28. Оформления документов по личному составу при наложении дисциплинарных взысканий.

Нарушением трудовой дисциплины (дисциплинарным проступком) является противоправное, виновное неисполнение или ненадлежащее исполнение работником его трудовых обязанностей.За допущенные нарушения трудовой дисциплины работники могут быть привлечены к ответственности, которая заключается в применении к нарушителям дисциплинарных взысканий. В соответствии со >>>ст. 198 Трудового кодекса Республики Беларусь>>> за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания:

• замечание;

• выговор;

• увольнение.

28.2Днем обнаружения проступка считается день, когда о проступке стало известно лицу, которому работник непосредственно подчинен по службе, независимо от того, наделено ли оно правом применения дисциплинарных взысканий.

При рассмотрении материалов дела о дисциплинарном проступке правоохранительными органами дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня отказа в возбуждении или прекращении уголовного дела.

Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки, проведенной компетентными государственными органами или организациями, – позднее двух лет со дня его совершения.

29. Оформление документов по личному составу при командировании работников, предоставлении им отпусков.

Под первичной документацией понимается совокупность учетных документов о каких-либо явлениях (фактах), составляемых в период их свершения (впервые). Первичные документы о труде - это документы по личному составу, создаваемые при приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы работнику и др. К ним относятся, например, приказы (распоряжения) по соответствующим вопросам, табель использования рабочего времени, личная учетная карточка работника, лицевой счет и др.Официальное определение понятия «документы по личному составу» содержится

29.2В связи с этим более точным является следующее определение: документы по личному составу - документы, создаваемые при оформлении на работу, переводе (перемещении), увольнении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, характеризующие трудовую деятельность работника.

К числу документов по личному составу относятся, например, заявления, представления и приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, увольнении, уведомления и приказы (распоряжения) о переводе на контрактную форму найма, продлении и перезаключении контрактов, заявления и приказы (распоряжения) о предоставлении отпусков, присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, личные карточки формы Т-2,

30. Ведение личных дел работников и первичных учетных документов

Понятие личного дела и необходимость его заведения

Прежде чем характеризовать основные требования к формированию и ведению личных дел работников, на которые необходимо обращать пристальное внимание в ходе кадрового аудита, важно выяснить, что собой представляет личное дело работника.Согласно п.2 Инструкции личное дело - это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Иными словами, личное дело - это папка, включающая совокупность первичных кадровых документов, расположенных в определенном порядке.Инструкция определяет круг нанимателей и работников, которые должны вести личные дела работников.

30.2Нередко на практике вопросы ведения личных дел работников пытаются возложить на юрисконсульта. С таким подходом согласиться нельзя, поскольку это не входит в его должностные обязанности. Согласно п.3 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации (специалист по кадрам). В свою очередь, контроль за оформлением и хранением личных дел возлагается на руководителя организации. Юрист может лишь привлекаться для общей юридической экспертизы правильности ведения личных дел работников.

Проверка правильности формирования личного дела

Личное дело работника формируется после заключения трудового договора (контракта) и издания приказа (распоряжения,

30.1Она распространяется на государственные органы, учреждения и организации Республики Беларусь всех форм собственности. Вместе с тем в этот перечень не попадают представительства иностранных юридических лиц. А в организациях с иностранными инвестициями, полагаем, могут иметь место особенности ведения кадровых документов на основании ст.320 ТК.

Личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также на других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Поскольку законодательство не предусматривает ведения личных дел рабочих, то на них могут заполняться только личные листки по учету кадров либо карточки формы Т-2.

30.3решения, постановления) о приеме на работу (назначении на должность). Личное дело должно начинаться с обложки, имеющей следующую форму:

ООО «Альфа и Бетта» Филиал № 1 в г.Минске Личное дело № 15 Петровой Елены Ивановны (фамилия, имя, отчество) Начато 01.09.2004 Окончено ______________ На _____________ листах Хранить _______________

После обложки в личном деле идет внутренняя опись документов, а далее в строгой последовательности располагаются первичные документы.

29.1в ст.1 Закона РБ от 06.10.1994 № 3277-XII «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (далее - Закон № 3277-XII). Так, документы по личному составу - это документы, создаваемые при оформлении на работу, увольнении, перемещении работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, а также иные документы, включаемые в состав личного дела (примечание).

Приведенное выше определение требует уточнения. Исходя из норм иных актов законодательства, а также сложившейся делопроизводственной практики, не все из перечисленных в законе документов включаются в состав личного дела работника (к примеру, документы о командировании, предоставлении отпусков, выплате заработной платы и др.).

29.3лицевые счета, ведомости на выдачу заработной платы и др.

Следует учитывать, что документы по личному составу образуются не только как результат закрепления трудовых отношений, но и в итоге учебной деятельности (приказы о зачислении в учебные заведения, приказы об окончании обучения и др.).

Толкуя понятие «документы по личному составу» в широком смысле, документоведы иногда относят к ним такие виды документов, как штатное расписание, должностная инструкция, структура и штатная численность и др. Однако в практическом делопроизводстве и архивном деле указанные документы из категории документов по личному составу исключаются.

28.1К отдельным категориям работников (например, государственным служащим) могут применяться и другие меры дисциплинарного взыскания, предусмотренные соответствующими нормативными актами.Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При этом должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.Обязательным признаком дисциплинарного проступка является наличие вины. При отсутствии вины работника нет должностного проступка, следовательно, не может быть наложено и дисциплинарное взыскание.

Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника и (или) пребывания его в отпуске.

28.3В указанные сроки не включается время производства по уголовному делу.

За каждый дисциплинарный проступок может быть применено только одно дисциплинарное взыскание. Нельзя, например, за один и тот же проступок объявить работнику выговор и одновременно уволить его с работы. Дисциплинарное взыскание оформляется приказом (распоряжением), постановлением нанимателя.

До применения дисциплинарного взыскания от работника должно быть затребовано письменное объяснение. Оно оформляется в виде объяснительной записки о нарушении трудовой дисциплины, которая адресуется руководителю организации.