24. Робота з таблицями ms Access

Таблиця – основний, обов’язковий об’єкт бази даних, в якому знаходяться всі дані, які і використовуються для розв’язування конкретних задач. До складу файлу БД може входити до 32768 таблиць, причому одночасно може бути відкрито до 255 з них.

Структуру таблиці можна розглядати, як набір поіменованих полів, у яких описують властивості об’єктів.

Поле (стовпчик таблиці) – найпростіший елемент БД, призначений для зберігання значень певної властивості (параметра) реально­го об’єкта чи процесу.

Запис (рядок таблиці) – сукупність полів, до кожного з яких занесено деякі дані.

У режимі конструктора таблиці не передбачено вводити, редагувати, переглядати дані таблиці, він використовуєть­ся для зміни структури таблиці.

У системі управління базами даних MS Access можна ви­користовувати такі основні типи полів.

Тип даних	Види даних
Текстовий	Текст – набір символів
Mемо	Опис
Числовий (Числовой)	Числа, окрім грошових позначень
Грошовий (Денежный)	Значення валют (використовується для уникання округлень при обчисленнях)
Дата/час (Дата/время)	Дата і час.
Лічильник (Счетчик)	Автоматична вставка чисел арифметичної прогресії з кроком 1 у внесенні запису
Логічний (Логический)	Одне з двох значень Так/Hi, або True/False, або Вкл/Викл.
Об'єкт OLE	Об'єкт, створений іншою програмою за протоколом OLE
Гіперпосилання (Гиперссылка)	Посилання на адресу

Першим кроком під час створення бази даних є визна­чення її структури у вигляді набору полів із певними хара­ктеристиками.

Кожному полю, як і будь-якому об’єкту, надається влас­не ім’я та тип. Структуру бази даних можна редагувати, тобто вилучати поля, додавати нові поля, змінювати пара­метри полів у режимі конструктора.

Ключове поле

Поняття ключового поля – одне з найважливіших по­нять під час роботи з реляційною базою даних.

Ключове поле – одне або кілька полів, комбінація зна­чень яких однозначно визначає кожний запис у таблиці.

Наприклад, знаючи номер телефону людини можна отримати і деяку іншу інформацію про неї; знаючи прізви­ще, ім’я, по батькові та дату народження людини, можна однозначно знайти іншу інформацію про неї з відповідної бази даних; знаючи код книги в бібліотеці, можна П швид­ко там знайти.

Створення таблиць

У системі управління базою даних Microsoft Access є чо­тири способи створення порожньої таблиці:

1. Використання «майстра» баз даних для створення всієї бази даних, яка містить відповідні таблиці, форми і звіти.

2. Використання «майстра» таблиць, що дозволяє із представлених зразків таблиць вибрати поля відповідних типів для даної таблиці.

3. Введення даних безпосередньо в порожню таблицю в режимі таблиць.

4. Визначення всіх параметрів структури таблиці в ре­жимі конструктора.

Зв’язування даних у базах даних

Для організації подальшого пошуку та відбору даних із таких нових таблиць, пов’язаних за змістом, їх слід поєд­нувати шляхом введення зв’язків. Класифікація зв’язків, які можуть існувати між таблицями, може бути такою: один до одного, один до багатьох, багато до багатьох.

Один до одного («1–1») – одному запису в першій таблиці відповідає тільки один запис в другій таблиці.

Один до багатьох («1–») – одному запису в першій таблиці відповідає декілька записів в другій.

Багато до багатьох (« – ») – одному запису в першій таблиці відповідає декілька записів в другій, і навпаки.

Приклади з життя:

Один до одного: дитина — мама; книга — авторський ко­лектив; людина — паспорт; школа — директор.

Один до багатьох: вчитель — учні; мама — діти; шко­ла — вчителі; учень — гуртки; вулиця — будинки вулиці; район — вулиці.

Багато до багатьох: колектив вчителів — учні школи.