35

ЗМІСТ

ВСТУП 3

1 ОФОРМЛЕННЯ СЛУЖБОВИХ ЛИСТІВ ЗА ДОПОМОГОЮ ДРУКУЮЧОГО ПРИСТРОЮ 4

1.1 Правила оформлення службового листа 4

1.2 Вимоги до виготовлення бланків 7

1.3 Вимоги до оформлення службових листів 12

1.3.1 Рекламні листи 15

1.3.2 Листи-запрошення 16

1.3.3 Супровідні листи 16

1.3.4 Листи-повідомлення 17

1.3.5 Листи підтвердження 17

1.3.6 Листи-нагадування 18

1.3.7 Гарантійні листи 18

2 Або 18

1.3.8 Ініціативні листи 19

1.4 Оформлення службового листа за допомогою ПК 19

2.1 Охорона праці та гігієна користувача ПЕОМ 21

2.2 Охорона праці та гігієна секретаря 22

ВИСНОВКИ 27

Під час написання курсової роботи “Службові листи. Вимоги до складання та оформлення службових листів за допомогою друкарської машинки та текстового редактора Word”, я детальніше познайомилась з видами службових листів, вимогами до оформлення реквізитів службових листів. Поглибила знання до оформлення документів та реквізитів документів, що оформляються машинописним способом. 27

ВИКОРИСТАНА ЛІТЕРАТУРА 28

ДОДАТКИ 29

Або 34

Київ-42, 252042 34

Начальник державного архіву В.С. Комірник 34

Додаток 6 35

ВСТУП

Від правильної організації діловодства багато в чому залежить успіх роботи підприємства. Діловодство на підприємствах і в організаціях ведеться на основі єдиної державної системи діловодства.

Єдина державна система діловодства допомагає уникнути надмірностей і дублювання в роботі, тому що в ній сформовані однакові вимоги й рекомендації з питань підготовки документів, організації документообігу, обліку й пошуку інформації, здійснення контролю за використанням документів і групуванням їх у справи.

Наукова організація діловодства й культура його ведення позитивно впливають на всю господарську діяльність підприємства. Діловодство повинне бути простим і оперативним.

Під діловодством розуміється діяльність апарата керування, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення ним управлінських функцій. Головною задачею діловодства є забезпечення швидкої, безперебійної і ефективної роботи організацій.

Серед щоденної кореспонденції підприємств, установ, організацій, сотень документів, які висвітлюють різні сторони їх діяльності, довідково-інформаційній документації за обсягом належить першорядне значення в усій системі справочинства.

Оформляючи дану курсову роботу я обираю за мету розкрити види та вимоги до складання та оформлення службових листів.

1 Оформлення службових листів за допомогою друкуючого пристрою

1.1 Правила оформлення службового листа

Службовий лист – спосіб обміну інформацією між організаціями, підприємствами, фірмами (Додатки 5, 6).

Службовий лист друкують на спеціальних бланках. Склад і розташування реквізитів бланка повинні відповідати ДСТУ.

У разі оформлення використовується такий с к л а д р е к в і з и т і в:

1. Державний герб;

2. Емблема організації;

3. Зображення нагород;

4. Код підприємства;

5. Код документа;

6. Назва міністерства чи відомства;

7. Назва підприємства (установи, організації, фірми);

8. Назва структурного підрозділу;

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова й телеграфна адреси, номер телетайпа (абонеського телеграфу), номер телефону, номер рахунку в банку:

10. Назва виду документа;

11. Дата;

12. Індекс (вихідний номер документа);

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа;

14. Місце складання чи видання;

15. Гриф обмеження доступу до документа;

16. Адресат;

17. Гриф затвердження;

18. Резолюція;

19. Заголовок до тексту;

20. Позначка про контроль;

21. Текст;

22. Позначка про наявність додатка;

23. Підпис;

24. Гриф погодження;

25. Візи;

26. Відбиток печатки;

27. Позначка про завірення копії;

28. Прізвище виконавця та номер його телефону (позначка про виконавця);

29. Позначка про виконання документа та направлення його до справи;

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій;

31. Позначка про надходження.

32. Позначка про державну реєстрацію

Реквізити бувають:  постійні;  змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні – під час його складання.

Кожний із реквізитів має свою довжину, визначену у формулярі зразку. Довжина реквізиту – це кількість графічних знаків та пробілів, потрібна для запису реквізиту на документі.

Формуляр-зразок ОРД визначає робочу площу та береги документа.

Робоча площа документа - це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа – це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок і зображень [3, с.87].

ДЕРЖ 6.38 – 90 (відповідно до ДЕРЖ 9327 – 60 “Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы”) встановлює два формати паперу для виготовлення службових документів: А4 (210 * 297 мм) та А5 (210 * 148 мм).

У ДЕРЖ 6.38 – 90 установлено такі р о з м і р и б е р е г і в формуляра-зразка:

• Лівого – 20 мм. Щоб встановити це поле за допомогою друкарської машинки потрібно лівий зріз паперу поставити навпроти буквоводія та зробити 8 пробілів за допомогою клавіші пробіл, потім лівим полевстановлювачем зафіксувати його.

• Правого - не менше ніж 8 мм. Щоб встановити праве поле за допомогою друкарської машинки потрібно правий зріз паперу поставити навпроти буквоводія та зробити 3 – 4 кроки клавішею зворотного ходу каретки назад.

• Верхнього – не менше ніж 10 мм. Щоб встановити верхнє поле за допомогою друкарської машинки потрібно верхній зріз паперу порівняти з поділками на лінійці покажчику рядків та зробити 2 - 3 інтервали вверх.

• Нижнього – не менше ніж 8 мм. Нижнє поле відмічаємо олівцем та лінійкою.

При оформленні тексту на звороті аркуша поля змінюються. Ліве поле стає рівним 8 мм., праве – 20 мм.

Однак на практиці здебільшого дотримуються розмірів берегів відповідно до смтарого ДЕРЖ 6.39 – 72 “Унифицированые системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец”:

• Лівого 30 мм;

• Правого – 10 мм;

• Верхнього – 20 мм;

• Нижнього – 20 мм;

Лівий берег призначено для нанесення реквізитів 2, 20, а також для закріплення документа в технічних засобах зберігання; правий берег – це резерв, залишений для збереження тексту документа; верхній берег призначено для проставлення сторінок, нанесення реквізитів 1, 4, 5; нижній для нанесення реквізитів 29, 30, 31.

Якщо документ оформляють також на звороті аркуша формату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допускається розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні аркуша [3, с.100].

Оформляючи конкретний документ, застосовують не всі реквізити, а лише ті, які необхідні для виготовлення документів цього типу й вважаються обов’язковими відповідно до юридичних вимог.

Згідно ДЕРЖ 6.38 – 90 допускається розміщення реквізиту 3 на площі, що відводиться для реквізиту 6, який, відповідно, розташовують нижче від реквізиту 3.

Реквізит 2 розташовують на рівні реквізиту 7 (на лівому березі).

Якщо обсяг реквізиту 16 та 17 завеликий, то реквізит 18 можна писати на будь-якій вільній площі робочого поля першої сторінки документа.

У багатосторінкових документах реквізити 22 – 28, 30 проставляють на останній сторінці на площі, відведеній формуляром-зразком.

Реквізит 25 оформляють вище за реквізит 24.