В. Облік кадрів

Як правило, цей вид обліку ведеться відділом кадрів (інспектором по кадрах) під керівництвом та за допомогою (головного) юриста підприємства. Належне ведення обліку кадрів передбачає систематичне заповнення, обробку і нагромадження таких видів документів і інформації:

o трудові книжки працівників підприємства;

o переліки працівників з анкетними даними (прізвище, ім'я, по батькові, адреса, дата прийому на роботу, посада, оклад, зміни посадового стану, оцінка якості роботи, оцінка особистих якостей);

o матеріали і програми, пов'язані з підвищенням кваліфікації працівників;

o документація, що стосується претензій, висунутих працівниками до підприємства (включаючи скарги працівників; справи, передані в суд; документи, що відбивають обговорення умов трудових договорів);

o копії колективних та індивідуальних трудових договорів за останні 5 років, як діючих, так і тих, що втратили чинність;

o посадові інструкції, а також документи, що містять аналіз специфіки різних посад і вимоги, пропоновані до робочого місця і виконавця;

o листування з працівниками підприємства і щодо його працівників;

o штатний розклад і система виплати компенсаційних винагород за здійснення збуту продукції підприємства;

o опис усіх пільг, наданих працівникам (відпустки, медичне обслуговування, пенсійне забезпечення, премії, придбання акцій товариства тощо);

o документи, що підтверджують внески підприємства до Пенсійного та інших фондів, участь у програмах страхування персоналу тощо;

o архів кореспонденції з представниками працівників підприємства;

o інформація про авторські права працівників підприємства на винаходи, відкриття тощо.

Г. Юридична документація

Юридична документація повинна включати:

o всі контракти, що укладаються або укладені підприємством, пов'язану з ними переписку;

o документацію і переписку по судовим або арбітражним спорам;

o переписку і звіти, що представляються підприємством у державні органи і навпаки.

Зазначену документацію можна розділити на дві категорії (табл. 12.1). Юридична документація, у свою чергу, підрозділяється на такі категорії:

Договори

o документи, що відносяться до кредитів, угод з цінними паперами, договорів купівлі-продажу, застави й інших договорів, відповідно до яких підприємство прямо або опосередковано має дебіторську або кредиторську заборгованість;

o договори про оренду й угоди, що стосуються нерухомого майна, яке використовується підприємством або є його власністю;

o договори з партнерами про розробку, виробництво або постачання продукції підприємства (включаючи всі інженерні й проектні креслення, технологічні карти тощо);

o договори з постачальниками, дистриб'юторами, транспортними агентами та інші договори, укладені підприємством із партнерами;

o договори підприємства, що стосуються переходу права власності на акції товариства.

Таблиця 12.1. Розподіл юридичної інформації на категорії

Вид документації	Характеристика документації
o документація, що знаходиться в роботі	Договори, термін дії по яких ще не закінчився; документація по судових і арбітражних справах, що знаходиться в процесі розгляду; звіти поточного року, що представляються в державні органи. Ця документація повинна зберігатися у фахівця (виконавця), що відповідає або контролює визначену сферу діяльності Суспільства.
o Архівна документація	Договори, термін дії яких уже закінчився; документація по судових і арбітражних справах, у яких колись брало участь Суспільство; звіти за минулі роки й іншу документацію минулих років. 3 метою постійного або тимчасового збереження документів Суспільство може створити архів (архівний підрозділ). Звіти повинні зберігатися в архіві протягом часу, передбаченого відповідними нормативно-правовими актами. У випадках, коли законодавство України окремо не визначає термін і порядок збереження документації на підприємствах, акціонерні товариства зобов'язані забезпечити збереження документів у відповідності з термінами, зазначеними в Положенні про архіви підприємства, затверджуваному Загальними зборами акціонерів.