11. Системи опрацювання текстів. Призначення та можливості текстового редактора ms Word. Шаблони документів Word

Одним з головних вмінь сучасного користувача комп’ютера є вміння працювати з різноманітними текстовими документами.

Текстовий документ містить інформацію у вигляді тексту, а також формул, таблиць, малюнків тощо.

Системи опрацювання текстів поділяють на:

текстові редактори (наприклад, Блокнот) – дозволяють працювати з простими текстовими документами, майже не мають засобів для форматування та макетування документу. їх викорис­товують для набору чернеткових записів, текстів програм тощо;

текстові процесори (наприклад, Microsoft Word, OpenOffice Writer) – крім власне роботи з текстом дозволяють виконувати його форматування і макетування. Придатні для підготовки документів зі складним оформленням тексту та ілюстраціями, невеликих книг, календарів, конвертів;

видавничі системи (наприклад, Adobe PageMaker, Quark Press) – обробляють документи, створені за допомогою текстових процесорів, для підготовки друкованого видання книг, журналів і газет, виготовлення оригінал-макету поліграфічного друку тощо.

Опрацювання текстів проводиться за такими етапами:

Набір і зберігання текстового документа полягає в уведенні його тексту з клавіатури і збереженні у вигляді файлу на диску.

Редагування документа – це робота по виправленню помилок, внесенні/вилученні слів і речень, зміні їх розташування.

Форматування – дії користувача у наданні документові необ­хідного вигляду: вибір шрифтів, оформлення абзаців тощо.

Макетування полягає у підготовці текстового документа до друку: оформлення заголовків, розбивка на сторінки, їх нумерація, внесення у текст формул, написів і малюнків, збирання змісту, оформлення титульних сторінок і службової інформації.

Друкування – процес виведення на папір всіх або вибраних сторінок створеного документа, а також його фрагментів.

Текстовий редактор Word є одним з найпоширеніших текстових редакторів – програма з пакету Microsoft Office.

Редактор забезпечує:

• введення, перегляд та редагування тексту;

• форматування абзаців і сторінок тексту, вибір типу шрифту, його розмірів, накреслення та кольору;

• копіювання, перенесення фрагментів тексту;

• вибір і створення стилю і шаблону документа;

• перевірку правопису, створення словників користувача;

• створення змісту, алфавітного покажчика, виносок та приміток;

• форматування, редагування, оброблення і сортування таблиць;

• вставлення в текст ілюстрацій та ін.;

• збереження документа на магнітному диску у вигляді файла з певним ім’ям і розширенням .doc, .docx, відкривання та завантаження файла з магнітного диска в оперативну пам’ять, друкування.

Всі етапи опрацювання текстів забезпечує текстовий процесор Microsoft Word (далі – Word), що входить до складу програмного пакету Microsoft Office, та є найбільш популярним серед існуючих програм для створення і обробки листів, статей, рефератів, поясню­вальних записок, курсових і дипломних робіт тощо.

Шаблони Word

Шаблон – це відформатований певним чином документ-заготовка, який зберігається в окремому файлі та використовується як основа для створення нових документів певного типу.

Шаблони зберігаються у файлах з розширенням імені dot, (dotx, dotm).

Шаблони бувають наступних типів:

• інстальовані (шаблони документів певних типів (листів, факсів, звітів та ін.), які інстальовані на комп’ютері у складі пакета Microsoft Office);

• Microsoft Office Online (шаблони документів різноманітних типів (вітальних листівок, візиток, бюлетенів, сертифікатів, грамот, запрошень, заяв, календарів та ін.), які розташовані на веб-сайті Microsoft Office Online);

• шаблони користувача (шаблони, які створені користувачем).

Основна відмінність між документами і шаблонами полягає в їхньому призначенні: шаблон – це заготовка документа з готовими елементами тексту та оформлення, яка призначена для подальшого заповнення даними, а документ – це вже підготовлений текст, можливо, на основі якогось шаблону.

Основним зі стандартних шаблонів Word є шаблон Звичайний (зберігається у файлі Normal.dot, який автоматично відкривається із запуском програми Word і встановлює за замовчуванням певний формат об’єктів документа.

Отже, можна виділити різні шаблони для різних документів:

• для нових документів (Normal);

• для конкретних випадків (Загальні, Листи і Факси, Звіти; Публікації);

• власні шаблони.

Внесені до шаблону зміни не впливають на вміст існуючих до­кументів, заснованих на цьому шаблоні. Змінені стилі оновлюють­ся уразі відкриття існуючих документів, тільки якщо встановле­ний прапорець Автоматично обновляти стилі. Щоб установити цей прапорець, перед відкриттям існуючих документів виберіть у меню Сервіс команду Шаблони і надбудови.