СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1.Характеристики и принципы организации документооборота

2.Движение входящих, исходящихи внутренних документов

2.1Входящиедокументы

2.2Исходящие и внутренние документы

3.Регистрация документов

3.1Регистрационные формы

4.Информационно-справочная работа

5.Контроль исполнения документов

6.Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну

Список использованной литературы

ВВЕДЕНИЕ

Организация работы сдокументами предполагает организацию документооборота учреждении, хранениедокументов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборотучреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движениедокументов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершенияисполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота вседокументы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые инерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы;документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, илидокументы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, ит.д. Под документопотоком понимается совокупность документов, выполняющихопределенное целевое назначение в процессе документооборота.

Характеристикойдокументооборота является его объем. Под объемом документооборота понимаетсяколичество документов, поступивших в организацию, и созданных ею в течениеопределенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота –важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбораорганизации важный организационной формыделопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документамучреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и другихвопросов.

1.Характеристики и принципы организации документооборота

Термин«документооборот» появился в российском (советском) документоведении в 1920-х гг.В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда иделопроизводства основные правила движения документов и рациональной организациидокументооборота к середине 1970-х гг. былисформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Документооборот– это движение документов в организации с момента их создания или получения дозавершения исполнения или отправки.

Организациядокументооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения иобработки документов в организации, касающихся:

· последовательностиперемещений документов;

· выполненияопераций с документами (получения, рассмотрения и распределения, передачи наисполнение, организации исполнения, отправки);

· технологическойобработки документов (регистрации ин формационно-справочной работы, контроля засроками исполнения).

Всоответствии с ЕГСД общие принципы организации документооборота:

· оперативностьдвижения документов;

· обеспечениеединообразия в порядке прохождения и при обработке основных групп документов;

· исключениеинстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловойнеобходимостью.

Сформулированныеболее 30 лет назад правила актуальны и сейчас. Документы в организации должныперемещаться с наименьшими затратами времени, по наиболее короткому пути и,желательно, без возвратных перемещений.

Дляэтого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот споследующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения итехнологий обработки документов.

Документооборот— технологический процесс, который характеризуется качественными иколичественными параметрами.

Ккачественным характеристикам документооборота, в частности, относят:

· разделениеего на документопотоки, различающиеся по составу, направлению движения ипорядку обработки документов;

· особенностимаршрутов движения определенных групп документов.

Поотношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящийдокументопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток(документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы,при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей ихорганизации).

Маршрут движениядокумента включает все этапы его перемещения в организации от получения илисоздания до отправки или подшивки в дело.

Труднеевсего регламентировать маршруты движения внутренних

документов, за исключениемраспорядительных документов.

Количественныехарактеристики документооборота:

•параметры объема документооборота (общего и по отдельным документопотокам);

•время движения документов (полного жизненного цикла Iв организации, этапа — в отдельном подразделении).

 Объемдокументооборота — количество документов, поступивших ворганизацию и созданных ею за определенный период.

Приопределении объема документооборота учитывают все входящие, исходящие ивнутренние документы (как регистрируемые, так и нерегистрируемые) и их копии.Для получения достоверных сведений каждый документ должен быть учтен один раз.Объем документооборота выражают дробью, в числителе которой — количествоподлинников, в знаменателе — количество копий.

Регулярный учет объемадокументооборота производят в целях анализа и упорядочения работы с документамив организации, изучения загруженности ее отдельных структурных подразделений идолжностных лиц. Результаты учета используют для определения оптимальнойштатной численности службы ДОУ (отдела делопроизводства).

Документооборот бумажныхи электронных документов в организации должен быть организован по единымпринципам и желательно с последующим объединением всех источников документнойинформации в общий информационный массив.

2.ДВИЖЕНИЕ ВХОДЯЩИХ. ИСХОДЯЩИХ И ВНУТРЕННИХ ДОКУМЕНТОВ

Вэтом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документоввходящего, исходящего и внутреннего документопотоков.

2.1Входящие документы

Первичнуюобработку входящих документов в крупных организациях обычно проводят вэкспедиции, в небольших фирмах — секретарь.

Приприеме корреспонденции проверяют целостность упаковки и правильностьадресования, затем при вскрытии упаковки — наличие всех указанных в документевложений. На поступившие документы проставляют отметку о поступлении, накоторой указаны наименование организации, дата поступления и порядковый учетныйномер. Первичная обработка заканчивается сортировкой документов нарегистрируемые и нерегистрируемые. Обычно в канцелярию передают документы,адресованные руководству или в организацию без указания должностного лица.Документы, адресованные структурным подразделениям и отдельным должностнымлицам» а также нерегистрируемые в канцелярии, передают по назначению. Предварительнодокументы рассматривают в канцелярии XIяопределении, какие документы должны быть переданы руководству, а какие могутбыть сразу отданы на исполнение непосредственно в структурные подразделения иответственным исполнителям. Таким образом руководителей освобождают отизлишнего потока второстепенной информации, а маршруты движения документовоптимизируют.

Эту работу поручаютспециалистам службы ДОУ, секретарю или помощнику руководителя которые хорошознают распределение обязанностей между должностными лицами организации иобладают доверием со стороны руководства организации.

Послерассмотрения руководителем документы в соответствии с его резолюцией передаютна исполнение или ознакомление. Формы исполнения могут быть различными:подготовка ответа на входящий документ или внутреннего распорядительногодокумента, проведение переговоров, организация мероприятий и т.д.

Послеисполнения документа на нем ставят отметку об исполнении документа, содержащуюкраткую информацию о произведенных действиях, и документ передают на хранение вделопроизводстве.