2.3 Організаційна структура бухгалтерії бюджетної установи

Організаційна побудова бухгалтерської служби - це форма поділу праці, що передбачає розподіл облікових робіт між виконавцями. Конкретне вираження ця форма знаходить у відповідній структурі бухгалтерії і системі управління підприємством в цілому.

Централізовані бухгалтерії створюються при виконкомі Ради народних депутатів або його управлінні (наприклад, при районному відділі народної освіти, централізованій міській лікарні) на підставі рішення Виконкому відповідної ради для ведення обліку виконання кошторисів доходів і видатків установ, що утримуються за рахунок коштів відповідних бюджетів. Така бухгалтерія веде бухгалтерський облік всіх підвідомчих установ, складає кошториси та фінансову звітність, а також здійснює систематичний контроль за правильністю оформлення первинних документів, збереженням коштів і матеріальних цінностей, ефективним використанням державних коштів.

За керівниками бюджетних установ, що обслуговуються централізованою бухгалтерією, зберігаються права розпорядника бюджетних коштів, зокрема, укладати договори на поставку товарів і надання послуг, трудові договори (контракти) на виконання робіт, які мають обов'язково візуватися головним бухгалтером централізованої бухгалтерії; одержувати у встановленому порядку аванси на господарські та інші потреби і дозволяти видачу авансів своїм працівникам; дозволяти оплату витрат за рахунок асигнування, передбаченого кошторисом; витрачати відповідно з установленими нормами матеріали, продукти харчування та інші матеріальні цінності на потреби установи; затверджувати авансові звіти підзвітних осіб; документи з інвентаризації; акти на списання основних засобів та інших матеріальних цінностей, що стали, непридатними; вирішувати інші питання, що стосуються діяльності бюджетної установи. Така форма організації бухгалтерського обліку як введення до штату підприємства посади бухгалтера або створення бухгалтерської служби сьогодні залишається найпоширенішою. Бухгалтер, який працює безпосередньо в бюджетній установі, як правило, зацікавлений в результатах виконання кошторису доходів і видатків, що є гарантією його сумлінного ставлення до роботи, яку він виконує. Такий бухгалтер добре знає специфіку діяльності бюджетної установи та особливості її організації. Керівництво або вища установа мають можливість постійно контролювати діяльність бухгалтера чи бухгалтерії, оперативно вирішувати проблеми, що виникають, своєчасно вносити корективи у раніше прийняті рішення.

Бухгалтерська служба (бухгалтерія) - це самостійний структурний підрозділ апарату управління (служба, відділ), який здійснює ведення бухгалтерського обліку діяльності бюджетної установи. Вона тісно пов'язана зі всіма службами, відділами та виробничими підрозділами бюджетної установи, отримує від них необхідну для обліку і контролю документацію та надає їм відповідну інформацію. Таким чином, бухгалтерія здійснює безпосередній вплив на виконання плану постачання, виробництва, збуту продукції, кошторису доходів і видатків.

Структура та штатна чисельність бухгалтерії, як і усієї бюджетної установи, затверджується вищою установою.

Бухгалтер (головний бухгалтер) - це особа, яка пов'язана з бюджетною установою трудовими відносинами, що передбачають належне виконання покладених на особу посадових обов'язків. Бухгалтер уповноважений діяти від імені бюджетної установи, в тому числі підписувати її фінансову звітність.

Головний бухгалтер призначається або звільняється з посади вищою установою або керівником бюджетної установи та підлеглий безпосередньо йому.

Бухгалтерія бюджетної установи повинна вирішувати такі завдання:

• забезпечення облікових записів, підтверджених здійсненими операціями;

• забезпечення контролю за виконанням кошторису доходів і видатків;

• забезпечення правильної грошової оцінки як активів, джерел їх утворення, так і здійснених операцій;

• забезпечення відповідності записів чинному законодавству;

• забезпечення правдивості та документальної обґрунтованості записів;

• забезпечення використання типового Плану рахунків бухгалтерського обліку для бюджетних установ;

• забезпечення дотримання всіх положень нормативних документів щодо бухгалтерського обліку;

• забезпечення своєчасності та правильності записів у їх хронологічній послідовності.

Функції головного бухгалтера або особи, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку в бюджетних установах, визначається Законом про бухгалтерський облік. Бухгалтер несе відповідальність за дотримання єдиних методологічних засад бухгалтерського обліку, організацію контролю за відображенням на рахунках бухгалтерського обліку усіх операцій, оформлення матеріалів, пов'язаних з недостачами та відшкодуванням втрат від недостачі, крадіжок і псування активів бюджетної установи, забезпечення перевірки стану бухгалтерського обліку в підрозділах підприємства.

Реалізація розглянутих функцій головного бухгалтера реалізується через виконання наступних робіт:

• керівництво діяльністю бухгалтерії, розподіл обов'язків між працівниками, керівництво та контроль їх роботи;

• контроль за дотриманням правил ведення бухгалтерського обліку;

• здійснення методологічного керівництва бухгалтерським обліком і звітністю у підвідомчих структурах;

• керівництво розробкою та впровадженням заходів щодо дотримання фінансової дисципліни, зберіганням первинних документів, облікових регістрів бухгалтерської звітності та своєчасного їх подання до архіву;

• забезпечення контролю за наданням оперативної інформації, складанням і поданням зведеної бухгалтерської звітності встановленим органам у відповідні терміни;

• контроль за законністю, своєчасністю і правильністю оформлення документів; використанням фонду оплати праці; встановленням посадових окладів; правильністю нарахування та перерахування податків до Державного бюджету та інших платежів; дотриманням встановлених правил проведення інвентаризації грошових, товарно-матеріальних цінностей, основних засобів, розрахунків і платіжних зобов'язань; стягненням у встановлений термін дебіторської та погашенням кредиторської заборгованості;

• контроль за поданням у потрібних випадках матеріалів до слідчих і судових органів;

• організація підвищення кваліфікації керівників і фахівців бухгалтерської служби.

Головний бухгалтер і керівник бюджетної установи уповноважені підписувати документи, які є підставою для приймання та видачі матеріальних цінностей, грошових коштів, фінансових зобов'язань. Головний бухгалтер не повинен приймати до виконання й оформлення документи з операцій, що суперечать законодавству й порушують фінансову та договірну дисципліну. У випадку надходження таких документів головний бухгалтер надає в письмовому вигляді доповідну записку про це на ім'я керівника підприємства. Якщо ж керівник вирішує прийняти зазначені документи до виконання, то він повинен дати письмове розпорядження і нести відповідальність за здійснення таких операцій.

З головним бухгалтером узгоджуються призначення, звільнення і переміщення матеріально відповідальних осіб.

Підвищення аналітичності та оперативності бухгалтерського обліку в бюджетних установах багато в чому залежить від раціональної організації роботи облікового апарату. Вона полягає у забезпеченні чіткої структури бухгалтерського апарату, розподілі обов'язків між співробітниками, визначенні схеми документообороту, організації робочих місць.

Структура та чисельність штату бухгалтерії залежать від виду діяльності бюджетної установи та обсягів діяльності бюджетної установи, її виробничої структури, умов організації і технології виробництва, кількості підрозділів, від обсягу та рівня автоматизації облікових робіт, загальної чисельності персоналу бюджетної установи.

Важливим питанням організації роботи облікового апарату є правильний розподіл обов'язків працівників бухгалтерії із урахуванням окремих ділянок облікового процесу, а також найбільш ефективне використання технічних засобів ведення обліку, що забезпечують економічність, високу якість ведення бухгалтерського обліку та здійснення контролю за виконанням робіт.

Організація роботи бухгалтерської служби здійснюється керівництвом бюджетної установи та передбачає визначення прав і обов'язків головного бухгалтера, підлеглих йому облікових працівників, визначає побудову бухгалтерської служби, її місце в системі управління та взаємодію з іншими підрозділами бюджетної установи. Організація бухгалтерської служби залежить від структури управління і обсягів діяльності бюджетної установи.

Для цього необхідно розробити чітку структуру цього підрозділу бюджетної установи.

Бухгалтерська служба бюджетної установи виступає як окремий її структурний підрозділ. Тому необхідна чітка регламентація діяльності кожного зі штатних працівників і всього підрозділу в цілому. Розподіл функцій закріплюється в положеннях про структурні підрозділи, зокрема, в Положенні про бухгалтерську службу.

Положення є внутрішнім нормативним актом, який визначає порядок створення, права, обов'язки та організацію роботи бухгалтерської служби, бухгалтерії. Даний документ відноситься до організаційно-розпорядчих документів і складається з таких розділів: загальні положення; цілі та завдання; функції; права й обов'язки головного бухгалтера (його заступників); службові зв'язки; організація роботи.

Таким чином, Положення про бухгалтерію - це багатопрофільний документ, який чітко регламентує порядок роботи даного структурного підрозділу. Від рівня професійності та чіткості розробки даного документу прямо залежить ефективність організації бухгалтерського обліку бюджетної установи.

Для бухгалтерської служби розробляється структурний графік робіт, який передбачає комплекс облікових робіт, в які терміни вони виконуються та кому передаються відомості про виконання. Планування діяльності окремих облікових працівників здійснюється на підставі розроблених індивідуальних графіків.

З метою раціонального розподілу праці в бюджетних установах розробляються посадові інструкції. Виходячи із необхідності чисельності працівників і можливостей їх утримання, керівник бюджетної установи затверджує штатний розпис. На кожну посаду, передбачену штатним розписом (крім категорій робітників), керівником бюджетної установи затверджується посадова інструкція.

Посадова інструкція - це документ, у якому зафіксовані завдання, функції, обов'язки, права та відповідальність посадової особи, який розробляється для кожної конкретної штатної посади.

Правильно складені посадові інструкції працівників дають змогу:

• встановити для кожного працівника перелік належних до виконання операцій;

• визначити та закріпити обов'язки кожної особи, а також її права та персональну відповідальність;

• контролювати виконання роботи кожного виконавця, оцінити її результати.

При розробці посадових інструкцій використовуються типові та галузеві інструкції.

У процесі розробки посадових інструкцій використовуються типові та галузеві інструкції. При їх складанні необхідно керуватися Довідником професій працівників. У цьому Довіднику відображені специфічні для різноманітних посад кваліфікаційні характеристики, на підставі яких, з урахуванням специфіки установи, працівники відділу кадрів і керівники структурних підрозділів розробляють посадові інструкції для кожної посади.

У посадових інструкціях чітко й конкретно визначається перелік робіт, які повинен виконувати працівник, тобто його обов'язки з урахуванням посади, яку він обіймає, здобутої освіти, а також права й відповідальність за виконання своїх обов'язків.

Для працівників бухгалтерії посадові інструкції розробляються головним бухгалтером бюджетної установи.

Посадові інструкції узгоджуються з юристом і затверджуються керівником підприємства у встановленому порядку та доводяться до відома виконавців під розписку із зазначенням дати ознайомлення.

Вимоги посадової інструкції є обов'язковими для працівника, що працює на певній посаді, з моменту його ознайомлення з інструкцією під розписку та до переміщення на іншу посаду або звільнення.

Посадові інструкції затверджуються щорічно. Зміни до них вносяться на підставі наказу керівника установи, яким визначена зміна повноважень посадової особи, посади тощо.