25. Документы по личному составу, их виды и особенности оформления.

Документы по личному составу - это документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации. Они создаются в результате трудовых отношений, возникающих между учреждениями и сотрудниками.

При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой контракт заключается в письменной форме; прием на работу оформляется приказом администрации предприятия и т.д.

25,2Помимо нормативно - методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации, специалисты - практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В "Основных правилах работы ведомственных архивов" излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.

Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе 17.9.14-72

26. Оформления документов по личному составу при приеме на работу.

В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой

документации. Именно документы по личному составу подтверждают место и стаж

работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника фирмы

при оформлении пенсии и во всех случаях, требующих подтверждения стажа и

места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков,

командировок выполняет секретарь если нет специального работника. В состав документов по личному составу входят: 2.1. Приказы по личному составу.Они являются важнейшими документами составляемыми в процессе

документирования функций кадровой службы предприятия.

26,2приказа о

приеме на работу; личной карточки (форма Т-2). Заявление чаще всего пишется от руки, но фирма может иметь заранееразработанную и тиражированную трафаретную форму, которую поступающий наработу заполнит. В заявлении указывается должность, структурное

подразделение, куда просит принять на работу заявитель, и условия приема

(например, на определенный срок или на время выполнения конкретной работы и

т.п.). Перемещение, перевод (назначение на другую должность) фиксируется в

следующих документах: заявлении, докладной записке, приказе о переводе.

Заявление должно иметь визы руководителей подразделений, откуда переходит

работник и куда переходит.

27. Оформления документов по личному составу при оформлении (изменении) трудовых отношений, их расторжении.

При выделении, как и при любой другой форме реорганизации, трудовые отношения с работником либо продолжают на прежних условиях, предусмотренных трудовым договором, либо прекращают.

Прекращают трудовые отношения с работником при выделении юридического лица:

– в связи с отказом работника от продолжения работы по той же профессии, занимаемой должности;– если условия, предусмотренные трудовым договором (контрактом) по той же профессии, занимаемой должности, не могут быть сохранены.Таким образом, в новом юридическом лице, созданном путем выделения, возможны 3 варианта ваших действий:

27.2Для получения согласия на продолжение трудовых отношений необходимо уведомить работников структурного подразделения о реорганизации (например, ознакомить с приказом о реорганизации под роспись либо вручить письменное (индивидуальное) уведомление).

При подготовке приказа и уведомления о реорганизации организации воспользуйтесь образцами уведомления и приказа о преобразовании организации, опубликованными в рубрике «Полезная документация» журнала «Я – специалист по кадрам», № 11, на с. 21–22.

Необходимо только изменить преамбулу приказа и первый абзац уведомления и по тексту заменить данные о реорганизации в связи с преобразованием на выделение и доведение приказа не до всех,

27.1 1) продолжение трудовых отношений с работником на прежних условиях, предусмотренных трудовым договором (контрактом); 2) прекращение трудовых отношений с работником, отказавшимся от продолжения работы; 3) прекращение трудовых отношений с работником, если условия, определенные трудовым договором (контрактом), не могут быть сохранены.Продолжение трудовых отношений

Если трудовые отношения продолжаются: 1) прежний наниматель получает согласие работника на продолжение трудовых отношений. От редакции: Согласие необходимо получить только у работников выделяемого структурного подразделения. Получить его рекомендуем в письменной форме.

27.3а только до работников выделяемого структурного подразделения.

Формулировка преамбулы приказа будет такова:

«На основании принятого собственником решения от 01.06.2011 № 5 о реорганизации частного унитарного предприятия «Продукт» в форме выделения из его состава филиала № 1 в частное дочернее производственное унитарное предприятие «Бенатон», а также в целях системной подготовки к процессу реорганизации ЧУП «Продукт». 

26.1Приказами

оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им

отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение

разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение

взысканий. 2.2. Личная карточка.

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка(форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка

используется для анализа состава и учета движения кадров.2.3. Личное дело. Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые

сведения о работнике и его трудовом стаже.2.4. Прием на работу.Приём на работу в фирму обычно сопровождается созданием следующих

документов: заявления; анкеты; трудового договора (контракта);

26,3Внутри структурного подразделения перевод может

оформляться докладной запиской с обоснованием перевода. 2.6. Увольнение. Увольнение работника отражается в документах: заявлении или служебной

записке или приказе об увольнении.На основании личного заявления или служебной записки составляетсяпроект приказа. Приказ подписывается и регистрируется.2.7. Трудовая книжка.Трудовая книжка является основным документов о трудовой деятельности

работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5

дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных

работников при условии, если они подлежат государственному и социальномустрахованию.

25,1При подготовке организационно - распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на эту систему документации - ГОСТ Р.6.30 - 2003.

Указания ГОСТа Р.6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - "Государственной системы документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. Основные положения", включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных организационно - распорядительных документов.

25,3"Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования".

Нормативно - справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является "Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков их хранения".

Законодательные акты и нормативно - методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб, организаций и предприятий всех форм собственности. Одной из наиболее важных функций кадровой службы предприятия является документирование трудовых правоотношений.

Виды документов по личному составу: приказы, заявления, трудовые книжки, личные карточки и т.п.