2.8. Введення штатно-посадової та алфавітної книг

Штатно-посадова книга є основним робочим документом відділу кадрів і відображає стан комплектації апарату підприємства та його підрозділів керівниками, спеціалістами та службовцями. Вона складається на підставі штатного розпису. Усі відомості в книзі записують олівцем, вони повинні бути своєчасними (одночасно оформленими з наказами), інакше книга втратить своє практичне значення.

ШТАТНО-ПОСАДОВА КНИГА

№ п/п	Найменування підрозділу, посади	Категорія персоналу	Оклад (ставка)	П.І.Б.	Рік народження	Освіта	Спеціальність	Дата та № наказу про призначення на посаду
1	2	3	4	5	6	7	8	9

У разі звільнення чи переведення працівника на іншу посаду відомості про нього у штатно-посадовій книзі витирають і на сьомому місці записують відомості про нового працівника зі збереженням на особовій справі облікового номера. Порядкові номери працівників у штатно-посадовій книзі надаються їхнім особовим справам та особовим карткам.

Алфавітна книга ведеться для полегшення оперативного розшуку особової справи (особової картки), а також для одержання довідкової інформації про працівника. Заводиться книга на всіх працівників, записи здійснюються одночасно з оформленням наказів про прийняття, переведення чи звільнення

АЛФАВІТНА КНИГА

№ п/п	П.І.Б.	Номер особової справи (картки)	Табельний номер	Зауваження
1	2	3	4	5

П.І.Б. працівника прийнятого на роботу записують у розділі на відповідну літеру алфавіту, а прізвища звільнених чи переведених працівників викреслюють тонкою червоною лінією.

3. Форми укладення трудового договору. Документи особові та особового походження, що подаються при укладенні трудового договору

Існують дві форми укладення трудового договору. Перша – усна, тобто коли ви влаштовуєтеся на роботу в організацію: пишете заяву, подаєте усі необхідні документи (в разі потреби проходите конкурсний відбір), керівник організації підписує наказ про ваше призначення і на підставі цього наказу Вам у трудову книжку робиться запис про призначення на ту чи іншу посаду.

Друга – письмова, тобто коли заключається трудовий контракт чи трудова угода між організацією та майбутнім працівником на визначений чи невизначений термін та обов’язковим підписанням двома сторонами. Трудовий контракт є особливою формою трудової угоди, у якому строк, його дії, права та обов’язки, відповідальність сторін, умови, матеріального забезпечення і організації праці працівника, умови розірвання, в т.ч. достроково, можуть встановлюватися угодою сторін. Контракт укладається обов’язково у письмовій формі в 2-х примірниках. За 2 місяці до закінчення строку чинності контракту за угодою сторін, його може бути продовжено або укладено на новий термін.

Вступаючи на роботу, працівник складає і надає такі документи особового походження: паспорт, заява, (в разі необхідності, коли це зумовлено специфікою роботи, наприклад: лікарі, викладачі – надається документ про освіту), автобіографія, характеристика, резюме, а також трудова книжка, військовий квиток. Особи, яким не виповнилося 18 років, повинні обов’язково подавати медичні висновки про можливість виконання ними обраної роботи.

До особових документів відносять: паспорт, документ про освіту, характеристику, трудову книжку.

До документів особового походження – заяву, автобіографію, резюме.