43. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение.

Завершающим этапом делопроизводства по кадрам является подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации или при отсутствии архива — к последующему хранению в службе кадров после завершения их делопроизводством.

Этот этап условно можно разделить на несколько стадий:

• формирование дел в службе кадров;

• экспертиза ценности дел службы кадров;

• оформление дел в службе кадров;

• описание и уничтожение дел в службе кадров;

• обеспечение сохранности дел;

• передача дел в архив организации.

43,2При формировании дел по кадрам необходимо соблюдать следующие основные требования:

• документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

• включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов;

• группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела и личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации;

• дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.

44. Архив государственного органа, учреждения, организации и предприятия, цели, задачи, функции, организация работы.

"Основные правила работы архивов центральных и местных органовгосударственной власти и управления, учреждений, организаций ипредприятий Республики Беларусь" являются нормативным документом,

регламентирующим деятельность ведомственных архивов и архивов

негосударственных учреждений, организаций и предприятий республики.В них изложены правовые основы деятельности, задачи и функции

архивов; требования, предъявляемые к номенклатурам дел; методика

проведения экспертизы ценности документов; порядок формирования и

оформления дел, уничтожения документов временного хранения,

44,2 В целях обеспечения преемственности работы архивов, учета

особенностей формирования и структуры Национального архивного фонда

Республики Беларусь в настоящих правилах сохранен ряд положений,

формулировок и форм ранее действовавших "Основных правил работы

ведомственных архивов СССР" (М., 1987). Пункты и отдельные формулировки (предложения) правил, не

являющиеся обязательной нормой для архивов негосударственных

учреждений, организаций и предприятий, которые не имеют договорных

отношений с учреждениями государственной архивной службы, помечены

звездочкой*.

Правила не распространяются на архивы

45. Особенности ведения делопроизводства по обращениям граждан.

При оформлении архивных справок, копий, выписок по вопросам социально­правового характера (о трудовом стаже, размере заработной платы, образовании и т.п.) особое внимание следует обращать на регистрационные индексы названных документов. Регистрационные индексы имеют сложную структуру, в которую входят и цифровые, и буквенные обозначения, например: 8­15/К­7, 1­9/А15. Обращает на себя внимание и тот факт, что часть регистрационного индекса архивной справки (копии, выписки) совпадает с обозначением индекса в реквизите «Ссылка на индекс и дату входящего документа» (например, К­7, А­15). Это объясняется тем, что указанные документы выдаются, как правило, на основании персональных заявлений граждан.

45,2Законодательство требует строгого соблюдения установленного порядка и сроков исполнения обращений граждан.

Работа с обращениями граждан в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях, организациях, на предприятиях (далее — организации) жестко регламентирована специальными законодательными актами и иными нормативными документами.

Основополагающим документом является Закон Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. № 407XIII «Об обращениях граждан», в котором установлен порядок обращения граждан с предложениями, заявлениями и жалобами к должностным лицам организаций, а также порядок их рассмотрения.

В соответствии со ст. 6 указанного Закона Кабинетом Министров Республики Беларусь принято постановление от 1 октября 1996 г. № 643

45,1Заявления граждан о выдаче им архивных справок о трудовом стаже, размере заработной платы и др. относятся к группе документов, получившей обобщенное название обращения граждан.

Обращения граждан, направляемые в государственные органы, общественные объединения, учреждения, организации, предприятия рассматриваются как важное средство реализации и охраны прав личности. Они являются источником информации обо всех сторонах жизни общества и человека в нем. В совокупности с другими документами обращения граждан раскрывают определенные закономерности социального развития.

При работе с обращениями граждан действуют особые правила, регулирующие вопросы их исполнения, регистрации, формирования в дела, хранения и т.д.

45,3«Об утверждении Положения о порядке ведения делопроизводства по обращениям граждан». Положение определяет основные принципы организации делопроизводства по обращениям граждан в организациях независимо от ведомственной подчиненности и формы собственности. Этим же постановлением Министерству образования и науки Республики Беларусь было поручено по согласованию с Комитетом по архивам и делопроизводству Республики Беларусь разработать и утвердить методические рекомендации по ведению делопроизводства по обращениям граждан. Методические рекомендации о порядке ведения делопроизводства в государственных органах, органах общественных объединений, учреждениях.

44,1составления научно-справочного аппарата к документам архива, учета,

обеспечения сохранности и использования документов, а также другие

вопросы, связанные с работой указанных архивов. В случаях, непредусмотренных настоящими правилами (при проведении работы по

выявлению и учету особо ценных дел, созданию и учету страхового

фонда, фонда пользования и др.), архивы центральных и местныхорганов государственной власти и управления, учреждений, организацийи предприятий Республики Беларусь обязаны руководствоваться

действующими правилами работы государственных архивов.

, 44,3хранящие

научно-техническую, машиночитаемую, кино-, фото-, фоно-,

видеодокументацию, а также другие виды специальной документации.

1.1. Деятельность архивов центральных и местных органов

государственной власти и управления, учреждений, организаций и

предприятий Республики Беларусь регулируется и регламентируется

Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах

в Республике Беларусь", Законом Республики Беларусь "Об охране

историко-культурного наследия", настоящими правилами.

43,1Вышеперечисленные стадии проводятся не только в службе кадров, но и в других структурных подразделениях организации в соответствии с общими требованиями российского законодательства в сфере делопроизводства и архивного дела.Формирование дел в службе кадров Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел службы кадров.В дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату.Формирование дел в службе кадров осуществляется под непосредственным методическим руководством архива организации (при его наличии) и службы делопроизводства организации.

43,3Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке или по алфавиту авторов или корреспондентов.Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.Распорядительные документы в службе кадров группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.Положения о службе кадров, должностные инструкции, если они утверждены руководителем организации, группируются в самостоятельные дела.