10. Система организационно-распорядите­льной документации (орд) и ее назначение. Виды документов системы орд.

В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда.

10.2Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

Каждый из этих документов, являясь носителем информации, содержит комплекс информационных элементов, целевое назначение которых неоднозначно. Одни элементы содержат сведения, характеризующие явления, в подтверждение которых составлен документ, другие — несут информацию о самом документе, являясь его обязательными атрибутами.

Традиционное делопроизводство, объектом которого является документ как единое целое, оперирует в основном только информационными элементами,

11. Состав реквизитов ОРД. Схемы размещения реквизитов. Макетная структура документов системы ОРД.

Оформление реквизитов ОРД, типовой состав реквизитов

Реквизиты – это обязательные информационные элементы в делопроизводстве. Различают постоянные реквизиты и переменные. Постоянные – повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования. Переменные – наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. В типовой состав реквизитов ОРД согласно ГОСТ 6.38-90 включены следующие: 1.  Государственный герб Российской Федерации. 2.  Эмблема организации, предприятия. 3.  Изображение наград.

11.2 17.  Гриф утверждения.

18.  Резолюция.

19.  Заголовок к тексту.

20.  Отметка о контроле.

21.  Текст.

22.  Отметка о наличии приложения.

23.  Гриф согласования, подписания документа.

24.  Визы.

25.  Печать.

26.  Отметка о заверении копии.

27.  ФИО исполнителя и номер ТФ.

28.  Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29.  Отметка о переносе данных на машинный носитель.

30.  Отметка о поступлении.

Для конкретной разновидности ОРД принимают не все реквизиты, а лишь те из них, которые являются обязательными для данного вида документов.

Требования к оформлению реквизитов в поле углового штампа. 

12. Требования к компьютерному оформлению организационно-распорядительных документов и реквизитов бланочной части (реквизиты 1-18).

Приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста РБ от 14.05.2007 № 25 утверждена новая редакция Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД), которая разработана Белорусским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (БелНИИДАД) при участии Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции РБ.

Разработка новой редакции УСОРД осуществлена в рамках продолжения работ по унификации и стандартизации управленческой документации. 

12,2Основные положения» и Общегосударственный классификатор Республики Беларусь (ОКРБ) 010-95 «Унифицированные документы».

Задачи по переработке УСОРД были возложены на Комитет по архивам и делопроизводству при Совете Министров РБ, являвшийся в то время самостоятельным республиканским органом управления по архивам и делопроизводству. В 1995 г. постановлением Белстандарта от 20.10.1995 № 11 был утвержден СТБ 6.38-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». На его основе в 1996 г. была подготовлена и утверждена первая редакция УСОРД,

12,1Постановлением Совета Министров РБ от 27.08.1992 была утверждена Республиканская программа перехода Республики Беларусь на принятую в международной практике систему учета и статистики. Согласно программе и принятым в ее развитие документам пересмотру подлежало 14 унифицированных систем документации, разработанных еще в советское время. В целях координации работ по подготовке унифицированных систем документации, создания единой методической базы постановлениями Белстандарта от 16.03.1995 № 2 и от 29.09.1995 № 10 были утверждены Государственный стандарт Республики Беларусь (СТБ) 6.10.1-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь.

12,3которая однако не была издана и не получила широкого практического применения в управленческой деятельности организаций страны. После незначительной доработки УСОРД в качестве официального методического документа была утверждена Председателем Государственного комитета по архивам и делопроизводству РБ 28 декабря 1999 г. и издана тиражом более 5000 экземпляров.

Существенные изменения, произошедшие за последние годы в законодательстве страны, широкое внедрение новых информационных технологий в управленческую деятельность, активная интеграция Республики Беларусь в мировое экономическое сообщество потребовали значительной корректировки УСОРД.

11.1 4.  Код организации по общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

5.  Код документа по общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД).

6.  Наименование министерства, ведомства.

7.  Наименование организации.

8.  Наименование структурного подразделения.

9.  Индекс предприятия связи, номер телефона, телетайпа, номер счета в банке, почтовый и телеграфный адреса.

10.  Наименование вида документа.

11.  Дата.

12.  Индекс.

13.  Ссылка на индекс и дату входящего документа.

14.  Место составления или издания.

15.  Гриф ограничения доступа к документу.

16.  Адресат.

11.3Герб (1) наносится посредине над реквизитами “наименование министерства или ведомства” диаметром Ј 20 мм. Перечень предприятий и учреждений, имеющих право изображать герб, определяется вышестоящими организациями.

Эмблема организации (2). В качестве эмблемы может быть использовано некое условное изображение или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном порядке. Эмблема располагается на том же месте, что и герб, а при наличии герба – левее и на уровне реквизита “наименование министерства или ведомства” (6).

Коды по ОКПО и ОКУД (4, 5) располагаются в правой верхней части рабочего поля документа согласно классификатору.

Автор документа (6, 7, 8). Автором документа является не должностное лицо, подписавшее документ, а организация.

10.1Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая.

Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов:

распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, прави­ла внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.);

справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)

10.3характеризующими документ и являющимися его координатами в пространстве и во времени.

Информационный элемент документа, характеризующий сам документ, его целевое назначение или место, занимаемое им в пространстве и во времени, называется реквизитом.

Состав реквизитов документов, входящих в систему ОРД, а также общие правила их оформления определены Государственным стандартом Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие с 1 июля 2005 г.