19. Организационные документы: особенности подготовки, оформление реквизитов.

Место составления документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам. Оформление реквизитов, размещенных на рабочем поле документа. Гриф ограничения доступа к документу проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнить данными, предусмотреннымизаконодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже

19.2Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на следующие вопросы: о чем, о ком и др. К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: - в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ; - на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

20. Распорядительные документы: особенности подготовки, оформление реквизитов.

Текст совместных документов имеет свою особенность, которая заключается в том, что текст излагается от первого лица множественного числа (постановляем, приказываем).

Текст распорядительных документов состоит из двух частей: констатирующей (или преамбулы) и распорядительной. Констатирующая часть в совместных документах отделяется от распорядительной словом ПОСТАНОВЛЯЮТ (ПРИКАЗЫВАЕМ, РЕШИЛИ), которое печатается с новой строки от левого поля прописными буквами (большими) без разрядки.

Текст печатается одинаковым шрифтом без текстовых выделений (подчеркивание, печатание в разрядку).

20,2Проекты распорядительных документов допускается визировать на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.

Подпись

Реквизит «Подпись» располагается после текста и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

 В реквизите «Подпись» указывается фактическая подпись лица, подписавшего документ. Совместные документы подписываются руководителями организаций, а в их отсутствие — лицами, исполняющими их обязанности. Допускается использование сокращений «Зам.» (заместитель), «И.о.» (исполняющий обязанности).

21. Справочно-информационные документы: особенности подготовки, оформление реквизитов.

Большинство документов, создаваемых в учреждениях, предприятиях или организациях являются информационно-справочными. Документы этой группы самые многочисленные. Они содержат информацию о фактическом положении дел и часто служат основанием для принятия решений и издания распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся: справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, телеграммы, жалобы, отчеты и др. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительной документации и не являются обязательными для исполнения. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию,

21,2План работы; Повестка дня; Справки; Проект решения; Протокол и т. д.[838] План работы организации – это составленный по определенной форме документ, в котором планируется оперативная работа организации, повторяющаяся периодически или выполняемая в разовом порядке в определенный отрезок времени. План работы имеет типовую форму, которая пригодна для планирования работы отдельных структурных подразделений, групп и лиц. При составлении плана особое внимание надо обращать на формулировку вопроса, из которого уже видно, актуален вопрос или нет, срочный или его можно рассмотреть несколько позже. К определению даты рассмотрения вопроса надо также подходить творчески, потому что ни поспешное, ни запоздалое решение не достигают цели. 21.1а может быть только принята к сведению. правочно-информационные документы содержат определенные сведения для принятия решений, позволяющие выбрать тот либо иной способ действия. Документы этой группы можно подразделить на три подгруппы: Протокольные документы; Служебные письма, телеграммы, телефонограммы; Докладные и объяснительные записки, справки, удостоверения, расписки, акты. Протокольные документы. В нашей стране сотни тысяч коллегиальных органов, поэтому особое внимание придается документационному обслуживанию их деятельности. Основной формой деятельности коллегиального органа является заседание. При подготовке и проведении заседания создается ряд промежуточных документов:

21.3Лица, назначенные ответственными за подготовку конкретного вопроса, должны своевременно оформить проект решения, справки, составить список приглашенных на заседание. По каждому вопросу заседания заранее определяется докладчик, что отражается в плане работы. Желательно, чтобы каждый коллегиальный орган заседал в «свой» день, например, четверг или каждую третью пятницу месяца.Форма планов – табличная и содержит реквизиты:Гриф утверждения документа должностным лицом, его инициалы и фамилия (пишутся в правом верхнем углу первой страницы); Наименование вида документа (план работы); Указание периода, на который составляется план (месяц, квартал, год); Наименование структурного подразделения. 20,1Визирование

В совместных документах  оформление визы не отличается от оформления визы в документах, автором которых является одна организация. Визировать совместные документы должны все уполномоченные на это лица во всех организациях — авторах совместного проекта документа. Реквизит «Виза» включает  в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату.

Например:

Начальник отдела кадров

Подпись    Н.С.Швец

25.01.2013

Визы проставляются ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра документа слева.

20,3Но не допускается ставить предлог «За»  или косую черту перед наименованием должности.

Подписи руководителей, подписавших совместный документ, располагаются ниже текста на одном уровне таким образом: если наименование организации расположено слева, то и подпись руководителя этой организации  размещается слева, соответственно справа будет находиться наименование другой организации и подпись ее руководителя.

 При подписании совместного документа подписи руководителей располагаются на одном уровне в одну или несколько строк.

19.1Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже. Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно. Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа. Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа.

19.3 Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименование признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени. Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками.