. проставляется очередной порядковый № копии, начиная с 1.

Присвоенные копии учетный № проставляется на всех листах копии по середине нижнего поля с добавлением аббревиатуры грифа К.

На экз. д-а, с к-о снималась копия, под разрешением на снятии копии сотрудником КД ставится надпись «снята копия в__ экз. за номером__», к-я заверяется его подписью с проставлением даты.

Выпискам присваивается отдельный учетный № по журналу учета изданных документов.