35. Регистрационно-контрольные формы. Особенности их использования.

Регистрация документов представляет собой запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующую факт его создания, получения или отправки*. Регистрации подлежат документы, требующие учета и исполнения. Они регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Процесс регистрации представляет собой занесение реквизитов документа в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку). При регистрации документу присваивают регистрационный индекс, который состоит из порядкового номера и может быть дополнен индексом по номенклатуре дел,

35,2При регистрации документов учитывайте, что документы регистрируют в пределах отдельных групп в зависимости от вида документа, количества документов одного вида, автора и содержания. Например, при регистрации выделяют в отдельные массивы приказы по личному составу, переписка с определенным корреспондентом или по определенному вопросу, акты, протоколы и т.д. Все документы, подлежащие регистрации, можно разделить: – на входящие; – исходящие; – внутренние; – распорядительные.

В зависимости от принятой технологии регистрации в качестве регистрационных форм могут использоваться регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (далее – РКК).

36, Особенности обработки и регистрации входящих документов Регистрация документов - запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.Порядок регистрации документов в организациях устанавливается в соответствии с требованиями Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).

Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения.

36.2В зависимости от масштаба и характера деятельности организации порядок регистрации документов может иметь свои особенности. Например, децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации Перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ. В него включаются документы, регистрируемые только в структурных подразделениях организации (первичная и отчетная бухгалтерская документация,

36.1Документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электронной связи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью.

При регистрации документов должны соблюдаться следующие общие требования:

- каждый документ регистрируется только один раз, т.е. основным принципом регистрации является однократность;

- входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие - в день подписания;

- регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе документационного обеспечения управления (далее - ДОУ).

36.3документация по материально-техническому снабжению и др.). Документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, передаются им, минуя руководство организации.

Отдельно от других видов документации регистрируются обращения граждан, а также документы, содержащие сведения, составляющие государственные секреты Республики Беларусь, иную охраняемую законом информацию. Отдельно регистрируется также документация общественных объединений (профкома).

35,1индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями.

Правила и систему регистрации документов разрабатывают в каждой организации самостоятельно и закрепляют их в локальном нормативном правовом акте (далее – ЛНПА), например в инструкции по делопроизводству или в инструкции по кадровому делопроизводству.Для удобства работы, в т.ч. сокращения времени и пути прохождения документов, рекомендуем регистрировать документы децентрализованно, в местах их получения, создания или отправления.Это означает, что все документы или какая-то их часть, создаваемые кадровой службой, будут регистрироваться непосредственно в самой кадровой службе.

35,3Каждая из форм имеет свои преимущества. Журнальная форма регистрации удобна в работе с документами ограниченного доступа (секретными, конфиденциальными), когда учет документов выступает на первое место. Однако такая форма приводит к дублированию записей, делает очень трудоемкой справочную работу по документам, затрудняет ведение срокового контроля исполнения документов, так как надо просматривать все записи в журнале. Использование карточек исключает дублирование регистрационных записей, дает возможность систематизировать их по различным признакам, создавать различные картотеки, облегчая информационно-справочную работу, позволяет сразу же формировать сроковую картотеку для контроля исполнения документов.

34.1приказы по основной деятельности - отдельно от приказов по личному составу и т.д.Рассмотрим правила регистрации распорядительных документов на примере приказов - самого распространенного вида документов этой группы.

Проект приказа, оформленный в установленном порядке и согласованный с заинтересованными должностными лицами, представляется на подпись руководителю организации или иному уполномоченному лицу. Руководитель, подписав приказ, проставляет в нем дату. Дата в приказах оформляется цифровым способом, например: 20.06.2008 (точка в конце даты не ставится).

Датой приказа является дата его подписания, поэтому не допускается датировать документ прошедшим или будущим числом, что может быть расценено как фальсификация документа.

34.3Индексы приказам присваиваются по журналу (картотеке) регистрации приказов в пределах делопроизводственного года, который совпадает с календарным (с 1 января по 31 декабря). Наиболее распространенной является журнальная форма регистрации приказов.При регистрации приказов следует помнить, что они делятся на две основные группы: приказы по основной деятельности и личному составу. В некоторых организациях выделяется также группа приказов по административно-хозяйственной деятельности. Приказы по личному составу, в свою очередь, имеют две подгруппы:

- о приеме, переводе (перемещении), увольнении, поощрении, премировании работников, длительных и зарубежных командировках.