1.5 Облік касових і фактичних видатків

Одним із головних завдань бухгалтерського обліку в бюджетних установах є постійний облік і контроль за видатками установи.

Видатки — це витрати коштів бюджетної установи, що виникли у ході здійснення певної діяльності в межах сум, установлених кошторисом бюджетної установи. Видатки є одним з найважливіших показників фінансово-господарської діяльності бюджетних установ. Вони є підставою для визначення результатів виконання кошторисів доходів і видатків, його аналізу для виявлення резервів зниження видатків.

Усі видатки що здійснюють бюджетні установи, поділяють на касові і фактичні.

Касові видатки — усі суми, проведені органом Державного казначейства або установою банку з реєстраційного, спеціального реєстраційного, поточного рахунку як готівкою так і у формі безготівкової оплати рахунків. До касових видатків належать також суми грошових коштів, переведених з поточних чи реєстраційних рахунків для подальших розрахунків з постачальниками акредитивами або чеками з чекових книжок.

Головним завданням обліку касових видатків є забезпечення контролю за цільовим витрачанням коштів бюджету згідно із затвердженим кошторисом установи. Однак за цими видатками неможливо визначити фактичне використання коштів, окремі суми можуть бути нараховані, але не виплачені. Касові видатки показують суму асигнувань, які одержала й витратила установа за окремими кодами економічної класифікації видатків, що дає змогу мати дані про касове виконання кошторису та про залишки невикористаних асигнувань на певну дату. Касові видатки Василівської сільської ради, які фінансуються через управління Державного казначейства в Онуфріївському районі, обліковуються двічі: один раз в органі казначейства (під час списання коштів з реєстраційного рахунку установи) і другий раз — в сільській раді (під час отримання виписки органу казначейства з реєстраційного рахунку).

Фактичні видатки — це дійсні видатки установи, що здійснюються під час виконання кошторису, оформлені відповідними документами. До них належать видатки за неоплаченими рахунками кредиторів, за нарахованою, але не виплаченою заробітною платою, стипендіями. Їхній облік дає змогу контролювати хід виконання кошторису загалом та дотримання встановлених норм видатків за окремими кодами економічної класифікації.

У бюджетних установах касові та фактичні видатки планують і обліковують за економічною класифікацією видатків, затвердженою Наказом Міністерства України від від 21.06.2012 р. №754 «Про внесення змін до Інструкції щодо застосування економічної класифікації видатків бюджету».

У таблиці 1.2. наведено приклади касових та фактичних видатків за кодами економічної класифікації (КЕКВ).

Таблиця 1.2. Приклади касових і фактичних видатків Василівської сільської ради за КЕКВ

КЕКВ		Фактичні видатки		Касові видатки
1		2		3
2111		Нараховано заробітну плату		Отримано в касу грошові кошти для виплати заробітної плати, перераховано зарплату.
2120		Н араховано лікарняні. Нараховано внески до Пенсійного фонду, Фонду соціального страху­вання у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, Фонду соціального страхування на випадок безробіття, ФСС НВ.		Отримано до каси кошти для виплати допомоги за лікарняними листками. Перераховано внески до Пенсійного фонду, Фонду соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності, Фонду соціального страхування на випадок безробіття, Фонду соціального страхування від нещасного випадку на виробництві.
2210	Списано на поточні потреби канц­товари, господарське приладдя		Перераховано постачальникам за канцтова­ри, господарське приладдя
2240	Списано видатки на поточний ремонт приміщення згідно з актом виконаних робіт		Перераховано виконавцю кошти на здійснен­ня поточного ремонту
2240	Списано на видатки установи по­слуги зв'язку		Здійснено оплату послуг зв'язку
2250	Списано видатки на відрядження згідно з авансовим звітом		Отримано готівку для видавання під звіт
2273	Списано суму видатків за фактичну кількість спожитої електроенергії на підставі підтвердних документів		Перераховано кошти за електроенергію
3110	Списано видатки при оприбутку­ванні обладнання і предметів дов­гострокового користування		Перераховано постачальникам за обладнання і предмети довгострокового користування

Фактичні видатки, як правило, не збігаються з касовими ні в часі, ні у сумі. У сучасних умовах фактичні видатки часто перевищують касові, бо не завжди фінансування з бюджету дає змогу вчасно погасити заборгованість із зарплати, за енергоносії інші господарські витрати бюджетних установ. Якщо частина грошових коштів в рахунках у казначействі скеровується на поповнення запасів матеріалів, рахується в розрахунках (дебіторська заборгованість), залишається невитраченою у вигляді підзвітних сум і готівки в касі або використовується на погашення креди­торської заборгованості, що виникла раніше, фактичні видатки менші за касові.

Касові та фактичні видатки пов'язані між собою. Тому розподіл і одночасний взаємозв'язок дають змогу, аналізуючи видатки одержати повну інформацію щодо використання бюджетних коштів і здійснювати своєчасний контроль за їх цільовим використанням.

Залежність касових та фактичних видатків за КЕКВ можна записати у вигляді формули:

Фактичні видатки за звітний період +

+ Кредитовий залишок на початок року -

— Дебетовий залишок на початок року -

— Кредитовий залишок на кінець звітного періоду +

+ Дебетовий залишок на кінець звітного періоду =

= Касові видатки за звітний рік (період)

Порівняння касових і фактичних видатків із сумами одержаного фінансування за відповідними кодами економічної класифікації видатків забезпечує контролю з боку держави (в особі відповідних розпорядників коштів, фінансових органів та органів Державного казначейства) за станом виконання кошторису доходів і видатків, розрахунками з підрядниками, постачальниками, різними кредиторами, за доцільністю використання виділених коштів згідно з їхнім цільовим призначенням. Таке порівняння дає змогу виявити факти порушення фінансової дисципліни, безпідставного, нецільового використання державних коштів.

Наприкінці року в останній день грудня здійснені протягом року видатки спи­суються на результат виконання кошторису.

Бухгалтерські записи з обліку фактичних видатків наведено в таблиці 1.3.

Таблиця 1.3. Кореспонденція з обліку касових та фактичних видатків

№№ з/п	Зміст господарської операції		КЕКВ		Кореспонденція рахунків
			Касові	Фактичні	Дебет	Кредит
1	2		3	4	5	6
1	Нарахована заробітна плата працівни­кам установи			2111	802, 813	661
2		Одержано в касу готівку для видання заробітної плати, стипендії	2111		301	321,323,
3		Нараховані внески до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування		2111, 2120	802, 813	651,652, 653,654
4		Перераховано внески до Пенсійного фонду та фондів соціального страхування	2111, 2120		651,652, 653, 654	321,323
5		Здійснено попередню оплату за матері­али	2210, 2240		364	321,323
6		Списано згідно з актами витрачені матеріали.		2210, 2240	801,802, 813	231,232, 233, 234, 235,238
7		Одержано в касу готівку для видання підзвітним особам на відрядження	2250		301	321,323,
8		Списано витрати на відрядження згідно з затвердженим авансовим звітом		2250	802	362