5.3. Контроль в системі адміністративного менеджменту

Контроль – багато аспектне поняття, і не випадково воно, наприклад, в англійській мові передається різними словами: control, checking, examining та ін.

Контроль, як відомо – це основна і обов’язкова функція менеджменту, заключна стадія управлінського процесу, яка відіграє роль поєднувальної ланки між керуючою і керованою системами. Якщо відмежуватися від конкретної сфери контролю, то суть його полягає у вимірах і аналізі проходження та здійснення певних операцій, пов’язаних з реалізацією планів і програм, використанні одержуваної інформації для коригуючи дій.

Суб’єктами контролю виступають державні, відомчі органи, громадські організації, колективні та колегіальні органи управління, лінійний і функціональний апарати організацій.

Об’єктами контролю є: місія, цілі та стратегії, процеси, функції та завдання, параметри діяльності, управлінські рішення, організаційні формування, їх структурні підрозділи та окремі виконавці.

Правильна постановка контролю потребує дотримання діалектичної єдності трьох його стадій: установлення фактів, їх критична оцінка, розробка заходів впливу на керований об’єкт у потрібному напрямі.

Контроль - це процес забезпечення досягнення організацією своєї мети. Процес контролю складається з установлених стандартів, виміру фактично досягнутих результатів і проведення корекції в тому разі, якщо досягнуті результати істотно відрізняються від установлених стандартів.

Функція контролю – це характеристика управління, яка дозволяє виявити проблеми і скорегувати відповідно діяльність організації до того часу, коли ці проблеми стануть кризою. Один із важливих аспектів контролю полягає в тому, щоб визначити, який саме напрям діяльності організації найефективніше сприяє досягненню її загальної мети. Контроль має бути всеохоплюючим.

Вимоги до контролю закладено у принципах його здійснення, таких як постійність і оперативність, поєднання перевірки зверху і контролю знизу, об’єктивність, масовість і гласність, дієвість, плановість, економічність і науковість.

На практиці використовують багато видів контролю: державний позавідомчий контроль, державний відомчий контроль, незалежний фінансовий контроль (аудит), внутрішньогосподарчий контроль.

Залежно від змісту і сфери здійснення можна виділити економічний, соціальний, екологічний, технологічний контроль тощо.

Форми економічного контролю розрізняються за ознаками методичної спрямованості та способами його проведення: попередній, поточний, заключний.

Соціальний контроль полягає в захисті прав громадян, які беруть участь у процесі виробництва, або якщо вони є споживачами виробленої продукції.

Екологічний контроль має за мету забезпечувати (створювати) передумови для здійснення господарської діяльності виробництв, технологій, які не шкодять здоров’ю людини та довкіллю.

Технологічний контроль перевіряє відповідність виконуваних операцій усіх складових (послідовність операцій, якість сировини, кваліфікація виконавців) певної технології у процесі створення певної продукції.

За джерелом використання інформації контроль поділяють на документальний і візуальний. До документального контролю належать різні перевірки, ревізії, спеціальні обстеження, коли використовуються великі масиви різноманітної інформації, плани, кошториси, договори, нормативи, статистична звітність та ін.

Візуальний, або натуральний контроль – це безпосередній огляд об’єктів неозброєним оком або за допомогою оптичних приладів.

Різноманітні види і форми контролю можуть мати суцільний або вибірковий характер. Вибірковому контрою, як правило, підлягають ті рішення і розпорядження, для яких строки виконання не мають великого значення.

В процесі еволюційного розвитку системи організаційного контролю сформувалося й ввійшло в практику сучасного менеджменту такий новий напрямок контрольної діяльності як контролінг.

Контролінг можна визначити як сукупність всіх форм контрольної діяльності, що призвана об’єктивно та якісно проаналізувати та оцінити роботу організації щодо її розвитку або удосконалення, виходячи з поставлених цілей.

При цьому в [63, с. 105] виділяється чотири складових контролінгу, а саме: адміністративний контроль; технологічний контролінг; ревізія; функціональний, комплексний й системний аудит.

В системі контролінгу сучасної організації можна виділити два основних напрямку: адміністративний контроль та виконавчий контроль.

Під адміністративним контролем слід розуміти усі види діяльності, що направлена на отримання інформації про ефективність функціонування та поточний стан керуючої системи організації.

Виконавчий контроль припускає здійснення усіх видів діяльності з оцінки поточного стану та ефективність функціонування керованої системи організації.

Отже під адміністративним контролем слід розуміти управлінську діяльність, що скерована на виявлення поточного стану керованої підсистеми системи управління організацією та процесів, що притаманні їй, з метою виявлення можливих відхилень від заданого режиму функціонування.

Основна мета адміністративного контролінгу в цілому і адміністративного контролю в тому числі є в тому, щоб отримати своєчасно інформацію про то, чи були досягнуті цілі, що поставлені, і чи виконані завдання.

Механізм адміністративного контролю уявляє собою сукупність інструментів, що використовуються для оцінки процесів та явищ, що відбуваються в системі управління організації.

Основними інструментами адміністративного контролю є бюджетний контроль, управлінський (адміністративний) аудит, статистичне спостереження, особисте спостереження, доповіді та наради.

Бюджетний контроль використовується для отримання вичерпуючої інформації про доходи та видатки організації. Бюджет уявляє собою розроблений в грошовому вираженні основний план утворення, розподілу та використання фінансових ресурсів організації.

Бюджети становляться еталоном фінансової діяльності організації та використовується для перевірки відповідальності фактичних фінансових результатів діяльності організації запланованим показникам.

Адміністративний аудит уявляє собою сукупність контрольних дій, що надають можливість отримати об’єктивну та своєчасну інформацію про поточний стан і функціонування системи управління організації.

В окремих випадках діючим інструментом адміністративного контролю можуть служити доповіді виконавців та керівників. Доповіді можуть бути інформативними (мати тільки фактичну інформацію без коментарів) або аналітичними (мати аналіз зібраної інформації).

Якщо в докладах є інформація надлишкових витрат робочого часу по складанню великих письмових звітів та надають керівнику групи можливість швидко отримати достовірну оперативну інформацію.

Важливим елементом адміністративного контролінгу є адміністративний облік. Предметом адміністративного обліку є, з одного боку, ресурси організації, а з другого боку – процеси, що протікають всередині організації.

Методом адміністративного обліку називається вся сукупність різних прийомів та засобів, через посередність застосування яких кількісні характеристики об’єктів управлінського обліку відображаються в інформаційній системі організації.

Метод адміністративного обліку включає наступні елементи: документування; інвентаризацію; групування та узагальнення контрольних рахунків; планування; нормування; лімітування; контроль; аналіз.

Адміністративний контроль має свій процес здійснення.

Процес контролю – це діяльність об’єднаних у певну структур суб’єктів контролю (органів контролю, керівників, контролерів, громадських організацій), спрямованих на досягнення найбільш ефективним способом поставлених цілей, вирішуючи для цього певні завдання і застосовуючи відповідні принципи, типи, методи, технічні засоби і технології контролю.

Схематично процес контролю зображений на рис. 5.3.

На практиці застосовують різні форми контролю. Чимало організацій застосовують журнальну форму контролю виконання постанов, наказів, рішень, вказівок і розпоряджень. Але так досить складно виявляти справжні строки виконання і що саме зроблено виконавцями. Тому в сучасних організаціях застосовуються автоматизовані системи адміністративного контролю.

Використання сучасних комп’ютерних засобів для контролю виконання рішень дає значний соціально-економічний ефект: знижується кількість невиконаних завдань, кількість запізнень зі строками виконання, зростає виконавча і трудова дисципліна в колективі.

Рис. 5.3. Здійснення процесу адміністративного контролю