49. Виды систем автоматизации работы с документами и их функциональные возможности. Классификация асдоу и сэд.

В отечественных учреждениях особенно часто принято путать два понятия – документооборот и делопроизводство. Возможно, из-за того, что документооборот звучит, как бы красивее, а может быть еще почему-то, но эти два термина подменяются.

Как уже говорилось, делопроизводство – это деятельность по созданию документов и организации работы с ними . Под организацией работы с документами понимают создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов.

Из всего следует особо выделить движение,. 

49,2организациях и предприятиях. ЕГСД родилась в нашей с вами прародине – СССР, и включала в себя ГОСТы, законодательные акты, решения директивных органов, содержала единые правила составления и оформления документов, рациональные принципы документооборота, единые правила создания учетно-справочного аппарата, формы и методы контроля исполнения документов, правила составления номенклатур и принципы формирования дел, правила подготовки дел к последующему хранению и использованию, рекомендации по повышению эффективности труда. Одни положения ЕГСД носили обязательный, другие – рекомендательный характер. Был в СССР и соответствующий институт – ВНИИДАД – Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела.

50. Реализация систем электронного документооборота. Проблемы внедрения и реализации сэд.

Системы электронного документооборота (СЭД) имеют некую особенность: система либо должна быть внедрена повсеместно, на всех рабочих местах, связанных с созданием, редактированием и хранением информации, либо эффективность от ее использования будет минимальной. Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: в любой организации найдутся люди, стремящиеся избежать чего-либо нового. Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения.

50,2Например, сначала внедрить только электронную почту. Модель работы электронной почты достаточно понятна, люди легко к ней привыкают. Затем можно построить несложную интранет-систему и постепенно приучать сотрудников организации искать необходимые им справочные материалы (номера внутренних телефонов, даты и повестки совещаний, протоколы, приказы, распоряжения, внутренние нормативные документы и т. п.) на внутреннем интранет-сервере. Благодаря этому люди понемногу привыкнут читать документы с экрана, работать с электронными документами, распечатывать только то, что нужно. Такой подход в любом случае сократит тиражирование бумажных документов, облегчит их обновление. Очень желательно (но, к сожалению, не всегда возможно),

50,1В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Как разрешать эту проблему? Работа с людьми ? это всегда политика на уровне всей организации и психология на уровне конкретных людей. Во многих случаях требуется индивидуальный подход к каждому человеку, учет его особенностей ? как возрастных, так и профессиональных и личных. Надо понимать, что люди годами привыкали к одному способу работы, а вы предлагаете резко переключиться на другой, совершенно им непривычный, причем не снижая нагрузку. Что можно сделать, чтобы облегчить людям этот переход?

Во-первых, переход можно сделать постепенным.

50,3чтобы средства электронной почты и доступа к информации изначально являлись частями будущей системы документооборота. В этом смысле определенное преимущество предоставляет среда Lotus Notes, в которой указанные компоненты содержатся в базовой поставке. Если же вы установите, к примеру, почту на основе Outlook Express и SMTP/POP3-сервера, а потом ? систему документооборота, в которой имеется интегрированный клиент, работающий по протоколу MAPI, то придется приучать людей к другому клиентскому ПО с его особенностями, переносить все существующие почтовые ящики из одной системы в другую и т. д.Во-вторых, на этапе подготовительной работы надо попытаться найти сторонников-энтузиастов, которые будут работать с компьютером.

49,1так как движение документов между пунктами их обработки и есть непосредственно документооборот. Точнее,документооборот – это движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки.

Понимание различия терминов делопроизводство и документооборот принципиально в дальнейшем при рассмотрении видов систем автоматизации документных процессов.

А пока подумаем, что же, собственно, необходимо автоматизировать ?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно обратиться к теории делопроизводства – ЕГСД –Единой государственной системе делопроизводства.

ЕГСД – это научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций, определяющих и регламентирующих делопроизводственные процессы в учреждениях,

49,3Именно на основе ЕГСД создавались в свое время все министерские и ведомственные приказы, наставления, инструкции по ведению делопроизводства, с таким успехом положенные сегодня в основу современного украинского бумаготворчества и переведенные теперь на рідну мову.Современное национальное делопроизводство являет собой систему, унаследованную и устоявшуюся за многие годы советского правления.

Делопроизводство, в зависимости от выполняемых в управлении функций, может быть организационно-распорядительным, бухгалтерским, нотариальным, кадровым, техническим, медицинским, военным и т.п. Каждый из видов делопроизводства имеет свои отличительные особенности.