Анализ видов деятельности и расхода времени
№ |
Вид деятельности, занятий |
Интервал времени (от – до) |
Продолжительность, мин. |
А |
Б |
В |
Г |
1 |
|
|
|
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
|
|
|
Таблица 2
Листок «дневных помех»
№ |
Помехи. Интервал времени (от – до) |
Продолжительность, мин. |
Телефонный разговор, посетитель. Кто? |
Пометки, напр., «причины помех» |
1 |
|
|
|
|
2 |
|
|
|
|
… |
|
|
|
|
Не менее важным, чем инвентаризация времени, является выбор рабочих дней для анализа. Возьмите, например, полную рабочую неделю в качестве периода наблюдения. Старайтесь проводить немедленную регистрацию времени, избегайте записей по памяти, иначе будет утеряна наибольшая польза от инвентаризации времени – самоактуализация. Не ограничивайтесь существенным и фиксируйте все виды деятельности. Данные граф АБВГ (см. табл.1) понадобятся при заключительном анализе расхода времени.
В формуляр «Дневные помехи» занесите все помехи или перерывы в работе, которые тормозят или нарушают запланированный рабочий процесс: телефонные разговоры, незаявленных посетителей, время, потраченное на ожидание, и т.д.
Придумайте себе коды для всего, что отрывает Вас от дел: (например: Н – начальник, КО – коллега, П – подчиненный, С – секретарь, Кл – клиент, Сем – семья, Пр – прочие). Записывайте не только внешние помехи, отрывающие Вас от дел, но и случаи, когда Вы сами нарушаете ход своего трудового процесса. (Например, во время выполнения важного дела спонтанно хватаете телефонную трубку, чтобы позвонить кому-то).
Если Вы выполняете работу в учреждении и «сильно заняты», то можете поручить своему секретарю вести точную регистрацию времени, затраченного Вами на различные дела. (Питер Друкер, известный американский бизнесмен, по призванию которого чрезвычайно трудно вести точную регистрацию своего времени, говорит так: «Я заставлю себя обращаться с просьбой к моему секретарю через каждые девять месяцев вести учет моего времени в течение трех недель. Это очень трудно для нее, потому что я никогда не нахожусь поблизости. Но есть одно условие: я обещаю себе и обещаю ей письменно (это требование), что я не уволю ее, когда она принесет результаты. И тем не менее каждый раз я кричу: «Этого не может быть! Я знаю, что я теряю много времени, но не может быть, чтобы так много!» И потом: «Да, это плохо, но хотел бы я увидеть какого-либо, у которого были бы иные результаты подобного учета!»
Итак, если Вы все – таки решились и сделали такую работу, то пришло время проанализировать ее. В центре анализа можно поставить либо позитивные, либо негативные аспекты.
При анализе сильных сторон выделите те технические приемы, которые приводят Вас к успеху – то есть те приемы, без которых вы не справились бы с такой лавиной дел.
При анализе слабых сторон скрывайте свои личные слабые стороны, чтобы разработать стратегию по их преодолению.
Обработка данных «Анализ видов деятельности и расхода времени»
Дайте оценку каждой выполненной Вами работе или виду деятельности по следующим категориям:
А – была ли работа необходима (Да – Нет. Ответ «Нет» занести в графы «Б» и «В»);
Б – были ли оправданы затраты времени? (Да – Нет);
В – была ли целесообразной выполненная работа? (Да – Нет);
Г – сознательно ли был определен временной интервал для выполнения работы? (Да – Нет).
Обязательно записывайте! Вы будете совсем по иному воспринимать окружающий Вас мир, если знаете, чего хотите и когда (почему), то есть у Вас есть письменный план расхода времени.
Обработка данных листка «дневных помех»
Попытайтесь письменно определить факторы, отвлекающие Вас, и причины помех.
Какие помехи для вас наиболее дорогостоящие?
Какие телефонные звонки оказались бесполезными?
Какие посещения оказались ненужными?
Какие телефонные разговоры могли быть короче или эффективнее?
Разграничьте главные причины потерь времени и попытайтесь выбрать из них пять наиболее важных, которые повторяются чаще других, посмотрев следующий список «ловушек времени»:
нечеткая постановка цели;
отсутствие приоритета в делах;
попытка слишком много сделать за один раз;
отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения;
плохое планирование трудового дня;
личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол;
чрезмерное чтение;
плохая система досье;
недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе);
поиски записей, памяток, адресов, телефонных номеров;
недостатки кооперации или разделения труда;
отрывающие от дел телефонные звонки;
незапланированные посетители;
неспособность сказать «нет», отказать;
неполная или запоздалая информация;
отсутствие самодисциплины;
неумение довести дело до конца;
отвлечения (шум);
затяжные совещания;
недостаточная подготовка к беседам или обсуждениям;
отсутствие связи или неточная обратная связь;
разговоры на частные темы;
излишняя коммуникабельность;
чрезмерность деловых записей;
синдром «откладывания»;
желание знать все факты;
длительность ожидания условленных встреч;
спешка, нетерпение;
слишком редкое перепоручение (делегирование) дел;
недостаточный контроль за перепорученными делами.
Одолев пять важнейших «поглотителей» своего времени, Вы сможете добиться значительного повышения продуктивности работы, и ускорить решение своих проблем.
На первый взгляд, это может показаться излишне сложным. Но каждый руководитель должен требовать от себя правильного отношения к использованию времени. Чем большая часть персонала так же захочет рационально использовать свое время, тем в большей степени можно быть уверенным в реализации поставленных перед организацией конечных целей.
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ РАБОТЫ – ЭТО УСЛОВИЕ УСПЕХА
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ РАЗМЫШЛЕНИЙ – ЭТО ИСТОЧНИК СИЛЫ
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ ИГРЫ – ЭТО СЕКРЕТ МОЛОДОСТИ
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ ЧТЕНИЯ – ЭТО ОСНОВА ЗНАНИЙ
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ ДРУЖБЫ – ЭТО УСЛОВИЕ СЧАСТЬЯ
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ МЕЧТЫ – ЭТО ПУТЬ К ЗВЕЗДАМ
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ ЛЮБВИ – ЭТО ИСТИННАЯ РАДОСТЬ ЖИЗНИ
НАХОДИТЕ ВРЕМЯ ДЛЯ ВЕСЕЛЬЯ – ЭТО МУЗЫКА ДУШИ