40. Номенклатура дел организации. Примерная и типовая номенклатура дел. Назначение, порядок разработки и ведения.

Совершенствование работы управленческого аппарата, оперативность и качество решения вопросов, а также деятельность организации в целом, в значительной мере зависят от организации использования и хранения документов, в том числе и от систематизации и классификации документов. Быстро найти нужный документ для использования возможно лишь при четкой классификации документов. Кроме этого, научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в архивах.

• 40,2предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных;

содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно,

41. Формирование дел. Заголовки дел.

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов дела. ¹

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. ²

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

• название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

• название организации или структурного подразделения (автор документа);

41,2В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства". ⁵

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются,

42. Оперативное хранение документов и дел.

В понятие делопроизводство кроме документирования информации и организации документооборота также входит хранение и использование документов в текущей деятельности предприятия.

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 оперативное хранение документов - это хранение документов в структурном подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения.¹

При этом оперативное хранение можно подразделить на два подвида:

• хранение документов в процессе их исполнения;

• хранение исполненных документов. ²

Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс,

42,2Говоря о хранении документов, необходимо отметить, что организация их хранения должна обеспечивать сохранность документов и дел и удобство их использования.

Также затрагивая вопросы оперативного хранения, можно обратить внимание на следующую тенденцию: в последние время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание данных хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника.

42,1осуществляемый в течение практического использования документов до проведенияэкспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение. ³

Документы во время их исполнения обычно хранятся у исполнителя, для чего заводятся специальные папки с надписями типа: "На исполнении", "Срочно", "Для коллегии", "На отправку", "На согласование", "На подпись" и т.п. На каждой папке указывают фамилию исполнителя и его телефон. После окончания рабочего дня папки убирают в сейф, шкаф или стол. После окончания работы с документом он передается для помещения в дело. ⁴

Исполненные документы должны формироваться в дела^* в соответствии с номенклатурой дел. При этом дела с момента их заведения и до передачи в архив организации должны храниться по месту их формирования.

42,3Т.о. использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.

Дополнительная информация:

• номенклатура дел;

• установление сроков хранения дел;

• формирование дел;

• оформление дел;

• составление и оформление описей дел;

• экспертиза ценности документов;

• порядок передачи дел в архив организации.

41,1название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

• краткое содержание документов дела;

• название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

• дата (период ), к которой относятся документы дела. ³

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

Понятие "дело" употребляется в заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, содержащих документы, связанные последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу. Пример: "Личное дело Кузнецова Алексея Васильевича" или "Дело о признании недействительным собрания акционеров ООО "Тритон"".⁴

• 41,3а указывается их общее видовое название, например: "Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";

• в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";

• в заголовке дел указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например: "Переписка с Федеральным архивным агентством о методике работы с документами и передаче их в состав Архивного фонда Российской Федерации".

40,1Простейшей классификацией документов является группировка их в дела.¹ В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" дело – это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Другими словами,номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.²

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования:

• 40,3срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

• закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

• имеет справочное значение при изучении структуры организации;

• является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

• используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.