Підготовка наказу про відрядження

Наказ (розпорядження) по підприємству про відрядження працівника є обов'язковим для видачі посвідчення про відрядження особини, яка перебуває в трудових відносинах із цим підприємством, для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи. Наказ видається після затвердження завдання, у якому зазначена позначка виїзду, термін перебування у відрядженні (у випадку відрядження за кордон - визначаються позначка відрядження, рядків і умови перебування за кордоном, а також кошторис витрат на відрядження), пункт призначення, назва підприємства, на яку відряджається працівник. Наказ підписує керівник підприємства або його заступник. У наказі зазначаються: пункт призначення, назва підприємства, куди відряджається працівник, рядків і позначка відрядження.

Документами, що підтверджують зв'язок відрядження з основною діяльністю підприємства, можуть бути: запрошення сторони, яка приймає й діяльність, яка збігається з діяльністю підприємства, що направляє у відрядження; укладений договір (контракт) та інші документи, які врегульовують або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини. Якщо запрошення отримано іноземною мовою, те для оформлення відрядження за кордон необхідно копія з перекладом.

Видача посвідчення про відрядження

На підставі наказу працівникові виписується посвідчення про відрядження, форма якого затверджена наказом Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28 липня 1997 р. № 260 (далі – Наказ № 260). У посвідченні про відрядження обов'язково вказуються прізвище, ім'я, по батькові працівника, що відряджається, пункт призначення, термін і позначка відрядження.

Посвідчення реєструється в спеціальному журналі, форма якого наводитися в Додатку до Інструкції про службові відрядження.

Після реєстрації в посвідченні про відрядження проставляються відмітки про дату відбуття з місця постійної роботи, що завіряються печаткою встанови, яка використовується в господарській діяльності встанови, або спеціальною печаткою для посвідчень.

Видача авансу

Порядок надання коштів на відрядження регулюється підпунктом 5.4.8 пункту 5.4 Закону України «Про оподаткування прибутку підприємств» від 28 грудня 1994 р. № 334/ 94-ВР, постановою Кабінету Міністрів України від 23 квітня 1999 р. № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон» (із змінами і доповненнями) (далі – Постанова № 663), Інструкцією про службові відрядження.

А сам порядок видачі коштів під звіт регулюються постановою Правління Національного банку України від 19 лютого 2001 р. № 72 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні» (із змінами і доповненнями), зареєстрованою в Міністерстві юстиції України 15 березня 2001 р. за № 237/5428 (далі – Положення про ведення касових операцій).

Відповідно до пункту 4 Ухвали № 663 підприємства, що направляють працівників у відрядження в межах України й за кордон, зобов'язані забезпечити їх коштами у вигляді авансу на поточні й добові витрати в розмірах, що відповідають установленим нормам. Також цим пунктом передбачено, що у випадку відрядження за кордон кошти видаються в національній валюті країни, куди направляється працівник, або у вільно конвертованій валюті.

Чинним законодавством не встановлено, за скільки днів до качану відрядження підприємство має видати працівникові грошовий аванс. На думку Нацбанку України, викладену в листі від 3 серпня 2004 р. № 11-113/2603-7748, грошовий аванс працівникові, який відбуває у відрядження, видається не раніше дати підписання керівником підприємства наказу (розпорядження) про відрядження.

Звітність про відрядження

Відповідно до пункту 2.15 Положення про ведення касових операцій, підзвітні особини зобов'язані протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження податі до бухгалтерії підприємства разом з невикористаним залишком готівки авансовий звіт про витрачання одержаних у касі торб на відрядження. Цим же пунктом передбачено також і рядка звітування по інших коштах виданих під звіт:

• на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її перебоязкі на заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту (далі – закупівля сільгосппродукції та заготівля вторсировини) – протягом 10 робочих днів з дня після видачі готівки під звіт;

• на всі інші виробничі (господарські) споживи - наступного робочого дня після видачі готівки під звіт.

Якщо з каси підприємства підзвітний особі одночасно бачено готівку на відрядження та для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільгосппродукції та заготівлі вторсировини), те підзвітна особа незалежно від терміну відрядження протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження має податі до бухгалтерії підприємства повний звіт про суми, що були їй видані для вирішення виробничих (господарських) питань і безпосередньо на відрядження.

Отже протягом трьох робочих днів після повернення з відрядження працівник подає до бухгалтерії підприємства один загальний авансовий звіт разом з документами, що підтверджують факт витрачання їм готівкових коштів на проживання, придбання сировини та матеріалів, для заправляння бензином вантажного автомобіля підприємства тощо (товарні та касові чеки, розрахункові квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, проїзні документи, а також акти про закупівлю товарів (виконання робіт, надання послуг), платіжні ( розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні накладні, домов купівлі-продажу тощо).

У цілому форма звіту нагадує форму авансового звіту (типова форма № 807). Єдине, на що слід звернути увагу, це новий елемент у звіті - розписка. Річ у тім, що несвоєчасне повернення підзвітних сум загрожує працівникові штрафом. Таким чином, розписка, отримана працівником при передачі звіту, а також квитанція від прибуткового касового ордера є документами, які підтверджують, що працівник відзвітував і повернувши залишок підзвітних коштів своєчасно, або навпаки - ці документи свідчитимуть про порушення граничних термінів.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, складається фізичними особами, що отримали такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у фізичних осіб, що є суб'єктами підприємницької діяльності.

Фізична особа, що отримала такі кошти, заповнює всі графи звіту, крім:

• «Звіт перевірено», «Залишок внесень (перевитрата бачена) у сумі за касовим ордером», бухгалтерських проводок, розрахунку штрафу та суми утриманого податку за несвоєчасно повернуті витрачені кошти на відрядження або під звіт, які заповнюються особою, що надчервона такі кошти;

• доцільності проведених витрат та «Звіт затверджено» , які підписуються керівником (податковим агентом).

У випадку направлення в службове відрядження керівників центральних і місцевих органів виконавчої влади необхідно перевірити дотримання вимог ухвали Кабінету Міністрів України «Про впорядкування службових відряджень керівників органів державної виконавчої влади» від 27 червня 1996 р. № 682, а при відрядженні їх за кордон – відповідно до ухвали Кабінету Міністрів України «Про вдосконалення порядку здійснення службових відряджень за кордон» від 11 грудня 1992 р. № 698 із внесеними змінами та Указу Президента України «Про службові відрядження за кордон осіб органів державної виконавчої влади» від 28 серпня 1993 р. № 257/93.

Крім того, для підтвердження витрат на відрядження необхідна наявність звітів про виконану роботові осіб, що були у відрядженнях, відповідно до поставленого завдання, а саме: документів, що засвідчують доля відрядженої особини в переговорах, конференціях або симпозіумах, які проводяться за тематикою основної діяльності підприємства чи встанови що відряджає працівника.

Засоби засвідчення підпису в посвідченні про відрядження

У наказі № 260, яким затверджено форму посвідчення про відрядження, немає жодних посилань на правила оформлення цього документа й, зокрема, на ті, якою саме печаткою завіряються підписи. Зауважимо, що за загальним правилом печаткою завіряється саме підпис відповідальної посадової особини. Підпис, а не відмітка в посвідченні про відрядження. Тому в пошуках таких правил слід звернутися до Інструкції про відрядження (п. 1.3 розділу Й): «Відмітки в посвідчені про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника завіряються тією печаткою, якою користується у своїй господарській діяльності підприємство для засвідчення підпису відповідної

службової особи, на якові наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов'язки здійснювати реєстрацію осіб, які вибувають у відрядження та прибувають з нього».

Хоча ця норма прямо стосується лише сторони, що відряджає, алі за відсутності інших норм здається логічним її поширення й на сторону, що приймає. Доцільно, щоб керівник підприємства своїм наказом призначив посадову особу, відповідальну за реєстрацію відряджених осіб (як тихнув, хто що приїжджають з інших підприємств, так і працівників власного підприємства, які вибувають у відрядження) та уповноважену проставляти відповідні відмітки в їх посвідченнях про відрядження, тобто така посадова особа відповідно має бути уповноважена засвідчувати такі відмітки своїм підписом. У випадку якщо підпис посадової особини не підлягає засвідченню основною печаткою підприємства, керівник підприємства своїм наказом встановлює, якою саме печаткою підприємства (з тихнув, що використовуються в господарській діяльності) можна й потрібно завіряти підпис такої особини.

Якщо в бухгалтерії підприємства, яку відряджало свого працівника, виникають сумніви щодо відміток та печатки в посвідчення про відрядження, доцільно запитати довідку зі зразком печатки й підпису службової особини, на якові згідно з наказом покладено обов'язки реєстрації відряджених осіб.

Л І Т Е Р А Т У Р А

1 Бріцан В.М. Сучасне діловодство, - К.: «Довіра», 2007

2 Мінгальов В.С., Ларін М.В. Спеціальні системи документування, - М.: Економіка ,1999