ВВЕДЕНИЕ
Современная жизнь немыслима без эффективного управления. Важной категорией являются системы обработки информации, от которых во многом зависит эффективность работы любого предприятия или учреждения. Такая система должна: обеспечивать получение общих и/или детализированных отчетов по итогам работы; позволять легко определять тенденции изменения важнейших показателей; обеспечивать получение информации, критической по времени, без существенных задержек; выполнять точный и полный анализ данных.
Процессы обработки информации имеют общую природу и опираются на описание фрагментов реальности, выраженное в виде совокупности взаимосвязанных данных. Базы данных являются эффективным средством представления структур данных и манипулирования ими. Концепция баз данных предполагает использование интегрированных средств хранения информации, позволяющих обеспечить централизованное управление данными и обслуживание ими многих пользователей. При этом БД должна поддерживаться в среде ЭВМ единым программным обеспечением, называемым системой управления базами данных (СУБД). СУБД вместе с прикладными программами называют банком данных.
Современные СУБД в основном являются приложениями Windows, так как данная среда позволяет более полно использовать возможности персональной ЭВМ, нежели среда DOS. Снижение стоимости высокопроизводительных ПК обусловил не только широкий переход к среде Windows, где разработчик программного обеспечения может в меньшей степени заботиться о распределении ресурсов, но также сделал программное обеспечение ПК в целом и СУБД в частности менее критичными к аппаратным ресурсом ЭВМ.
Одно из основных назначений СУБД – поддержка программными средствами представления, соответствующего реальности. Предметной областью называется фрагмент реальности, который описывается или моделируется с помощью БД и ее приложений. В предметной области выделяются информационные объекты – идентифицируемые объекты реального мира, процессы, системы, понятия и т.д., сведения о которых хранятся в БД
В дипломном проекте рассматривается инвентаризационный учет в ООО Ордер. Типовыми задачами данной предметной области является обработка таблиц, сортировка записей по отдельным признакам.
Моей задачей являлась автоматизация процесса пересортицы при инвентаризации.
При проведении инвентаризационных мероприятий в торговых организациях нередко выявляется так называемая пересортица товаров - одновременный излишек и недостача товаров одного наименования, но разного сорта.
Появление пересортицы возможно при нарушении порядка приемки и хранения товаров на складе, отсутствии надлежащего внутреннего контроля над движением товаров, а иногда, причиной пересортицы является и просто невнимательность материально ответственного лица, отпускающего товары со склада.
При проведении инвентаризации торговые организации руководствуются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина Российской Федерации от 13 июня 1995 года N 49 (далее - Методические указания по проведению инвентаризации). Напомним, что случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены в статье 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, в том числе при аудиторской проверке.
Результаты проведенных инвентаризаций оформляются документами, унифицированные формы которых утверждены Постановлениями Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации" и от 27 марта 2000 года N 26 "Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации N ИНВ-26 "Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией".
1 Теоретическая часть
1.1 Организационная структура управления предприятием
Преддипломную практику я проходил в ООО Ордер.
В предприятии ООО Ордер организационная структура управления предприятием представлена в следующем виде:
При функциональной структуре происходит деление организации на элементы, каждый из которых имеет определенную функцию, задачи. Она характерна для организаций с небольшой номенклатурой, стабильностью внешних условий. Здесь имеет место вертикаль: руководитель — функциональные руководители (производство, маркетинг, финансы) — исполнители. Присутствуют вертикальные и межуровневые связи. Недостаток — функции руководителя размыты.
Преимущества: углубление специализации, повышение качества управленческих решений; возможность управлять многоцелевой и многопрофильной деятельностью. Недостатки: недостаточная гибкость; плохая координация действий функциональных подразделений; низкая скорость принятия управленческих решений; отсутствие ответственности функциональных руководителей за конечный результат работы предприятия.
1.2. Состав технических и программных средств, используемых на предприятии
Приложение «Инвентаризационный учёт» разрабатывалось на персональном компьютере со следующими характеристиками:
процессор – Intel Pentium IV с тактовой частотой 1.70 ГГц;
материнская плата – Intel 845 Award 6.0;
винчестер – Seagate, емкостью 320 Гбайт;
объем оперативной памяти – 2048 Мбайт;
дисковод CD-ROM;
монитор – Matrix TFT LCD, 17'', разрешающая способность – 1024x768;
стандартная клавиатура – Genius;
мышь – Genius, USB;
принтер – лазерный Samsung SCX-4200.
Материнская плата - сложная многослойная печатная плата, являющаяся основой построения вычислительной системы (компьютера).
В некоторых сложных электронных приборах и устройствах (например сотовый телефон, телевизор) основная (наибольшая, наиболее значимая) плата устройства также может называться материнской или системной.
В качестве основных (несъёмных) частей материнская плата имеет разъём процессора, микросхемы чипсета (иногда построенного на хабовой архитектуре, подробнее см. северный мост, южный мост), загрузочного ПЗУ, контроллеров шин и интерфейсов ввода-вывода и периферийных устройств ОЗУ в виде модулей памяти устанавливаются в специально предназначенные разъёмы; в слоты расширения устанавливаются карты расширения.
Процессор - это главная микросхема компьютера, его 'мозг'. Он выполняет программный код, находящийся в памяти и руководит работой всех устройств компьютера. Чем выше скорость работы процессора, тем выше быстродействие компьютера. Процессор имеет специальные ячейки, которые называются регистрами. Именно в регистры помещаются команды, которые выполняются процессором, а также данные, которыми оперируют команды. Работа процессора состоит в выборе из памяти в определенной последовательности команд и данных для их последующего выполнения.
Во время процесса процессор считывает последовательность команд, содержащихся в памяти, и исполняет их. Такая последовательность команд называется программой и представляет алгоритм полезной работы процессора. Очерёдность считывания команд изменяется в случае, если процессор считывает команду перехода — тогда адрес следующей команды может оказаться другим. Другим примером изменения процесса может служить случай получения команды останова или переключение в режим обработки аппаратного прерывания.
Звуковая карта - дополнительное оборудование персонального компьютера, позволяющее обрабатывать звук (выводить на акустические системы и/или записывать). На момент появления звуковые платы представляли собой отдельные карты расширения, устанавливаемые в соответствующий слот. В современных материнских платах представлены в виде интегрированного в материнскую плату аппаратного кодека (согласно спецификации Intel AC’97 или Intel HD Audio).
Видеокарта- электронное устройство, преобразующее графический образ, хранящийся как содержимое памяти компьютера (или самого адаптера), в форму, пригодную для дальнейшего вывода на экран монитора. Первые мониторы, построенные на электронно-лучевых трубках, работали потелевизионному принципу сканирования экрана электронным лучом, и для отображения требовался видеосигнал, генерируемый видеокартой.
Оперативная память - энергозависимая часть системы компьютерной памяти, в которой временно хранятся входные, выходные и промежуточные данные программы процессора. Наиболее распространенные типы DIMM и SIMM.
Обмен данными между процессором и оперативной памятью производится:
непосредственно;
через сверхбыструю память 0-го уровня — регистры в АЛУ, либо при наличии аппаратного кэша процессора — через кэш.
Программное обеспечение – представляет собой совокупность программ инструкций, предназначенных для автоматизации трудоёмких технологических этапов разработки алгоритмов и программ, а также для организации и контроля вычислительного процесса на машине во время функционирования операционной системы.
В состав программного обеспечения входят:
Операционная система;
Программы технического обслуживания;
Пакеты прикладных программ.
Операционная система (ОС) – это центральная часть программного обеспечения, предназначенная для эффективного управления вычислительным процессом, планирования работы и распределения ресурсов компьютера, автоматизации процессов подготовки и выполнения программ, а также для облегчения общения пользователя с ПК.
ОС является посредником между машиной и пользователем, освобождая его от выполнения трудоемких работ низкого уровня.
Основное назначение любой ОС – это динамическое распределение ресурсов и управление ими в соответствии с требованиями вычислительного процесса.
ОС распределяет ресурсы компьютера в соответствии с запросами пользователя и возможностями машины. Для обработки информации система должна получить задание на обработку. Задание дается пользователем в виде последовательности команд на специальном языке (запрос пользователя), который называют языком ОС или языком управления заданиями.
Операционная система обеспечивает:
- управление аппаратными средствами компьютера;
- обеспечение работы с файловыми системами;
- запуск прикладных программ;
- одновременная работа нескольких программ;
- обмен данными между различными программами;
- поддержку масштабированных шрифтов;
- поддержку мультимедиа;
- единую справочную систему.
На предприятии ООО Ордер на всех компьютерах установлена русская система Windows 7 Home Edition.
Еще никогда с операционной системой Windows не была настолько приятной и пользовательской. Из любой части операционной системы открыт доступ к Интернету. Новые возможности рабочего стола, панели задач и главного меню помогают быстро открывать ярлыки и запускать программы.
Новые средства Windows 7 Home Edition облегчают работу компьютера и расширяют возможности его использования. Windows 7 Home Edition включает средства, позволяющие компьютеру работать быстро по сравнению с Windows XP без добавления нового оборудования. В состав Windows 7 Home Edition входит ряд программ, совместное применение которых повышает производительность компьютера.
На предприятии ООО Ордер. установлен стандартный пакет Microsoft Office 2010 (Ms Word,Ms Excel, Ms Access, Microsoft Power Point и т.д.), антивирусные сканеры Kaspersky Internet Security (KIS 8.0.506), Dr. Web 8.00, Visual Fox Pro 9.0, Бухгалтерия 1С 8.0 и архиватор WinRAR.
Наиболее распространенными в данной организации являются Microsoft Word, Microsoft Ехсеl, Visual Fox Pro 9.0, Microsoft Power Point, Microsoft Access.
С помощью текстового редактора Word 2010 можно создавать письма, уведомления, счета, доклады, бланки, Web-страницы и практически любые печатные или электронные документы (на данном предприятии в основном применяется для этого). Программа Word позволяет распечатывать текст, вставлять в него рисунки или отсканированные фотографии, форматировать текст и графические изображения.
Существует возможность создавать сложные документы с верхним и нижним колонтитулами, примечаниями с перекрестными ссылками, номерами страниц, таблицами и индексами. Создание простых документов в Word значительно облегчается благодаря использованию шаблона. Программа Word взаимодействует c другими приложениями Microsoft Office: можно просматривать табличные данные из Ехсеl и Access или слайды из PowerPoint.
С помощью программы Excel 2010 пакета Microsoft Office 2010, предназначенной для работы с таблицами, можно производить математические расчеты и анализировать полученные данные. Допускается создание диаграмм для наглядного показа результатов обработки информации. Программа производит стандартные математические функции: сложение, вычитание, умножение и деление, а также допускается использование разнообразных функций: среднее арифметическое, максимум, минимум и т.п. В Excel допускается даже выполнение статических расчетов и предусмотрены простые способы работы с БД. Можно вводить туда данные разного типа (текст или число), а затем сортировать, проводить их поиск и извлекать из базы. Для графического представления информации на экране лучше создавать диаграмму.
Кроме того, удобно использовать другие средства отображения данных: сводные таблицы и диаграммы. Ехсеl используется здесь в основном во время принятия отчетов, создаются таблицы и заполняются данные, по которым в последствии делают различные своды.
Программа Access предназначена для работы с базами данных. Она позволяет сохранять и обрабатывать большие объемы данных, которые организуются в массив, называемые записями. Использование разнообразных мастеров упрощает создание таблиц, форм, страниц доступа к данным, а также отчетов и запросов. Access обеспечивает рассылку информации по электронной почте: можно отправлять письма по адресам указанным в БД. Интерфейс и инструментарий Access рассчитаны на создание и редактирование БД большого объема (для этого используется на данном предприятии).
Программа PowerPoint предназначена для создания и графического отображения презентаций в составе пакета Microsoft Office. При помощи PowerPoint можно строить диаграммы и графики, готовить слайды, проспекты, служебные сообщения и практически любые материалы для презентации, а также организовывать пакеты слайдов (на данном предприятии в основном применяется для этого). Допускается просмотр на экране компьютера или с использованием проектора. Кроме того, имеется возможность устраивать показы слайдов в Web - сети.
Программа Outlook 2010 - это система доставки электронной почты, планирования и управления контактами, включенная в пакет программ Microsoft Office. С помощью Outlook можно упростить расстановку приоритетов тех или иных задач и встреч, а также наладить отправку и получение электронных писем. Допускается создание любого количества папок для хранения сообщений и присвоения письмам различной маркировки, облегчающей работу с ним. Почти не используется на данном предприятии из-за отсутствия выхода в сеть Internet.
Бухгалтерия 1С 8.0 предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности в организации. Бухгалтерский и налоговый учёт ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
WinRAR – это 32-разрядная версия архиватора RAR для Windows мощного средства создания и управления архивами. В управлении образования и молодежи применяется в основном для обмена большими объемами данных, которые упаковываются в архивы.
Антивирусный сканер Kaspersky Internet Security - это программа для проверки компьютера на присутствие вирусов по запросу пользователя, и удаления вирусов в случае их обнаружения. Применяется в основном для проверки usb-носителей.
Visual Fox Pro 9.0 - объектно-ориентированный и процедурный язык программирования систем управления реляционными базами данных, разработанный корпорацией Microsoft.
Благодаря встроенному механизму обработки курсора БД, тесной связи между языком и данными и другим мощным функциям, пакет Visual FoxPro 9.0 служит великолепным инструментом для создания решений любого масштаба на основе баз данных. Сосредоточенный на работе с данными, объектно-ориентированный язык, используемый в этом пакете, предлагает разработчикам гибкий инструментарий для создания приложений на основе БД для индивидуального использования, для работы в клиент-серверных средах, а также в Интернете. Разработчики получают в свое распоряжение все необходимое для управления информацией – от средств упорядочения таблиц, обработки запросов и создания интегрированных систем управления реляционными базами данных (СУБД) до полноценной разработки «с нуля» приложения для конечного пользователя.
К основным достоинствам Visual FoxPro следует отнести: - широко распространенный формат таблиц БД (как результат, простая организация обмена информацией с иными приложениями Microsoft);
- современную организацию реляционных БД, позволяющую хранить информацию об индексах и связях, таблицах базы, задавать условия следования ссылочной целостности, формировать удаленные и локальные представления, хранимые процедуры, связи с серверами;
- высокоскоростная работа с большими БД;
- наглядность работы с БД;
- быстрота построения приложений посредством использования Конструкторов, Мастеров, Построителей, наличие режима подсказок IntelliSense, способствующего быстрому написанию текстов программ;
- наличие инструментов для разработки приложений, которые работают с данными по технологии "клиент-сервер";
- возможность создания сетевых приложений для работы с БД и Web-сервисами, проектов с их компиляцией в программы, исполняемые в VFP, ОС Microsoft Windows или браузере;
- наличие в дистрибутиве большой библиотеки примеров, существенно облегчающих освоение всех возможностей системы.